Tapahtumapalveluiden tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Lappeenrannan kaupunginhallitus
Villimiehenkatu 1
53100 Lappeenranta
Tietovarannon yhteyshenkilö
Tapahtumatoiminnan koordinaattori Riikka Hjelt
riikka.hjelt@lappeenranta.fi
Puhelinnumero 040 669 3767
Tietosuojavastaava
Ilona Sidoroff
tietosuoja@lappeenranta.fi
040 768 1336
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoitus on tapahtumapalveluiden asiakassuhteen hoitaminen, tila- ja aluevuokrien laskutus, esiintymispalkkioiden maksaminen ja tiedottaminen tapahtumapalveluiden tapahtumista ja palveluista.
Käsiteltävät henkilötiedot
Tapahtumajärjestäjän nimi, organisaatio, sähköpostiosoite.
Alue ja tilavuokrauksissa sekä esiintymissopimuksissa lisäksi y-tunnus tai henkilötunnus, osoite ja laskutusosoite.
Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?
Ei
Käsittelyn peruste
Sopimus tila- ja aluevuokrasopimukset, esiintymissopimukset ja tapahtumatuotantosopimukset
Suostumus ilmoittautuminen kaupungin järjestämiin tiedotus- ja koulutustilaisuuksiin
Tietovarannon tietolähteet
Rekisteröidyltä itseltään
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?
On sopimukseen perustuvaa. Jos tietoja ei toimiteta, alueita tai tiloja ei voi vuokrata, eikä esiintymissopimuksia voida tehdä.
Tietovarannon ylläpitojärjestelmät
Timmi ja M-Files
Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?
Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely paperilla vain poikkeustapauksissa.
Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?
Ei
Tietojen suojaamisen periaatteet
Timmin osalta Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.
M-Filesissä rekisterin käyttöoikeus on rajattu vain tapahtumapalveluiden työntekijöille.
Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.
Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.
Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.
Tietovarannossa olevien tietojen luovutus
Tietoa ei luovuteta
Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi
Ei
Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle
Ei
Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet
Tietojen säilytysaika on kaksi vuotta.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi
Oikeus saada pääsy tietoihinsa
Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.
Oikeus oikaista tietonsa
Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön. Voit myös käyttää sähköistä lomaketta.
Oikeus tulla unohdetuksi
Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista siltä osin, kun käsittelyn perusteena on suostumus. Poistoa varten ota yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.
Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.
Oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun käsittelyn perusteena on suostumus, on sinulla oikeus siirtää tiedot toisen rekisterinpitäjän järjestelmään, jos olet toimittanut tietosi kaupungille itse.
Oikeus peruuttaa suostumus
Sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus siltä osin, kun käsittelyn perusteena on suostumus. Peruuta suostumus ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.