Henkilörekisterin tiedot

 

Rekisterin nimi

Etelä-Karjalan työllisyysalueen asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Etelä-Karjalan työvoima- ja maahanmuuttopalveluiden lautakunta

Villimiehenkatu 1, 53100 Lappeenranta

Tietosuojavastaava

Kirsi Haarala, tietosuojavastaava

tietosuoja@lappeenranta.fi, puh. 040 650 1396

 

Tietovarannon yhteyshenkilöt

Antti Ronkainen

antti.ronkainen@lappeenranta.fi, puh. 040 138 2163

Maria Laukkanen

maria.laukkanen@lappeenranta.fi,  puh. 040 138 2120

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Etelä-Karjalan työllisyysalueen asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään työvoimaviranomaiselle (Etelä-Karjalan työvoima- ja maahanmuuttopalveluiden lautakunta) laissa säädettyjen tehtävien hoitamiseksi sekä laissa tarkoitettujen tehtävien valvontaan, kehittämiseen, seurantaan, tilastointiin, ennakointiin ja ohjaukseen.

Laissa tarkoitettuina julkisina työvoimapalveluina järjestetään: työnvälityspalveluja; tieto-, neuvonta- ja ohjauspalveluja; valmennusta; työvoimakoulutusta; muutosturvakoulutusta. Julkisiin työvoimapalveluihin kuuluvat myös henkilöasiakkaan palveluprosessiin liittyvät asiantuntija-arvioinnit, tämän lain mukaiset kokeilut, työttömyysetuudella tuettu työnhakijan omaehtoinen opiskelu sekä työnantajalle ja henkilöasiakkaalle myönnettävät tuet ja korvaukset.

 

Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

☐ Ei

☒ Kyllä

Lisätietoa ulkoistetusta käsittelystä: Etelä-Karjalan työvoimaviranomaisen toimeksiannosta ulkopuoliset työllistymistä edistävät palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja hankinta- tai tilaussopimuksen edellyttämässä laajuudessa.

 

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

A)

☒ Yleinen etu/Julkisen vallan käyttö

Mikä?

Lakisääteinen velvoite

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Hallintolaki 434/2003
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
• Laki työvoimapalveluiden järjestämisestä 380/2023 (myöhemmin järjestämislaki)
• Laki kotoutumisen edistämisestä 681/2023
• Työttömyysturvalaki (1290/2002)
• Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017
• Laki työllistämistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta 935/2022
• Laki kuntouttavasta työtoiminnasta 189/2001

☒ Suostumus

☐ Sopimuksen täytäntöönpano

B)

☒ Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

☐ Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri

C)

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

☒ Ei

☐ Kyllä

 

 

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

 

Rekisterissä olevat henkilötiedot

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä.

1. Henkilöasiakkaasta voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• henkilötunnus,
• nimi ja yhteystiedot,
• työvoimapalvelujen asiakkuuteen ja työvoimaviranomaisen kanssa asiointiin sekä asioinnin mahdollisesti edellyttämiin erityisjärjestelyihin, kuten tulkkauspalvelut ja turvallisuuteen liittyvät tiedot,
• koulutusta, työhistoriaa ja ammatillista osaamista koskevat tiedot sekä muut työnvälityksessä käytettävät tiedot,
• palvelutarvetta, suunnitelmia ja suunnitelmien toteuttamista koskevat tiedot,
• tiedot työ- ja koulutustarjouksista ja esittelyistä työnantajalle,
• tiedot julkisista työvoimapalveluista, työttömyysturvalaissa tarkoitetuista työllistymistä edistävistä palveluista, muista työnhakua ja työllistymistä tukevista palveluista sekä asiantuntija-arvioinneista,
• sellaiset terveydentilaa ja työ- ja toimintakykyä koskevat tiedot ja arviot, joilla on vaikutusta henkilön työllistymiseen ja jotka ovat välttämättömiä palvelujen tarjoamiseksi hänelle,
• työttömyysturvaan liittyvät selvitykset, työvoimapoliittiset lausunnot ja muut lausunnot sekä ilmoitukset; mainittuja tietoja sekä työvoimapoliittisen lausunnon ja muun lausunnon antamiseksi välttämättömiä tietoja voidaan käsitellä myös silloin, kun rekisteröitynyt henkilö ei ole henkilöasiakas,
•  tiedot julkisiin työvoimapalveluihin kuuluvista etuuksista.

 

2. Työvoimapalveluja hakevasta tai saavasta työnantajasta voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• yksilöintitiedot,
• työvoimapalvelujen asiakkuuteen ja työvoimaviranomaisen tai kehittämis- ja hallintokeskuksen kanssa asiointiin liittyvät tiedot,
• toimintaa ja palvelutarvetta koskevat tiedot,
• työpaikkoja ja niiden täyttymistä koskevat tiedot sisältäen kansainvälisellä rekrytoinnilla täytetyt työpaikat,
• palkkatukea, 55 vuotta täyttäneiden työllistämistukea ja 111 §:ssä tarkoitettua tukea koskevat päätökset ja niihin liittyvät seuranta- ja maksatustiedot,
• työkokeilua koskevat sopimukset.

 

3. Työvoimapalvelujen tuottajasta voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• yksilöinti- ja yhteystiedot,
• työvoimaviranomaisen kanssa asiointiin liittyvät tiedot,
• palvelun haku-, valinta- ja seurantatiedot.

 

4. Yhteistyöverkoston työntekijästä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• yksilöinti- ja yhteystiedot,
• työvoimaviranomaisen kanssa asiointiin liittyvät tiedot.

 

Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)

ELY-keskusten kehittämis- ja hallintokeskuksen hallinnoimat työvoimapalvelujen valtakunnalliset asiakastietojärjestelmät (Asiantuntijan työmarkkinatori, URA, TYPPI, YA, Koulutusportti), Maire-asiakastietojärjestelmä, M-Files

 

Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

☐ Ei

☒ Kyllä

Paperiaineisto:

• sopimukset
• suunnitelmat ja niiden toteutumisen arvioinnit
• palvelupäätökset
• palautteet
• seurantatiedot ja tilastot asiakasprosessiin liittyen

Paperimuodossa olevaa tietoa säilytetään suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

 

Rekisterin tietolähteet

Henkilötietoja saadaan rekisteriin rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja niitä kertyy rekisteriin eri palvelutilanteissa Työmarkkinatorin palvelukanavissa, puhelimessa ja käyntiasiointien sekä asioinnin suunnittelun yhteydessä.

Tietoja saadaan henkilön suostumuksella työvoimapalveluiden ulkopuolisilta tahoilta, FormBox-palvelun kautta (asiakkaiden käytössä olevat lomakkeet), luovutuksina henkilörekistereistä toiselta työvoimaviranomaiselta, Digi- ja väestötietoviraston Väestötietojärjestelmästä, muulta kunnan viranomaiselta, valtion viranomaiselta, hyvinvointialueelta, Kansaneläkelaitokselta, työttömyyskassalta, Eläketurvakeskukselta, Työllisyysrahastolta, työvoimapalvelujen palveluntuottajalta, muulta työllistymissuunnitelmassa tai sitä korvaavassa suunnitelmassa sovitun työvoimaviranomaisen järjestämän työllistymistä tukevan palvelun tuottajalta sekä järjestämislaissa 54 §:ssä tarkoitetun työkokeilun toteuttajalta.

Tietoja työtarjouksiin liittyvistä sekä henkilöön kohdistuvista rekrytointiratkaisuista saadaan työnantajilta.

Kun rekisteriin tallentuva henkilöasiakasta koskeva henkilötieto on saatu muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, rekisteriin merkitään, mistä tieto on saatu ja kuka tiedon on merkinnyt.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Työllisyyspalvelun tuottamisessa käsiteltävät henkilötiedot ovat salassa pidettäviä. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

 

Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Tietojen säännönmukainen luovutus

☐ Ei

☒ Kyllä

Minne?

Työvoimaviranomainen voi luovuttaa tietoja lakiin perustuen viranomaistahoille (esimerkiksi poliisi).

Työ- ja elinkeinoministeriöllä on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta työvoimaviranomaiselta ja muulta kunnan viranomaiselta tiedot, jotka ovat välttämättömiä työ- ja elinkeinoministeriölle tässä tai muussa laissa säädettyjen työvoimapalvelujen toimeenpanoon, seurantaan, arviointiin ja ohjaukseen liittyvien tehtävien hoitamiseksi.

Työvoimaviranomainen voi luovuttaa työnantajalle työpaikan täyttämistä varten tarpeellisia tietoja työnhakijasta vain työnhakijan kirjallisella suostumuksella. Henkilöasiakkaan tietoihin on merkittävä tieto suostumuksesta tai siitä kieltäytymisestä.

Työttömyysturvalain ja järjestämislain nimenomaiseen säännökseen perustuen rekisterinpitäjä luovuttaa asiakkaiden tietoja työttömyys- ja muiden etuuksien maksamista varten Kansaneläkelaitokselle (Kela) ja lausuntopyyntöjä varten työttömyyskassoille.

Työvoimapalvelujen tuottajalla ja työllistymissuunnitelmassa tai sitä korvaavassa suunnitelmassa sovitun työvoimaviranomaisen järjestämän työllistymistä tukevan palvelun tuottajalla on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta työvoimaviranomaiselta ja kehittämis- ja hallintokeskukselta henkilöasiakasta koskevat tiedot, jotka ovat välttämättömiä palvelun tuottamiseksi ja toteuttamiseksi. Asiakkaan terveydentilaa koskevien tietojen luovuttaminen palveluntuottajalle on mahdollista vain, jos asiakas antaa tietojen luovuttamiseen yksilöidyn kirjallisen suostumuksen.

Tietojen luovutuksen peruste:

Henkilötietoja luovutetaan henkilön kirjallisella suostumuksella, jonka hän on antanut liittyessään palveluun, tai lain nimenomaiseen säännökseen perustuen.

 

Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

☒ Ei

☐ Kyllä

 

Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden tiedot ja niiden säilytysajat on lueteltu tiedonohjaussuunnitelmassa, jonka ylläpidosta vastaa KEHA-keskus. Julkisissa työvoima- ja yrityspalveluissa käytettävän asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden asiakastiedot poistetaan pääsääntöisesti neljän vuoden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä ja siirretään säilytysjärjestelmään. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellään säilytysajat. Osan asiakastiedoista Kansallisarkisto on määrännyt arkistolain (831/1994) mukaisesti pysyvään säilytykseen.

Työvoimaviranomaisen vastuulle kuuluvien asiakirjojen säilytys toteutetaan Lappeenrannan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti.

 

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 takaa henkilölle, jonka tietoja käsitellään (=rekisteröity), erilaisia oikeuksia. Oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta. Henkilöllä on mm. oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja mitä henkilötietoja käsitellään sekä pyytää itseään koskevat tiedot. Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi. Lisäksi henkilöllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

 

Oikeus perua suostumus ja tietojen tarkastusoikeus

Henkilöllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu hänen suostumukseensa.

Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Lappeenrannan kaupunki toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Mikäli työvoimaviranomainen ei toimita tietoja, annetaan asiasta kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä kerrotaan oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

 

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.

Ellei Lappeenrannan kaupunki hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samoin tiedotamme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Määräaika tietojen oikaisemiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli pyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

 

Oikeus tulla unohdetuksi

Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua kaupungin rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai työvoimaviranomaiselle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan Lappeenrannan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Näin ollen oikeutta ei pääsääntöisesti sovelleta Etelä-Karjalan työllisyysalueen henkilörekistereihin liittyen.

 

Vastustamisoikeus

Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloinkin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

 

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi henkilöllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Henkilöllä on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, jos hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.

 

Kuinka oikeudet toteutetaan

Rekisteröity henkilö voi tehdä henkilötietojaan koskevan tarkastuspyynnön erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla lappeenranta.fi -sivustolta Rekisteröidyn tarkastuspyyntö - Lappeenranta.  Lomake vaatii vahvan tunnistautumisen. Henkilö voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön. Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu Tietosuojavaltuutetun toimisto | Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antavat tietovarannon tietosuojavastaava sekä yhteyshenkilöt.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät internet-osoitteesta Lappeeenrannan kaupunki - Tietosuoja  sekä Lappeenrannan kaupungin kirjaamosta.

Käyntitiedot:

Asiointi asiakaspalvelukeskus Winkin kautta, Villimiehenkatu 1

Postiosoite:

Lappeenrannan kaupunki
PL 11
53101 Lappeenranta

Sähköposti: kirjaamo@lappeenranta.fi

Puhelin: +358 56162030 (pvm/mpm)