Lappeenrannan kaupunki käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen sekä sitä täydentävän kansallisen lainsäädännön mukaisesti.

Tällä sivulla annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämä informaatio henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta ja perusteista sekä niistä oikeuksista, joita henkilöllä on, jos hänen henkilötietojaan julkaistaan yleiseen tietoverkkoon www.lappeenranta.fi-verkkopalvelussa.

Rekisterinpitäjä

Lappeenrannan kaupunginhallitus

Villimiehenkatu 1, 53100 Lappeenranta

Tietovarannon yhteyshenkilö

Sami Soljansaari

sami.soljansaari@lappeenranta.fi

Tietosuojavastaava

tietosuoja@lappeenranta.fi

040 768 1336

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus julkisella verkkosivustolla

www.lappeenranta.fi-sivusto on Lappeenrannan kaupungin omistama verkkopalvelukokonaisuus.

Kuntalaki edellyttää, että kunta tiedottaa toiminnastaan

• asukkaille
• palvelujen käyttäjille
• järjestöille
• ja muille yhteisöille.

Kunnan on annettava myös riittävästi tietoja

• kunnan järjestämistä palveluista
• taloudesta
• kunnassa valmistelussa olevista asioista ja niitä koskevista suunnitelmista
• asioiden käsittelystä
• tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista
• sekä siitä, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. 

Tiedottaminen saattaa edellyttää joissain tapauksissa myös henkilötietojen julkaisemista verkossa.

Verkkopalvelun sisällön tietolähteet

Sivustoa tuotetaan ja hallinnoidaan manuaalisesti sisällönhallinta- ja julkaisujärjestelmässä, jonne sivuston tietosisältö on tallennettu. Lisäksi sivustolla julkaistaan automaation avulla tekstiä ja audiovisuaalista sisältöä myös muista järjestelmistä ja tietokannoista.

Verkkopalvelun sisällönhallinta- ja julkaisujärjestelmään tallennettu tieto

Jotta osallistuminen, vaikuttaminen ja lisätietojen saanti kapungin palveluista on mahdollista, on yleisen edun mukaista julkaista verkkosivuilla näitä asioita hoitavien henkilöiden yhteystietoja. Tällaisia tietoja ovat nimet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet sekä joskus myös valokuva. Tiedot tallennetaan verkkopalvelun ylläpito- ja hallintajärjestelmään käsin. Tiedot poistetaan, kun tiedon julkaisemiselle ei ole enää tarvetta.

Henkilötietojen käsittelyperuste: Yleinen etu (Tietosuojalaki 1050/2018) tai henkilöltä saatu suostumus esimerkiksi valokuvan julkaisemiseen (Tietosuoja- asetus 6 ja 7 artikla) tai journalistinen peruste (Tietosuojalaki 1050/2018 § 27).

Muista järjestelmistä lähtöisin olevat tiedot, jotka esitetään verkkosivuilla

Pöytäkirjat, kunnan ilmoitukset, päätösten tiedoksiannot sekä eräiden luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset on julkaistava yleisessä tietoverkossa kuntalain mukaan. Nämä asiakirjat saattavat sisältää henkilötietoja. Henkilötiedot poistetaan, kun tiedottamistarve päättyy. Lappeenrannan kaupunki huolehtii, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu.

Lappeenrannan kaupungin asian- ja asiakirjahallinnan järjestelmästä käsin esitetään www.lappeenranta.fi-verkkopalvelussa:

• esityslistat ja pöytäkirjat
• luottamuselinten kokoonpanot sekä luottamushenkilöiden julkiset tiedot.
• viranhaltijapäätökset
• kuulutukset
• luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset

Henkilötietojen käsittelyn perusteet on kuvattu tarkemmin aihekohtaisissa tietosuojaselosteissa, jotka ovat luettavissa verkkosivuilla osoitteessa https://lappeenranta.fi/fi/kaupunki-ja-paatoksenteko/tietosuoja

Edellisten lisäksi www.lappeenranta.fi-verkkopalvelussa esitetään järjestelmäintegraation avulla tapahtumatietoja Etelä-Karjalan tapahtumakalenterista. Henkilötietoja sisältäviä tapahtumatietoja julkaistaan Lappeenrannan kaupungin itse järjestämistä tapahtumista. Henkilötietojen käsittelyperuste on yleinen etu (Tietosuojalaki 1050/2018) 4 §.

Sivuston kautta esitetään myös suoria verkkolähetyksiä, kuten kaupunginvaltuuston kokoukset. Lähetykset ovat katsottavissa verkossa 2 viikon ajan. Tietosuojalaki (1050/2018) 4 §.

Verkkopalvelun tietovarannon tekninen ylläpito

Kaupunki käyttää sisällönhallinta- ja julkaisujärjestelmänä kolmannen osapuolen tarjoamaa järjestelmää. Palveluntarjoajan henkilöstö käsittelee työtehtävien yhteydessä alustalle tallennettua tietoa kaupungin ja järjestelmätoimittajan välisen sopimuksen perusteella.

Tiedot tallennetaan Euroopan unionin alueella sijaitsevaan pilvipalveluun.

Tietojen suojaamisen periaatteet

Yksityisyyden takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Tietovarannon muokkaaminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Kun järjestelmätoimittaja käsittelee henkilötietoja Lappeenrannan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa.

Lappeenrannan kaupungin sekä palveluntarjoajan henkilöstö ylläpitää sisällönhallinta- ja julkaisujärjestelmää perustuen työtehtävään (työsopimus).

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Tietovarannon tiedot julkaistaan yleisessä tietoverkossa. Tietoja ei luovuteta muuhun tarkoitukseen.

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Pilvipalvelualustan omistaa yhdysvaltalainen toimija, joka on sitoutunut Euroopan unionin ja Yhdysvaltojen välillä solmittuun tietojen suojaamista koskevaan sopimukseen (toimija on sertifioitunut tietosuojakehyksen luetteloon). 

Evästeet

Lappeenrannan kaupunki seuraa sivuston käyttöastetta Siteimprove-järjestelmän avulla. Anonyymi tieto sivustolla vierailusta tallentuu järjestelmään, mikäli sivustolla vieraileva käyttäjä on antanut tähän suostumuksensa (ns. evästesuostumus). Näitä tietoja ei koskaan käytetä muuhun tarkoitukseen. Mikäli käyttäjä ei anna suostumusta tai ei vastaa mitään evästekyselyyn, ei tietoa vierailusta rekisteröidä. Tietoja käsitellään EU:n alueella.

Sivustolla on myös kolmannen osapuolen asettamia evästeitä, kuten sosiaalisen median evästeet. Mikäli käyttäjä ei anna lupaa markkinointievästeille, ei sosiaalisen median sisältö ole katsottavissa sivuston kautta. Vastaava tieto on saatavana muussa muodossa lappeenranta.fi-verkkopalvelun kautta. Suostumus ei ole pakollinen.

Evästeasetukset voi tarkistaa sivuston alatunnisteen (footer) kautta.

Profilointi tai automaattinen päätöksenteko

Verkkopalvelun sisältöä tai sen käyttöasteen seurantaan liittyvää dataa ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Rekisteröidyllä on käsittelyperusteesta riippuen oikeus

• tarkastaa, mitä tietoja sovelluksessa hänestä käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista
• vaatia tietojen poistamista
• vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojen käsittelyä
• oikeus saada tiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä
• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla lappeenranta.fi -sivustolta. Mikäli haluat kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä tietovarannon yhteyshenkilöön tai tietosuojavastaavaan. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta (tietosuoja.fi) ja puhelinneuvonnasta.

Miten toimimme tietoturvaloukkauksen sattuessa?

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötiedot voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi. Näissä tilanteissa Lappeenrannan kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja tekee tarvittavat ilmoitukset kansalliselle tietosuojavaltuutetulle ja tietoturvaloukkauksen kohteeksi joutuneille henkilöille. Kaupunki ilmoittaa loukkauksesta tietosuojavaltuutetulle ilman aiheetonta viivytystä heti loukkauksen ilmitulosta, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa korkeaa riskiä.

Mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, Lappeenrannan kaupunki ilmoittaa tietosuojaloukkauksesta niille henkilöille, joiden tietoihin loukkaus kohdistuu. Jos loukkaus koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi henkilöiltä välittömiä toimenpiteitä, tietoturvaloukkauksesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Tämä henkilötietojen käsittelyn kuvaus on tehty 27.10.2023 tilanteen mukaisesti.