Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten Lappeenrannan kaupungin chat-palvelussa käsitellään tietoja, jotka asiakas on syöttänyt lappeenranta.fi-, lprteatteri.fi-, lprorkesteri.fi- tai lappeenrantaevents.fi-verkkosivulla olevaan chat-ikkunaan ja lähettänyt viestin.

Mihin chat-palvelua voi käyttää?

Chat-palvelun kautta saat nopeasti ohjeistusta oikeaan palvelukanavan löytämiseksi tai tiedon etsimiseen. Chat-palvelun kautta annetaan neuvontaa ja ohjeistusta yleisissä asioissa. Asiointi chatissa on nimetöntä, joten ethän kirjoita chat-ikkunaan henkilötietojasi. Tarvittaessa voimme pyytää sinua ottamaan yhteyttä joko puhelimitse tai käymään paikanpäällä asiakaspalvelukeskus Winkissä, jotta voimme palvella sinua henkilökohtaisemmin.

Vastauksemme perustuu vain niihin tietoihin, jotka olet esittänyt chat-keskustelussa. Jos hyödynnät vastausta myöhemmin, huomaathan, että vastaus perustuu vastaamisajan lainsäädäntöön ja oikeuskäytäntöön. Et voi saada hallintopäätöstä asiaasi, vaan ainoastaan opastusta asiasi hoitamiseen ja tiedon etsimiseen.

Kuka vastaa chat-viesteihin?

Chatin kautta tulleisiin yhteydenottoihin vastaa kunkin aihealueen asiantuntijoista kootun tiimin jäsen. Chat-palveluikkuna on käytettävissä vain osassa verkkosivuja ja vain silloin, kun asiantuntija on tavattavissa chat-palvelun kautta.

Chat-palvelun kautta lähetetyt viestit ja keskusteluketju tallentuvat chat-järjestelmään. Järjestelmään tallentuu asiakkaan IP-osoite.

Tekninen toteutus

Lappeenrannan kaupunki käyttää kolmannen osapuolen, Telia Finland Oyj, tuottamaa chat-tietojärjestelmää, jonka hallussa olevaan palveluun edellä mainittu väliaikainen tallentaminen tapahtuu. Järjestelmän tekninen tuottaja ei osallistu chat-palvelun toteutukseen muussa kuin teknisen palveluntuottajan roolissa.

Lisätietoja

Chat-palvelun toiminnasta saa lisätietoja osoitteesta tietohallinto[at]lappeenranta.fi.

Rekisterinpitäjä

Lappeenrannan kaupunginhallitus

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

Tietovarannon yhteyshenkilö

Suunnittelija

Sami Hjelt

sami.hjelt[at]lappeenranta.fi

040 668 3861

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja[at]lappeenranta.fi

040 768 1336

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on Lappeenrannan kaupunginorkesterin, kaupunginteatterin, kirjaston, tapahtumapalveluiden, asiakas- ja matkailuneuvonnan verkkosivujen kautta syntyvän asiakassuhteen hoitaminen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Käyttäjän IP-osoite.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei.

Käsittelyn peruste

Käyttäjän suostumus.

Tietovarannon tietolähteet

Kontakti M -palvelun kautta tulevat puhelut ja chatit.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

Sopimukseen perustuvaa. Asiakasta ohjeistetaan olemaan antamatta chatissa henkilötietoja.

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Telia Finland Oyj:n Kontakti M.

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Sähköisessä muodossa.

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Kyllä. Järjestelmän toimittaa Telia Finland Oyj.

Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietovarannon käyttäminen edellyttää henkilökohtaisen kirjautumistunnuksen ja salasananan. Käyttöoikeuksia hallinnoi kaupungin sisäinen pääkäyttäjä. Chatit on jaoteltu ryhmiin siten, että työntekijä voi lukea ja vastata oman ryhmänsä palveluun tulleisiin viesteihin ja puheluihin.

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei.

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei.

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Kontakti M -palvelun chat- ja puhelutietoja säilytetään kaksi vuotta.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi.

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.