Tietosuoja Lappeenrannan kaupungilla

Mitä tietosuoja on?

Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen suojaamista. Henkilötietoa on sellainen tieto, josta henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai epäsuorasti. Tällaisia tietoja ovat mm. nimi, sähköpostiosoite, henkilötunnus, puhelinnumero.

Tällä sivulla kerrotaan tietosuojasta kaupungin toiminnassa yleisesti. Tarkempaa tietoa löydät tietovarantokohtaisista tietosuojaselosteistamme, jotka löytyvät tämän sivun alta. Kotisivumme uudistuvat kesän 2022 aikana, ja tätä sivua ja tietosuojaselosteita päivitetään kesän ja syksyn aikana.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja muu lainsäädäntö

Henkilötietojen käsittelyyn on 25.5.2018 alkaen sovellettu koko Euroopan talousalueella yhteistä lakia, EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR). Tietosuoja-asetuksen lisäksi sovelletaan asetusta täydentävää kansallista tietosuojalakia. Viranomaisena kaupungin toimintaan sovelletaan myös lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki). Lue lisää julkisuuslain soveltamisesta kaupungin toiminannassa asiakirjajulkisuuskuvauksestamme

Tietojen käsittelyssä Lappeenrannan kaupunki noudattaa tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä yleisiä tietosuojaperiaatteita:

• Käsittelemme tietoa lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi
• Keräämme tietoja vain tiettyä, nimenomaista käyttötarkoitusta varten (käyttötarkoitussidonnaisuus)
• Keräämme tietoja vain sen verran, kun toiminnan kannalta on välttämätöntä (tietojen minimointi)
• Päivitämme tiedot tarvittaessa, poistamme tai oikaisemme epätarkat tai virheelliset tiedot (tietojen täsmällisyys)
• Säilytämme tietoja vain tarvittavan ajan (säilytyksen minimointi)
• Käsittelemme tietoja luottamuksellisesti ja turvallisesti

Tietojen käsittelyperusteet ja tietosisällöt

Lappeenrannan kaupunki käsittelee henkilötietoa tuottaessaan Suomessa kuntien tehtäväksi osoitettuja lakisääteisiä palveluita sekä muita kunnan toimialaan kuuluvia tehtäviä. Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukainen käsittelyperuste kaupungin toiminnassa on yleisimmin lakisääteiset tehtävät, julkisen vallan käyttö tai yleinen etu. Esimerkiksi koulut käsittelevät oppilaiden ja huoltajien tietoja perusopetuslain perusteella.

Käsittely voi jossain tapauksissa perustua myös sopimukseen kaupungin ja rekisteröidyn välillä, esimerkiksi tonttien vuokraajien henkilötietojen käsittely perustuu vuokrasopimukseen.

Suostumusta käytetään käsittelyn perusteena vain harvoin, esimerkiksi markkinointitarkoitusta varten järjestetyissä arvonnoissa tai kilpailuissa.

Tietojen luovutus ja säilytys

Lappeenrannan kaupunki luovuttaa henkilötietoja niille tahoille, joiden tulee lain mukaan saada tietoa viranomaistehtävän tai muun tehtävän suorittamiseksi. Lisäksi noudatamme tiedon luovutuksen suhteen lakia viranomaistoiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki), josta saat lisätietoa asiakirjajulkisuuskuvauksestamme

Tietojen säilytysajat määritellään kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa. Säilytysaikoihin vaikuttaa lakisääteiset säilytysajat, Kansallisarkiston määräykset pysyvästä säilytyksestä, tietoaineistojen käyttötarve viranomaistoiminnassa ja tietoihin liittyvät erilaiset oikeusvaikutukset (mm. sopimukset, vahingonkorvausajat).

Rekisteröidyn oikeudet

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot.
• pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista.
• pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä.
• pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen/rekisterinpitäjältä toiselle.
• peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Huomioithan, että rekisteröidyn oikeudet ovat sidonnaisia tiedon käsittelyperusteeseen. Osa oikeuksista, esimerkiksi oikeus pyytää tietojensa poistamista, ei koske sellaisia tietoja, joiden käsittelyperuste on lakisääteiset tehtävät. Esimerkiksi koulujen on välttämätöntä käsitellä oppilaiden ja huoltajien tietoja.

Tarkastuspyyntö

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja sinusta löytyy Lappeenrannan kaupungin eri tietovarannoista. Suosittelemme tarkastuspyynnön tekemistä sähköisellä lomakkeella. Lomake vaatii Suomi.fi-tunnistuksen. Lomakkeella sinua pyydetään yksilöimään pyyntösi tietovarantokohtaisesti. Jokaisesta tietovarannosta on kerrottu lyhyesti mitä tietoja se sisältää ja miltä ajalta.

Mikäli et halua käyttää sähköistä lomaketta, voit tehdä pyynnön myös asiakaspalvelukeskus Winkissä. Tätä varten tarvitset kuvallisen henkilöllisyystodistuksen, sillä pyynnön tekijä on aina tunnistettava. Pyynnön tekeminen ei onnistu puhelimessa tai sähköpostilla, sillä emme pysty tunnistamaan henkilöä luotettavasti näissä kanavissa.

Tietosuojavastaava

Kaupungin tietosuojavastaana toimii Ilona Sidoroff. Tietosuojavastaava on rekisteröityjen yhteyshenkilö kaikissa tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä. Voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaan joko sähköpostitse tai puhelimella. Huomioithan, että tavallisen sähköpostin tietoturvan taso on heikko, emmekä suosittele arkaluonteisten tietojen lähettämistä tavallisella sähköpostilla. Tietosuojavastaavan loman aikana häntä sijaistaa asiakirjahallinnon suunnittelija tai asiakirjahallintopäällikkö.

Yhteystiedot:

tietosuoja@lappeenranta.fi suosittelemme tämän osoitteen käyttöä, sillä tätä luetaan myös tietosuojavastaan lomien aikana.

puh. 040-7681336