Rekisterinpitäjä

Ympäristölautakunta

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Kirjaaja

Peetu Pekkonen

ympäristotoimi.kirjaamo@lappeenranta.fi

0400 182 080

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja@lappeenranta.fi

040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on Lappeenrannan, Lemin, Taipalsaaren ja Savitaipaleen kuntien ympäristönsuojelun asiakassuhteen hoitaminen.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Asiakkailta (toimija/yksityishenkilö) kerättäviä henkilötietoja ovat: nimi, osoite, puhelinnumero ja

sähköpostiosoite, asumiseen tai omistamiseen liittyvien kiinteistöjen kiinteistörekisteritunnuksia. Lisäksi rekisteröidyltä toimijalta voidaan vaatia henkilötunnus, mikäli toimijalla ei ole yritys- tai yhteisötunnusta. Tiettyjen lupaprosessien tai valitusten osalta kerätään syntymäaika- tai omaisuustietoja.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Asiakkailta ei lähtökohtaisesti kerätä erityisiä henkilötietoja. Mikäli viranomainen vastaanottaa asiakkaan terveyteen liittyviä tietoja tai muita erityisiä henkilötietoja, kirjataan ne asianhallintajärjestelmä M-Filesiin salassa pidettävinä.

 

Käsittelyn peruste

Ympäristöterveydenhuollon tietovarannon henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisiin tehtäviin:

Ympäristönsuojelulaki

Maa-aineslaki

Jätelaki

Ulkoilulaki

Maastoliikennelaki

Vesiliikennelaki

Luonnonsuojelulaki

Laki merenkulun ympäristönsuojelusta

Yllä mainittujen lakien lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä niihin perustuvien asetusten nojalla.

 

Tietovarannon tietolähteet

Tietovarannossa käsiteltävät henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään ja joissakin tapauksissa muilta viranomaisilta. Asiakkaiden henkilötietoja voidaan saada esimerkiksi Etelä-Karjalan pelastuslaitokselta, valtion ylläpitämästä YLVA-tietojärjestelmästä, kuntien rakennusvalvonnalta ja maankäytön suunnittelusta, maanmittauslaitoksen kiinteistötietorekisteristä tai väestörekisteristä.

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

Ympäristönsuojeluviranomaiselle lainsäädännössä määriteltyjen lupa-, ilmoitus- tai rekisteröintimenettelyjen osalta edellytetään henkilötietojen antamista. Valvovalla viranomaisella on oikeus yhteystietojen keräämiseen myös muissa valvontaan liittyvissä asioissa. Valvontatoimet esitetty ympäristönsuojeluviranomaiselle määrätyssä lainsäädännössä.

Toimijalla tai asiakkaalla on velvollisuus toimittaa viranomaiselle pyydetyt tiedot. Mikäli tietoja ei toimiteta, voi viranomainen määrätä ne toimitettavaksi määräaikaan mennessä. Määräaikaa voidaan tehostaa pakkokeinoilla (uhkasakko, teettämis- tai keskeyttämisuhka). Tarvittaessa voidaan pyytää virka-apua poliisilta pyydettyjen tietojen saamiseksi. Joissakin tapauksissa asiaa ei voida ottaa vireille viranomaisessa henkilötietojen ollessa puutteelliset.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Asiakastietoja tallennetaan asianhallintajärjestelmä M-Filesiin, Digia-Tarkastaja valvontaohjelmaan sekä valtion ylläpitämään ympäristönsuojelun tietojärjestelmään YLVA.

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Tietovarannon tiedot ovat pääasiassa sähköisessä muodossa. Pieni osa säilytetään paperisena. Käytettävissä on käsikirjakappaleita myös paperissa muodossa.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Ympäristönsuojelun tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ei ole ulkoistettu.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus. Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan. Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Tietovarannossa olevia henkilötietoja voidaan luovuttaa tarvittaessa toiselle viranomaiselle. Meita Oy:lle toimitetaan sähköinen laskutusaineisto kuukausittain asiakasmaksujen perimistä varten.

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Säilytysajat määräytyvät Kuntaliiton säilytysaikaohjeistuksen mukaisesti. Merkittävä osa asiakirjoista säilytetään pysyvästi.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. 

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön. Voit myös käyttää sähköistä lomaketta.

 

Oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista. Poistoa varten ota yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.