Rekisterinpitäjä

Lasten ja nuorten lautakunta

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Nuorisotoimintayksikön päällikkö Jenna Ahlberg

Sähköposti: jenna.ahlberg@lappeenranta.fi

Puhelin: +358 400 796 035

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

Sähköposti: tietosuoja@lappeenranta.fi

Puhelin: +358 40 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on nuorisotoimen asiakassuhteen hoitaminen. Rekisterin tietoja käytetään yhteydenpitoon ja laskutukseen.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Nuoren tiedot

Nimi, syntymävuosi, puhelinnumero, toimintaan osallistumiseen vaikuttavat sairaudet, valokuva.

Huoltajan tiedot

Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä: toimintaan osallistumiseen vaikuttavat sairaudet nuoren turvallisuuden takaamiseksi, vapaaehtoinen valokuva klubikorttiin liittämistä varten.

 

Käsittelyn peruste

Lakisääteinen tehtävä, nuorisolaki, sopimus.

 

Tietovarannon tietolähteet

Tiedot saadaan nuorelta ja tämän huoltajalta. Klubikorttihakemus täytetään FormBoxissa, tapahtumiin ja toimintoihin ilmoittautuminen tapahtuu Lyyti-järjestelmän kautta tai sähköpostitse.

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

Klubikorttia varten tietojen antaminen on vapaaehtoista ja tietoja käytetään yhteydenpitoon kotiin. Tapahtumiin osallistumisen ehtona on pyydettyjen tietojen antaminen.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

M-files.

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Tiedot ovat pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely paperilla vain poikkeustapauksissa.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Ei.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Kaikilla työntekijöillä on vaitiovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta.

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei.

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta.

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Tietoja säilytetään toimintakauden tai toiminnan jatkumisen ajan.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi.

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön. Voit myös käyttää sähköistä lomaketta.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.