Kuvaus asiakirjajulkisuudesta Lappeenrannan kaupungissa

 

Tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta, 28 §) mukaan tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä tietovarannoistaan sekä asiarekisteristään kuvausta. Lappeenrannan kaupunki on laissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa yleiskuvan siitä, miten Lappeenrannan kaupungin asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta on järjestetty. Kuvaus sisältää tiedot asiarekisteristä, tietovarannoista, sekä niihin liittyvistä tietoaineistoista ja tietojärjestelmistä.

Kuvaus auttaa kuntalaista tietopyynnön sisällön yksilöinnissä. Tietopyynnöt-alasivulla on lisätietoa asiakirjajulkisuudesta ja tiedonsaantioikeuksista. Asiarekisteri ja tietovarannot -alasivulla puolestaan käydään yksityiskohtaisemmin läpi, miten tieto kaupungilla on järjestetty.

 

Tietopyynnöt

Mikä on viranomaisen asiakirja?

Viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei lailla ole säädetty muuten (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) eli julkisuuslaki).

Asiakirjalla tarkoitetaan paitsi perinteistä paperiasiakirjaa, myös esimerkiksi sähköistä tiedostoa tai audiovisuaalisessa muodossa olevaa tallennetta, esimerkiksi videotaltiointia kaupunginvaltuuston kokouksesta.

Viranomaisen asiakirjan käsite määritellään julkisuuslaissa (5 §). Tämän määritelmän täyttäviin asiakirjoihin kohdistuu julkisuusolettama. Viranomaisen asiakirjat ovat siis lähtökohtaisesti julkisia.

Esimerkkejä julkisista asiakirjoista: kaikki päätöksentekoon liittyvät asiakirjat eli pöytäkirjat liitteineen ja oheismateriaaleineen, päätöksen valmisteluun liittyvät asiakirjat, kaupungille toimitetut asiakirjat, esim. kuntalaisten lähettämät yhteydenotot. Samassa pykälässä määritellään se, mitä ei pidetä viranomaisen asiakirjana. Tällaiset asiakirjat ovat ei-julkisia. Ei-julkisten asiakirjojen suhteen kaupunki noudattaa harkintaa, ja niitä voidaan luovuttaa pyytäjälle, jos tiedon antamisesta ei ole haittaa. Esimerkkejä ei-julkisista asiakirjoista: kaupungin sisäiseen työskentelyyn liittyvät asiakirjat kuten sisäiset ohjeet ja koulutusmateriaalit, osa henkilöstöhallinnon asiakirjoista.

 

Asiakirjan julkiseksi tulo

Asiakirja tulee julkiseksi silloin, kun se valmistuu. Hankinta-asiakirjat tulevat julkiseksi lopullisen päätöksen jälkeen. Keskeneräisistä asiakirjoista ja vireillä olevista asioista kaupunki antaa tietoja harkinnan mukaan.

 

Milloin asiakirja voi olla salassa pidettävä?

Asiakirja voi olla osittain tai kokonaan salassa pidettävä vain silloin, kun siitä on erikseen säädetty laissa. Salassa pidettävistä viranomaisen asiakirjoista säädetään julkisuuslain 24 §:ssä, jossa on yhteensä 32 kohtaa, joiden perusteella asiakirja voi olla salassa pidettävä. Lisäksi salassapidosta säädetään joissain erityislaeissa, erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon osalta. Kaupungin asiakirjojen salassapito määräytyy pääsääntöisesti julkisuuslain mukaisesti.

Yleisimmät salassapitoperusteet ovat julkisuuslain 24 § k 25 (terveystiedot tai tieto sosiaalihuollon asiakkuudesta) ja 24 § k 32 (yksityiselämän suoja).

 

Osittain vai kokonaan salassa pidettävä?

Jos asiakirjasta vain osa on salassa pidettävä, on viranomaisen annettava tieto asiakirjan julkisesta osasta. Tämä tehdään poistamalla asiakirjasta salassa pidettävä osio esimerkiksi mustaamalla se.

Esimerkiksi kaupungille lähetetyt työhakemukset ovat lähtökohtaisesti julkisia. Usein työnhakijat kuitenkin kertovat esimerkiksi harrastuksistaan. Tieto harrastuksista on salassa pidettävä, sillä se kertoo hakijan yksityiselämästä (julkisuuslain 24 § k32). Hakemuksesta voidaan kuitenkin antaa kaikki muut tiedot, ja vain kohta, jossa hakija kertoo harrastuksesta, poistettaisiin.

Viranomaisen pitää aina perustella kieltäytyminen tiedon antamisesta. Jos viranomainen ei voi antaa tietoa asiakirjasta, pitää pyytäjälle kertoa peruste, eli millä lainkohdalla asiakirja on salassa pidettävä tai miksi se on ei-julkinen. Tietopyynnön tekijällä on halutessaan oikeus saada valituskelpoinen päätös, josta voi valittaa hallinto-oikeuteen.

 

Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta

Oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta koskee kaikkia. Pyyntöä ei yleensä tarvitse perustella. Poikkeuksena on henkilörekisteriin kohdistuva pyyntö. Lisäksi jokaisella on oikeus saada tieto itseään koskevasta asiakirjasta silloinkin, kun asiakirja on salassa pidettävä (asianosaisjulkisuus). Henkilö katsotaan asianosaiseksi silloin, kun asiakirjalla on vaikutusta hänen etuihinsa, oikeuksiinsa tai velvollisuuksiinsa.

Lappeenrannan kaupungin käsittelemästä tiedosta suurin osa on julkista. Kuntasektorilla salassa pidettäviä tietoja on erityisesti sosiaali- ja terveydenhoidon asiakasasiakirjat. Koska nämä toiminnot kuuluvat nykyisin Etelä-Karjalan hyvinvointialueelle, on kaupungin asiakirjoista suurin osa julkisia. Yleisimmin salassa pidettäviä asiakirjoja kaupungilla ovat perheiden hakemukset päivähoidon ja koulujen iltapäiväkerhojen maksujen alennuksista (julkisuuslain 24 § k23, taloudellinen asema) sekä ympäristöterveydenhuollon tekemät asunnon tarkastukset (julkisuuslain 24 § k 32, yksityiselämän suoja).

 

Ohjeet tietopyyntöihin

Kaupungille osoitetut tietopyynnöt toivotaan lähetettävän keskitetysti osoitteeseen kaupunginarkisto@lappeenranta.fi.

Tunnistautumista vaativat tietopyynnöt: tunnistaudu kaupunginarkistolla tai käytä sähköistä lomaketta, Tietopyyntölomake.

Tunnistautumista vaaditaan esimerkiksi silloin, kun tietopyyntö kohdistuu asianosaisjulkisiin asiakirjoihin (julkisuuslaki 11 §) tai itseä koskeviin asiakirjoihin (julkisuuslaki 12 §), jos asiakirjan sisältämät tiedot eivät ole julkisia.

Tarvittaessa autamme tietopyynnön tekemisessä. Jos osoitat tietopyyntösi väärälle viranomaiselle, kuuluu vastaanottajan siirtää pyyntösi oikealle viranomaiselle. Viranomaisen kuuluu myös tarvittaessa pyytää lisätietoa pyyntöösi.

Tietopyyntöön vastaaminen on lähtökohtaisesti ilmaista, mutta laajojen pyyntöjen kohdalla voidaan julkisuuslain 34 §:n mukaan periä maksu. Maksun määrä on aina ilmoitettava pyytäjälle etukäteen.

 

Asiarekisteri ja tietovarannot

Asiarekisteri

Tiedonhallintalain (25 §) mukaan tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asia on kokonaisuus, joka koostuu viranomaisprosesseihin liittyvistä toimenpiteistä ja asiakirjoista. Asian lopputuotoksena on yleisimmin esimerkiksi hallintopäätös.

Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet ja asiakirjat. Lappeenrannan kaupungin asianhallinta- ja arkistojärjestelmä on M-Files. Loogiseen asiarekisteriin sisältyy tietoja myös muista, operatiivisista järjestelmistä.

 

Hakutekijät

Tiedonhallintalain (28 §) mukaan asiakirjajulkisuuskuvauksen tulee sisältää tiedot siitä, millä hakutekijöillä asiakirjoja on mahdollista hakea viranomaisen asiarekisteristä tai tietojärjestelmistä.

Lappeenrannan kaupungin asiakirjoja ja muita vastaavia tietoja voi hakea järjestelmästä riippuen muun muassa seuraavilla hakutekijöillä:

• asiakirjan tai asian nimi
• asianumero (diaarinumero)
• asian avauspäivämäärä
• asian vireillepanija
• henkilön nimi
• henkilötunnus
• kiinteistötunnus
• lupanumero
• osoite
• päätöksentekijä

Tietovarannot

Tietovaranto on viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettävien tietoaineistojen ja rekisteritietojen muodostama kokonaisuus. Tietovarantoja voidaan käsitellä joko manuaalisesti tai tietojärjestelmien avulla. Tietovarannot on kuvattu alla toimialakohtaisesti.

Yksittäisiä Lappeenrannan kaupungin tietoaineistoista on avoimesti saatavilla teknisten rajapintojen kautta.

Tällaisia aineistoja ovat:

Finna.fi-palvelun avoin rajapinta api.finna.fi tarjoaa kirjastojen, arkistojen ja museoiden tuottamaa kuvailutietoa vapaasti hyödynnettäväksi. Rajapinta sisältää myös linkit finna.fi-palvelun kautta tarjottaviin kuviin ja muihin aineistoihin, joiden käyttöä saattaa koskea rajoituksia. palvelua ja rajapintaa ylläpitää Kansalliskirjasto.

Lappeenrannan karttapalvelun https://kartta.lappeenranta.fi karttatasot. Avoin rajapinta tarjoaa tietyt aineistot VMS-muodossa.

 
Hyvinvointi- ja sivistyspalvelujen toimialan tietovarannot

Varhaiskasvatuksen tietovaranto

Tietovaranto sisältää kunnan järjestämän varhaiskasvatuksen tarvitsemat tiedot.

Tietoaineistot

Kuvaukset varhaiskasvatuksen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista: Varhaiskasvatuksen tietosuojaseloste.

Tietojärjestelmät

Daisy Varhaiskasvatus, Wilma Primus, M-Files-asianhallinta ja -arkisto

 
Opetuksen ja koulutuksen tietovaranto

Tietovaranto sisältää kunnan järjestämän opetuksen ja koulutuksen tarvitsemat tiedot.

Tietoaineistot

Kuvaukset opetuksen ja koulutuksen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista: Opetuksen tietosuojaseloste.

Tietojärjestelmät

VismaInschool 2. aste (Kurre, Primus, Wilma), VismaInschool perusopetus (Kurre, Primus, Wilma), M-Files-asianhallinta ja -arkisto

 
Liikuntapalvelujen tietovaranto

Tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, jota tarvitaan liikuntalaissa kunnan tehtäväksi määriteltyjen liikuntapalveluiden ja liikuntaneuvonnan järjestämiseksi.

Tietoaineistot

Kuvaukset liikuntapalvelujen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista: Liikuntapalveluiden tietosuojaseloste.

Tietojärjestelmät

Timmi, M-Files-asianhallinta ja -arkisto

 
Nuorisopalvelujen tietovaranto

Tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, joita tarvitaan nuorisolaissa kunnan tehtäväksi määriteltyjen palveluiden järjestämiseksi.

Tietoaineistot

Kuvaukset nuorisopalvelujen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista: Yhteisöllisen nuorisotyön tietosuojaseloste, Etsivän nuorisotyön tietosuojaseloste.

Tietojärjestelmät

PARent, M-Files-asianhallinta ja -arkisto

 
Kulttuuripalvelujen tietovaranto

Tietovaranto sisältää asiakas-, kokoelma- ja toimintatietoa, jota tarvitaan tehtävien toteuttamiseksi, jotka kunnalle on määritelty kuntien kulttuuritoimintalaissa, kirjastolaissa, museolaissa, vapaata sivistystyötä ja taiteen perusopetusta sääntelevässä laissa. Tietovarantoa käytetään palveluiden järjestämiseen ja tuottamiseen.

Tietoaineistot

Kuvaukset kulttuuripalvelujen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista: Kirjaston tietosuojaseloste, Lappeenrannan museoiden tietosuojaseloste.

Tietojärjestelmät

Axiell Aurora, Axiell Ajanvaraus, Mikro-Väylä Servmanager, Bibliotheca Open+, Finna, MuseumPlus-kokoelmanhallintajärjestelmä, M-Files-asianhallinta ja -arkisto

 

 
Elinvoima ja kaupunkikehitys -toimialan tietovarannot

 

Rakennusvalvonnan tietovaranto

Tietovaranto sisältää rakentamiseen liittyvien lupien, toimenpiteiden ja tarkastusten hoitamiseen tarvittavia tietoja.

Tietoaineistot

Kuvaukset rakennusvalvonnan tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista: Rakennusvalvonnan tietosuojaseloste.

Tietojärjestelmät

Trimble Locus, Trimble eLupa, M-Files-asianhallinta ja -arkisto

 
Kiinteistötietovaranto

Tietovaranto sisältää kiinteistön muodostukseen liittyvät suunnitelmat ja toteutukset maaomaisuuden käsittelystä, omistus- ja muodostustiedot, sekä tietoja näiden oikeuksista ja velvoitteista. Tietovarantoa käytetään kiinteistörekisterin ylläpitoon.

Tietoaineistot

Kuvaukset kiinteistötietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista.

Tietojärjestelmät

Trimble Locus, M-Files-asianhallinta ja -arkisto

 
Asumisoikeuden tietovaranto

Tietovaranto sisältää tietoja, joita tarvitaan asuntolainsäädännössä kaupungille asetettujen viranomaistehtävien (ARA-vuokra-asuntojen asukasvalinnat, asumisoikeusasuntojen asukasvalinnat) hoitamisessa.

Tietoaineistot

Kuvaukset asumisoikeuden tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista.

Tietojärjestelmät

M-Files-asianhallinta ja -arkisto

 
Katujen ja yleisten alueiden tietovaranto

Tietovaranto sisältää tietoja, joita käytetään infran rakentamiseen, omaisuuden hallintaan ja kunnossapitoon liittyvien tehtävien hoitamisessa. Tietovaranto sisältää myös yleisten alueiden lupa- ja valvontatiedot.

Tietoaineistot

Kuvaukset katujen ja yleisten alueiden tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista.

Tietojärjestelmät

Iris katurekisteri, Trimble Locus katurekisteri, M-Files-asianhallinta ja -arkisto

 
Joukkoliikenteen ja koulukuljetusten tietovaranto

Tietovaranto sisältää kaupungin joukkoliikenteeseen ja koulukuljetuksiin liittyviä tietoja.

Tietoaineistot

Kuvaukset joukkoliikenteen ja koulukuljetusten tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista: Joukkoliikenteen ja muiden liikkumispalveluiden tietosuojaseloste.

Tietojärjestelmät

Waltti - joukkoliikenteen lippu- ja maksujärjestelmä, M-Files-asianhallinta ja -arkisto

 
Alueiden käytön suunnittelun tietovaranto

Tietovaranto sisältää alueiden käyttöön liittyvät suunnitelmat ja ne suunnitelmien lähtötiedot, jotka eivät sisälly muihin tietovarantoihin.

Tietoaineistot

Kuvaukset alueiden käytön suunnittelun tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista: Kaupunkisuunnittelun tietosuojaseloste.

Tietojärjestelmät

Trimble Locus, Fiksu, M-Files-asianhallinta ja -arkisto

 
Ympäristöterveydenhuollon tietovaranto

Tietovaranto sisältää kunnan ympäristöterveydenhuollon ja eläinsuojelun lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan tarvittavia tietoja.

Tietoaineistot

Kuvaukset ympäristöterveydenhuollon tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista: Ympäristöterveydenhuollon tietosuojaseloste.

Tietojärjestelmät

Vati, Provet, Microsoft Forms, M-Files-asianhallinta ja -arkisto

 
Ympäristönsuojelun tietovaranto

Tietovaranto sisältää ympäristönsuojelun lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan tarvittavia tietoja.

Tietoaineistot

Kuvaukset ympäristönsuojelun tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista: Ympäristönsuojelun tietosuojaseloste.

Tietojärjestelmät

Digia Tarkastaja, YLVA, M-Files-asianhallinta ja -arkisto

 

Konsernihallinnon ja muut yhteiset tietovarannot

 

Henkilöstötietovaranto

Tietovaranto sisältää tietoja kaupunkiin työ-, virka- tai toimeksiantosuhteessa olevista henkilöistä, työnhakijoista sekä kaupungin luottamushenkilöistä. Tietoja käytetään mm. henkilöstöhallinnon toteuttamiseksi, kaupungin rekrytoinneissa ja käyttöoikeuksien hallinnassa.

Tietoaineistot

Kuvaukset henkilöstötietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista: Henkilöstöhallinnon tietosuojaseloste, Rekrytoinnin tietosuojaseloste,  Luottamushenkilörekisterin tietosuojaseloste.

Tietojärjestelmät

Emilia EM/PHR, Personec ESS HR, Personec F, Akseli, Populus, SoleTM, Kuntarekry.fi, M-Files-asianhallinta ja -arkisto

 
Yleishallinnon tietovaranto

Tietovaranto sisältää kaupungin virallisen kirjeenvaihdon, päätöksenteon, lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvän asiankäsittelyn, sekä sopimushallinnan. Tietovaranto sisältää myös kaupunginarkistoon arkistoidut asiakirjalliset tiedot.

Tietoaineistot

Kuvaukset yleishallinnon tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista: Asian- ja asiakirjahallinnan tietosuojaseloste, Kaupunginarkiston tietosuojaseloste.

Tietojärjestelmät

M-Files-asianhallinta ja -arkisto

 
Talouden ja rahoituksen tietovaranto

Tietovaranto sisältää kaupungin talouden hoitamiseen tarvittavat tiedot.

Tietoaineistot

Kuvaukset talouden ja rahoituksen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista: Talouden ja rahoituksen tietosuojaseloste.

Tietojärjestelmät

Wintime, Solution Business Manager Software, Basware P2P, Nomentia Banking, Nomentia Cash Forecast, Ceepos, Clausion FPM, Personec, Vision, PowerBI, M-Files-asianhallinta ja -arkisto

 
Hankintapalvelujen tietovaranto

Tietovaranto sisältää hankintapalvelujen lakisääteisten tehtävien järjestämiseen tarvittavat tiedot.

Tietoaineistot

Kuvaukset hankintapalvelujen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista: Hankintapalveluiden tietosuojaseloste.

Tietojärjestelmät

Cloudia Kilpailutus, Cloudia Sopimus, M-Files-asianhallinta ja -arkisto

 
Tapahtumapalvelujen tietovaranto

Tietovaranto sisältää tila- ja aluevuokrien laskutukseen, esiintymispalkkioiden maksamiseen ja tapahtumapalveluisen asiakassuhteen hoitamiseen sekä tiedottamiseen tarvittavat tiedot.

Tietoaineistot

Kuvaukset tapahtumapalvelujen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista: Tapahtumapalveluiden tietosuojaseloste.

Tietojärjestelmät

Timmi, M-Files-asianhallinta ja -arkisto