Rekisterinpitäjä

Lasten ja nuorten lautakunta

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Mirva Nousiainen

varhaiskasvatusjohtaja

mirva.nousiainen@edu.lappeenranta.fi

040 188 1510

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja@lappeenranta.fi

040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on varhaiskasvatuksen asiakassuhteen hoitaminen: varhaiskasvatuksen lainmukainen järjestäminen ja toteuttaminen, varhaiskasvatuksen asiakasmaksujen määrittäminen ja laskutus.

Rekisterin tarkoitus on myös varhaiskasvatuksen henkilöstön palvelussuhteen hoitaminen.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Lapsen tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, perhe, varhaiskasvatussuunnitelma ja esiopetuksen oppimissuunnitelma, sopimus varhaiskasvatuksesta, mahdolliset tehostetun ja erityisen tuen tukitoimiin liittyvät tiedot sekä muut mahdolliset pedagogiset asiakirjat.

Huoltajien tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, perheenkoko ja kokoonpano, tulotiedot, huoltajien työtilanne, valinnaisena tietona huoltajien työnantaja.

Perhepäivähoitajan tiedot: nimi, henkilötunnus, kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Muilta osin henkilöstön tietoja käsitellään henkilöstöhallinnon tietovarannossa.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä.

Lapsen terveystiedoista sellaiset tiedot, jotka henkilöstön on välttämätöntä tietää lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi, varhaiskasvatuksen toteuttamiseksi sekä tuen arvioimiseksi. Allergiat ja erityisruokavaliot ruokailun järjestämistä varten.

Lapsen äidinkieli kysytään suomi toisena kielenä -opetuksen sekä muun kielellisen ja kulttuurisen pedagogisen tuen järjestämistä varten.

Huoltajat voivat halutessaan kertoa perheen uskontoon tai vakaumukseen liittyviä tapoja tai muuta mitä perhe toivoo huomioitavan varhaiskasvatuksessa.

 

Käsittelyn peruste

Lakisääteinen tehtävä: Varhaiskasvatuksen asiakassuhteen hoitaminen ja sekä varhaiskasvatuksen asiakasmaksujen määrittäminen ja laskutus.

• Varhaiskasvatuslaki ja asetus
• Laki ja asetus lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta
• Varhaiskasvatuksen asiakasmaksulaki
• Esiopetuksen osalta perusopetuslaki ja- asetus
• Laki kaksivuotisen esiopetuksen kokeilusta

 

Perhepäivähoitajan tietojen osalta sopimus: Varhaiskasvatuksen henkilöstön palvelussuhteen hoitaminen.

 

Tietovarannon tietolähteet

Väestörekisteristä saadaan osoite- ja perhetiedot.

Lasten vanhemmilta saadaan lasta koskevat tiedot ja perheen tulotiedot. Tulotietoja voidaan katsoa tulorekisteristä vanhempien suostumuksella.

Toimeentulotuki, sairauspäiväraha, vanhempainraha, isyysraha ja Kelan maksamat työttömyyskorvaukset voidaan tarvittaessa katsoa KELA:n järjestelmästä.

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

On lakisääteistä, ks. kohta käsittelyperusteet. Jos tietoja ei toimiteta, varhaiskasvatuspaikkaa ei voi hakea, järjestää eikä arvioida lapsen mahdollisesta tarvitsemaa tukea. Asiakasmaksun määräytymistä varten tarvitaan tulotiedot. Jos tietoja ei toimita, määrätään korkein maksuluokka.

On sopimukseen perustuvaa, ks. kohta käsittelyperusteet. Jos perhepäivähoitajan yhteystietoja ei saada, ei palvelussuhdetta voida hoitaa.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Pääasiallinen järjestelmä on Daisy Varhaiskasvatus. Varhaiskasvatussuunnitelma, sopimus varhaiskasvatuksesta, mahdolliset tehostetun ja erityisen tuen tukitoimiin liittyvät tiedot sekä muut mahdolliset pedagogiset asiakirjat tehdään Wilmassa.

Kaksivuotisen esiopetuksen osalta Opetushallituksen ylläpitämään rekisteriin koottavaa tietoa käsitellään M-Filesissä.

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely paperilla vain poikkeustapauksissa.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Kyllä. Primus (Wilma) tukipalvelut tuottaa Meita Oy.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Varhaiskasvatuslaissa on säädetty henkilöstön salassapitovelvoitteesta (Varhaiskasvatuslaki, luku 8). Salassapitovelvoitteesta voidaan poiketa vain erikseen säädetyissä tilanteissa, esim. lastensuojelulainmukainen ilmoitusvelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Lapsista, huoltajista ja varhaiskasvatuksen henkilöstöstä luovutetaan tiedot varhaiskasvatuslain mukaisesti Opetushallituksen ylläpitämään varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaan.

Meita Oy:lle toimitetaan sähköisesti kuukausittainen laskutusaineisto asiakasmaksujen perimistä varten.

Esioppilaista siirretään opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot perusopetukseen.

Perheen muuttaessa toiselle paikkakunnalle tai siirtyessä yksityisen varhaiskasvatuksen asiakkaaksi, voidaan tiedot siirtää uuden palveluntarjoajan rekisteriin.

Lastenneuvolan kanssa voidaan jakaa tietoja huoltajien suostumuksella.

Muilla viranomaisilla, kuten esim. lastensuojelulla, oppilashuollon tai opetuksen järjestäjällä, voi olla laissa säädetty oikeus tiedon saamiseen perustelluista syistä.

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Varhaiskasvatuksen tietojen säilytysajat ovat pääasiassa varhaiskasvatusaika + 10 vuotta. Säilytysaika perustuu Kuntaliiton suositukseen. Lasten varhaiskasvatussuunnitelmat arkistoidaan pysyvästi Kansallisarkiston päätöksen mukaisesti.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. 

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön. Voit myös käyttää sähköistä lomaketta.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

 

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 12.5.2022. Vanhan järjestelmän (Effica) tilalle on vaihdettu Daisy Varhaiskasvatus.