Rekisterinpitäjä

Kaupunginhallitus

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Matkailu- ja tapahtumapäällikkö

Sähköposti: mirka.rahman[at]lappeenranta.fi

puh.  040 849 9161

tai

Matkailuneuvontakoordinaattori

sähköposti: alla.niemi[at]lappeenranta.fi

puh. 040 667 1755

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja[at]lappeenranta.fi

puh. 040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on matkailuneuvonnan asiakassuhteen hoitaminen, opastustilauksien vastaanottaminen, käsittely ja laskutus.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Opastuksen tilaajan tiedot: nimi, organisaatio, y-tunnus, henkilötunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite ja laskutusosoite.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

 

Käsittelyn peruste

Sopimus, opaspalveluiden tilaussopimus

 

Tietovarannon tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

On sopimukseen perustuvaa. Jos tietoja ei toimiteta, opaspalveluita ei voi tarjota.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Microsoft Office 365, Excel

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely paperilla vain poikkeustapauksissa.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Kyllä. Laskutus on ulkoistettu Meita Oy:lle.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Käyttöoikeudet myönnetään vain matkailuneuvonnan työntekijöille.

Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Meita Oy:lle toimitetaan sähköisesti kuukausittainen laskutusaineisto.

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Säilytysaika: Tiedot säilyvät palvelun käyttämisen ajan. Henkilötietojen säilytys ja hävitys: Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

 

Rekisteröidyn oikeudet

 

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. Rekisteröidyn tarkastuspyyntö - Lappeenranta

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.