Rekisterinpitäjä

Kulttuuri- ja liikuntalautakunta

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Osastosihteeri Pirita Poikulainen

Sähköposti: pirita.poikulainen@lappeenranta.fi

Puhelinnumero 040 646 4264

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja@lappeenranta.fi

040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on liikuntapalveluiden asiakassuhteen hoitaminen sekä liikuntapalveluiden asiakas- ja tilavuokramaksujen määrittäminen ja laskutus

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Liikuntatilojen tilavarausasiakkaat: nimi ja laskutusosoite. Mahdollisesti myös henkilötunnus, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Ohjattuun liikuntaryhmään ilmoittautuva asiakas: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Inbodymittausasiakas: nimi, syntymäaika, sukupuoli, ikä, pituus

Liikuntaneuvonta-asiakas (tiedot käsitellään Eksoten SBM-järjestelmässä):

• Asiakkaiden yhteys- ja perustiedot:
  nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus
  
  
• Asiakkaan terveystiedot (lähtötaso): pituus, paino, BMI, vyötärönympärysmitta, syy liikuntaneuvontaan hakeutumiselle, liikkumisen terveysperusteet (esim. sydänsairaus, diabetes, ylipaino tms.), terveydenhuollon ammattilaisen antamat rajoitukset ja huomioitavat seikat liikunnan suhteen, oma arvio terveydestä ja hyvinvoinnista (mm. fyysinen ja psyykkinen kunto ja toimintakyky, unenlaatu, ruokavalio, vireystaso)
  
  
• Asiakkaan liikkumistiedot (lähtötaso): kuinka usein liikkuu, harrastetun liikunnan/kuntoilun luonne (esim. rasittavaa liikuntaa, ripeää ja reipasta, arki- tai hyötyliikuntaa), motivaatiotaso, odotukset liikuntaneuvonnasta, muutokset liikuntatavoissa (viimeisen vuoden aikana), liikunnan tavoite, liikuntaneuvonnan vaikuttavuus (onko harjoittelujaksolla ollut vaikutusta), suostumus tietojen tutkimuskäyttöön
  
  

Asiakkaan terveys- ja liikuntatiedot (seuranta): liikuntaneuvojan huomiot, suunnitelma, toteutus, asiakkaan kokemus liikuntaneuvonnasta

BMI-korttiasiakas: nimi, ikä, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero,

Tsemppikorttiasiakas: nimi, ikä, syntymäaika, osoite, huoltajan nimi, huoltajan sähköpostiosoite, puhelinnumero

Erityisryhmien uinti- ja kuntosalikorttiasiakas: etunimi, sukunimi, Kela-kortista vammaistuki/hoitotuki/kuntoutustuki/ Haittaluokka.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä, terveystiedoista sellaiset tiedot, jonka perusteella katsotaan täyttyvätkö ohjatun liikunnan erityisliikunta-, bmi- ja tsemppikorttien myöntämisperusteet.

 

Käsittelyn peruste

Sopimus

 

Tietovarannon tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

Mikäli henkilötietoja ei toimiteta liikuntatilojen varauksien yhteydessä, ei tiloja voida varata asiakkaalle eikä laskutusta voida tehdä.

Mikäli henkilötietoja ei toimiteta ohjatun liikunnan palveluiden yhteydessä, asiakkaalle ei voida varata paikkaa liikuntaryhmään eikä laskutusta voida tehdä. Mikäli terveystietoja ei toimiteta, ei voida tarkistaa onko asiakas oikeutettu ko. ohjatun liikunnan tuotteeseen/palveluun.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

M-files dokumentinhallintajärjestelmä, sekä Timmi-tilavarausohjelman asiakasrekisteri.

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely paperilla vain poikkeustapauksissa.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Kyllä, laskutustietojen siirron Timmistä Wintimeen tekee Meita Oy:n työntekijä.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Liikuntapalveluiden tilavarausasiakkaiden tiedot toimitetaan kuukausittain sähköisesti Meita Oy:lle laskutusta varten.

Liikuntaneuvonnan asiakkaiden tiedot luovutetaan Eksotelle, sillä liikuntaneuvonnan asiakkaiden henkilötietoja käsitellään SBM-järjestelmässä, joka on Eksoten ylläpitämä.

Erityisliikunta-, Tsemppi- ja Bmi-korttien henkilötiedoista nimi luovutetaan Visalle oy:lle, joka vastaa Lappeenrannan uimahallin ja urheilutalon kassapalveluista.

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Bmi- ja tsemppikorttien asiakastietoja säilytetään 15 vuotta asiakirjan laatimisesta, säilytysaika perustuu organisaation omaan päätökseen.

Tilavarausasiakkaiden henkilötietoja säilytetään järjestelmässä 2 vuotta viimeisen varauksen päättymisestä. Säilytysaika perustuu organisaation omaan päätökseen.

Ohjattujen liikuntaryhmien asiakaslistoja säilytetään 1 vuosi kurssille ilmoittautumisesta. Säilytysaika perustuu organisaation omaan päätökseen.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. 

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön. Voit myös käyttää sähköistä lomaketta.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Kun tietojen käsittelyn perusteena on yleinen etu tai julkisen vallan käyttö, sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen vedoten. Tällöin tietojesi käsittelyä voidaan jatkaa vain, mikäli rekisterinpitäjä pystyy osoittamaan, että tietojen käsittelyyn on huomattavan tärkeä ja perustelu syy. Tietojen käsittelyä voidaan jatkaa myös oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

          

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.