Rekisterinpitäjä

Lappeenrannan kaupunginhallitus

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Yhteydenotot ensisijaisesti hankinta-asiantuntijoiden yhteissähköpostin kautta

Hankinta-asiantuntijoiden yhteissähköposti: hankintapalvelut@lappeenranta.fi

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja@lappeenranta.fi

040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lappeenrannan kaupungin hankintapalvelut saa tarjoajien henkilötietoja kuten nimen ja yhteystiedot tarjousten ja sen liitteiden jättämisen yhteydessä. Lisäksi tarjouksien yhteydessä saadaan myös henkilötietoja kuten nimi ja yhteystiedot tarjouspyynnössä mahdollisesti pyydettävien referenssien yhteystietoina ja sopimuksen yhteyshenkilön ja allekirjoittajan tietoina. Saatuja yhteystietoja hyödynnetään tarjouskilpailuprosessin läpiviennissä kuten tarjoustietojen tarkastamisessa ja sopimuksen tekemisessä.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Tarjoavan yrityksen tarjouksen yhteyshenkilön: nimi ja yhteystiedot kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Sopimuksen allekirjoittajan ja yhteyshenkilön: nimi ja yhteystiedot kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Tarjoajan ilmoittamien referenssien tiedot: referenssin tilaajan nimi ja yhteystiedot kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Tarjoavan yksityisyrittäjän tiedot: Tarjoajan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yrityksen tarkat tiedot rekistereiden, verojen maksun, vakuutuksien, työsopimusehtojen ja järjestetyn työterveyshuollon osalta.

Muut tarjouksen liitteenä tulevat tai hankintayksikön pyytämät tarjoavan yrityksen ilmoittamat mahdolliset henkilötiedot. Esim. mahdollisesti pyydetystä kaupparekisteriotteesta käy selville yrityksen nimenkirjoitusoikeuden omaavien henkilöiden nimi ja henkilötunnus.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

 

Käsittelyn peruste

Lakisääteinen tehtävä; Hankintalaki velvoittaa, että julkiset hankinnat tulee kilpailuttaa.

Hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia ehdokkaiden ja tarjoajien rahoitukselliselle ja taloudelliselle tilanteelle, tekniselle suorituskyvylle ja ammatilliselle pätevyydelle. Mikäli tarjoajat ja ehdokkaat eivät täytä asetettuja vaatimuksia, on ne suljettava tarjouskilpailun ulkopuolelle.

Hankintayksikön mahdollisesti asettamien vaatimusten lisäksi hankintalaissa on esitelty perusteet

ehdokkaan tai tarjoajan poissulkemiselle kilpailusta. Laissa on sekä harkinnanvaraisia että pakollisia poissulkemisperusteita, jotka on laissa tyhjentävästi lueteltu.

Tilaajavastuulaki velvoittaa tilaajan selvittämään, että hänen sopimuskumppaninsa täyttävät sopimuspuolina ja työnantajina lakisääteiset velvoitteensa.

 

Tietovarannon tietolähteet

Tiedot saadaan tarjouksien yhteydessä rekisteröidyltä itseltään tai tarjouksen antajalta tarjouksen yhteydessä tai sen liitteiden kautta. Vastuugroup.fi- palvelun kautta ja Suomen Asiakastiedon kautta haetaan tietoa yrityksistä, jota kautta saadaan henkilötietoja yrityksen nimenkirjoitusoikeudellisista henkilöistä.

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

On lakisääteistä, ks. kohta käsittelyperusteet. Jos tietoja ei toimiteta ei tarjouskilpailuun voi osallistua. Tarjouksen käsittelyä varten tarvitaan tarjouksen jättäjän yhteystiedot ja mahdollisesti tarjoajan ilmoittamia referenssien yhteystiedot. Tarjoajan ilmoittamia referenssien yhteystietoja tarvitaan tarjoajan soveltuvuuden todentamiseksi sopimustoimittajaksi. Tarjoajan ilmoittamia sopimuksen yhteyshenkilön ja allekirjoittajan tietoja tarvitaan sopimuksen tekoa varten. Jos tietoja ei toimiteta ei tarjoajan soveltuvuutta hankinnan sopimustoimittajaksi pystytä todentamaan, eikä sopimusta tekemään.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Pääasiallinen järjestelmä on asian- ja dokumentinhallintajärjestelmä M-files. Kilpailutukset suoritetaan Cloudian kilpailutusjärjestelmän kautta, jonne ne jäävät muistiin. Cloudian sopimushallinnanna kautta tehdään ja allekirjoitetaan sopimukset sähköisesti. Sopimukset ovat tarkasteltavissa Cloudian sopimushallinnan kautta yhteishankinnoissa mukana oleville tahoille.

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely paperilla vain poikkeustapauksissa.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Ei.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä (JulkL 621/1999). Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia hankintapäätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankintaan liittyvät asiakirjat ovat julkisia sopimuksen syntymisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen tekemisen jälkeen. Tiedonsaantioikeus ei kuitenkaan koske liikesalaisuuksia.

Hankintayksikkö ratkaisee tarjousten tietojen julkisuutta koskevan kysymyksen hankintalain ja viranomaisten toiminnan julkisutta koskevien säännösten mukaisesti.

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Hankinta-asiakirjojen säilytysaika on pääasiassa M-filesissa 10 vuotta sopimuksen päättymisestä.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. 

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.