Rekisterinpitäjä

Kaupunginhallitus

PL 11, Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Henkilöstöpalvelut

henkilostohallinto@lappeenranta.fi

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja@lappeenranta.fi

040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on henkilöstön rekrytointi Lappeenrannan kaupungille vakituisiin ja määräaikaisiin palvelussuhteisiin.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Työpaikkaa hakeneen tiedot: nimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, kielitaito, tilanne työelämässä, tutkinnot, koulutus, työkokemus, vapaamuotoiset kuvaukset työnhakijasta ja osaamisesta, liitetietoina tutkintotodistuskopioita.

Käyttäjätunnusten hallinta: rekisteri käyttäjistä, käyttäjien nimet, sähköpostiosoitteet, työyksiköt, käyttäjätunnukset.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä ja ei. Joissain (harvoissa) virkojen hakuilmoituksissa voidaan kysyä hakijan luottamustehtäviä, jos niillä on vaikutusta viran hoitoon.

Tämän lisäksi hakijat voivat kertoa itsestään vapaasti ja kuvaukset saattavat sisältää erityisiä henkilötietoja. Nämä kuvaukset ovat kuitenkin vapaaehtoisia ja hakijasta riippuvaisia.

 

Käsittelyn peruste

Lakisääteinen tehtävä; kuntalaki, asetus opetustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista, laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta, työsopimuslaki.

 

Tietovarannon tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

On lakisääteistä sekä sopimukseen perustuvaa, riippuen palvelussuhteesta. Jotta julkisessa haussa avoinna olleeseen palvelussuhteeseen voidaan palkata työntekijä/ viranhaltija, hänen tulee hakea tehtävää/ virkaa hakuaikana. Tiedot tarvitaan myös yhteydenpitoon sekä valitun palvelussuhteen luomiseen. Jos tietoja ei toimiteta, palvelussuhteeseen ei voi tulla valituksi.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Kuntarekry.fi, joka on FCG Finnish Consulting Group Oy:n tuottama palvelu. Kuntarekry.fi:n kautta kerätään tarvittavat tiedot hakijoista. Vakituisiin palvelussuhteisiin valittujen hakemukset ja mahdolliset tutkintotodistuskopiot tallennetaan M-Filesiin.

Työpaikkailmoitukset, valintaesitykset ja hakijaluettelot tallennetaan M-Filesiin.

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Tiedot ovat pääasiassa sähköisessä muodossa. Yksittäisiä työpaikkahakemuksia tai tutkintotodistuskopioita voi olla paperisena.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Ei.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Kuntarekry-järjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmään annetaan käyttöoikeudet vain rekrytointeja tekeville henkilöille. Lisäksi näkyvyyttä rajataan rekrytointikohtaisesti, esim. esihenkilö näkee vain oman työyksikkönsä rekrytoinnit ja niihin tulleet hakemukset. 

Tunnusten hallinta on organisaation pääkäyttäjillä, joita on yhteensä 3 kappaletta.

Jos asiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, lukitussa kaapissa.

Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta järjestelmästä.

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei.

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei.

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Työpaikkailmoitukset säilytetään voimassaoloaika + 2 vuotta (arkistolaitoksen päätös).

Vakituisiin palvelussuhteisiin valittujen hakemukset liitteineen säilytetään pysyvästi (arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA 158/43/01).

Valitsematta jääneiden hakijoiden sekä määräaikaisiin palvelussuhteisiin tulleet hakemukset liitteineen säilytetään 2 vuotta (laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta 206/1995 ja A 773/1998).

Valmisteluasiakirjat/ pohja-aineisto, hakijoista laaditut yhteenvedot ja päätökset säilytetään 10 vuotta (arkistolaitoksen päätös).

Viran vastaanottoilmoitus säilytetään 2 vuotta valintapäätöksen lainvoimaisuudesta (kuntaL 365/1995, laki kunnallisen viranhaltijan palvelussuhdeturvasta 484/1996).

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. 

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön. Voit myös käyttää sähköistä lomaketta.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.