Rekisterinpitäjä

Kaupunginhallitus

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Kaupunginarkiston asiakaspalvelu

Sähköposti: kaupunginarkisto@lappeenranta.fi

Puhelinnumero 040 130 9146

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja@lappeenranta.fi

040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lappeenrannan kaupunki säilyttää sille sen tehtävien johdosta saapuneet ja sen toiminnassa syntyneet pitkään ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat kaupunginarkistossa. Lisäksi kaupunginarkistossa säilytetään järjestöjen, pienten liikelaitosten sekä yksityishenkilöiden arkistoja (kotiseutuarkisto).

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Kaupunginarkistossa säilytettävät asiakirjat voivat sisältää henkilötietoja riippuen siitä, missä tehtävissä asiakirjat ovat muodostuneet. Asiakirjojen sisältämiä henkilötietoja voivat olla esimerkiksi nimi, henkilötunnus, puhelinnumero ja muut tunnistetiedot. Suurin osa tietovarannon sisältämistä henkilötiedoista ovat kuolleiden henkilöiden tietoja.

 

Lisäksi kaupunginarkistossa käsitellään tietopyyntöjen käsittelyn yhteydessä tarvittavia henkilötietoja, joita ovat esimerkiksi tiedon pyytäjän yhteystiedot.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä, kaupunginarkistossa säilytettävät asiakirjat voivat sisältää erityisiä henkilötietoja riippuen siitä, missä tehtävissä asiakirjat ovat muodostuneet.

 

Käsittelyn peruste

Lakisääteinen tehtävä; arkistolaki.

Julkisen vallan käyttö tai yleinen etu; yleisen edun mukainen arkistointi.

Sopimus; kotiseutuarkistosta tehdään arkistonluovutussopimus aineiston luovuttavan tahon kanssa.

 

Tietovarannon tietolähteet

Tiedot on saatu viranomaisen tehtävien hoitamisen ja asiankäsittelyn yhteydessä asianosaisilta tai muilta viranomaisilta.

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

Tietovarantoon kuuluvien aineistojen henkilötiedot on kerätty ennen aineistojen siirtoa arkistoon.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Sähköisen aineiston osalta M-Files arkisto.

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Tietoja on sähköisessä ja manuaalisessa muodossa.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Kyllä sähköisen arkiston osalta. Järjestelmän toimittaa Meita Oy, joka tarjoaa myös teknisen tuen.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Analogiset aineistot säilytetään lukitussa päätearkistotilassa, johon pääsy on rajattu vain tietyille henkilöille. Sähköisten aineistojen käytettävyys on rajattu käyttöoikeuksilla.

Sähköisen arkiston käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Ei säännönmukaisia luovutuksia. Kaupungin toiminnassa noudatetaan julkisuuslakia ja aineistoon voi kohdistua tietopyyntöjä. Lisätietoja asiakirjajulkisuudesta saa asiakirjajulkisuuskuvauksesta.

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei.

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei.

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Tietovarannon tietoja säilytetään pääsääntöisesti pysyvästi. Kansallisarkisto määrä arkistoitavista (pysyvästi säilytettävistä) asiakirjoista. Tietovarantoon sisältyy myös joitain määräajan säilytettäviä aineistoja, joissa säilytysaika on pitkä.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi.

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. 

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Siltä osin, kun tietojen käsittelyn perusteena on yleinen etu, sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen vedoten. Tällöin tietojesi käsittelyä voidaan jatkaa vain, mikäli rekisterinpitäjä pystyy osoittamaan, että tietojen käsittelyyn on huomattavan tärkeä ja perustelu syy. Tietojen käsittelyä voidaan jatkaa myös oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Kuitenkin suurimmalla osalla aineistosta käsittelyperusteena on lakisääteisten tehtävien hoito, jolloin oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä ei ole.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.