Rekisterinpitäjä

Kaupunginhallitus

PL 11, Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

henkilostohallinto@lappeenranta.fi

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja@lappeenranta.fi

040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on ylläpitää kaupungin henkilöstötietovarantoa:

• työsuhteen hoitamista
• palkanmaksua
• työtehtäviin liittyvien käyttöoikeuksien hallintaa
• työntekijöiden vakuuttamista
• koti- ja ulkomaan työmatkojen järjestelyjä
• henkilöstö- ja tilaturvallisuuden varmistamista varten
• ilmoittajansuojelulain mukaisten ilmoitusten käsittelyä

varten.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Työtehtävistä riippuen ainakin nimi, henkilötunnus, osoite, pankkitilitiedot, tutkinnot, koulutus, työkokemus, ammattiyhdistysjäsenyys, verokorttitiedot, valokuva, valvontakameran tallenne niillä työpaikoilla, joissa on kameravalvontaa. Tietojenkäsittelystä informoidaan tarkemmin käsittelytoimien yhteydessä.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä, ammattiliiton jäsenyys jäsenmaksun perimistä varten ja terveyttä koskevia tietoja sairausajan palkanmaksua varten.

 

Käsittelyn peruste

 

Lakisääteinen tehtävä: Työsopimuslaki, Kunnallinen viranhaltijalaki, Työaikalaki, Vuosilomalaki, Työturvallisuuslaki, laki ilmoittajansuojelusta

Sopimus: Kunnallisen alan virka- ja työehtosopimukset

Suostumus: työntekijä voi halutessaan käyttää työnantajan henkilökorttia varten ottamaa valokuvaa myös sisäisessä viestinnässä

 

Tietovarannon tietolähteet

Rekisteröidyltä itseltään saadaan nimi, henkitunnus, osoite, pankkitili, ammattiyhdistys

Verotustiedot saadaan verohallinnolta

Työntekijöistä otetaan valokuvat henkilökortteja varten

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

On sopimukseen perustuvaa, palvelussuhteessa on sopimukseen perustuva vaatimus toimittaa palvelussuhteen hoitoa varten tarvittavat henkilötiedot, joita ilman palvelussuhdetta ei voida todentaa ja palkanmaksu estyy.

On lakisääteistä, esim. työsopimuslain mukaan työntekijällä on velvollisuus toimittaa luotettava selvitys työkyvyttömyydestään. Jos tietoja ei toimiteta, ei ole oikeutta sairausajan palkkaan.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Työsopimukset luodaan Emilia EM/PHR-järjestelmällä. Työntekijän henkilö-, loma- ja poissaolotiedot tallennetaan Personec ESS HR-järjestelmään. Palkanmaksu hoidetaan Personec F – palkkajärjestelmällä ja käyttövaltuudet Akseli -järjestelmällä. Työmatkat tallennetaan Populus -matkalaskujärjestelmään. Työaikakirjanpitoon käytetään SoleTM -työajanseurantajärjestelmää. Whistleblow-ilmoitusten käsittelyyn käytetään Efecten Whistleblow-järjestelmää. 

Operatiiviset järjestelmät kuvataan muissa tietosuojaselosteissa.

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely paperilla vain poikkeustapauksissa.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Kyllä. Henkilöstöhallinnon käsittelystä osan hoitaa Meita Oy.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Tiedot luovutetaan kuukausittain Personecista suorasiirtona Tulorekisteriin, josta tietoja välittyy mm. verohallinnolle ja eläkelaitokselle. 

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Työsopimuksia säilytetään 10 vuotta palvelussuhteen päättymisestä.

Eläkkeen määräytymiseen vaikuttavia tietoja säilytetään 50 vuotta sen kalenterivuoden lopusta lukien, jona kyseiset suoritukset ovat tapahtuneet tai 75 vuotta palkansaajan syntymästä (Kunnallisten viranhaltijain ja työntekijäin eläkelaki 202/1964, ao. erityislainsäädäntö esim. KansaneläkeL 347/1956 (43-44§)).

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. 

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

 

 

Selostetta on päivitetty 4.11.2022, selosteeseen on lisätty kohdat, jotka käsittelevät henkilöstön valokuvia ja niiden käyttöä

Selostetta on päivitetty 4.4.2023, selosteeseen on lisätty kohdat, jotka käsittelevät Whistleblow-ilmoituksia ja henkilöstöön kohdistuvaa kameravalvontaa. Kameravalvonnasta on tehty myös oma tietosuojaseloste. Lisäksi on selkeytetty käsiteltävien tietojen luetteloa.