EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 & 14 artiklat

 Etelä-Karjalan maaseututoimen asiakastietovaranto

 

Rekisterinpitäjä

 

Etelä-Karjalan Maaseututoimi ja kaupunkikehityslautakunta

Pohjolankatu 14

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

 

Maaseututoimenjohtaja Susanna Suurtalo

maaseututoimisto[at]lappeenranta.fi

Puhelinnumero 040 861 2584

 

Tietosuojavastaava

Kirsi Haarala

tietosuoja[a@lappeenranta.fi

puh. 040 829 5358

 

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 

Henkilötietoja käsitellään lakisääteisten maaseutuhallinnon viranomaistehtävien hoitamiseksi, kuten:

• EU:n ja kansallisten tukien hallinnointi, päätöksenteko, maksatus
• Valvonta-, tarkastus- ja seurantatehtävät
• Asiakasyhteydenpito, neuvonta, tiedottaminen ja koulutus
• Eläintenpitäjä- ja pitopaikkarekisterin ylläpito
• Lakisääteisten katselmusten, arviointien ja vahinkotarkastusten suorittaminen ja laskutus (esim. petoeläin- ja hanhivahingot)
• Hukkakauralainsäädännön mukaiset viranomaistehtävät
• VAP-varattujen viljelijöiden ja VAP-varattujen henkilöiden maatilojen kaluston keräystieto ja tietojen ilmoittaminen Puolustusvoimien aluetoimistoon

 

Käsiteltävät henkilötiedot

 

Rekisterissä käsitellään maaseututoimen asiakkaiden (viljelijät, tuensaajat, yhteisöt) ja heidän edustajiensa tietoja:

• Perustiedot: Nimi, henkilötunnus tai y-tunnus, asiakasnumero (esim. tilatunnus)
• Yhteystiedot: Osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Tila- ja toimintatiedot: Tilakoko, tuotantosuunta, omistussuhteet, kiinteistötiedot, eläinmäärät ja lohkotiedot
• Tuki- ja hakemustiedot: Haetut ja myönnetyt tuet, hakemusasiakirjat, maksatustiedot, pankkiyhteystiedot
• Viranomaistoimenpiteet: Päätökset, tarkastuspöytäkirjat, katselmusten tulokset ja valvontatiedot
• VAP-varattujen tilojen kaluston rekisterinumerot

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

 

Kyllä. Erityisiä henkilötietoryhmiä, kuten terveyttä koskevia tietoja käsitellään vain, jos se on välttämätöntä laissa säädetystä tehtävästä johtuen (esim. ylivoimaiseen esteeseen vetoaminen).

 

Käsittelyn peruste

 

Lakisääteinen tehtävä; Laki maaseutuhallinnon järjestämisestä kunnissa (210/2010).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

VAP-henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden toteuttaminen, joiden perustana on Valmiuslaki 12 § (1552/2011) ja Asevelvollisuuslaki 89 § (1438/2007).

 

Tietovarannon tietolähteet

 

Tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään tai hänen valtuuttamaltaan edustajalta hakemusten, ilmoitusten ja yhteydenottojen yhteydessä. Lisäksi tietoja saadaan Tukisovelluksesta ja muista valtakunnallisista tietojärjestelmistä sekä toisilta viranomaisilta.

Tieto VAP-varatuista viljelijöistä saadaan elinvoimakeskuksen toimittamana Puolustusvoimien aluetoimistosta.

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

 

On lakisääteistä. Jos tietoja ei toimiteta, niin maataloustukia/korvauksia ei voida maksaa.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

 

• Tukisovellus: Ruokaviraston ylläpitämä hallinnon järjestelmä tukien myöntöön
• Vipu-palvelu (Viljelijän verkkoasiointi): Viljelijä hakee maataloustuet ja sekä ylläpitää lohkotietoja
• Eläinrekisterit: Ruokaviraston ylläpitämät viralliset tietovarannot (kuten nauta-, lammas-, vuohi- ja sikarekisterit), joihin eläintilojen on lakisääteisesti ilmoitettava eläinmäärät ja eläinten siirrot
• Eläintenpitäjä- ja pitopaikkarekisteri: Eläintenpitäjä ilmoittaa rekisteriin tiedot eläintenpitotoiminnasta ja pitopaikoista
• M-Files: Lappeenrannan kaupungin sähköinen asianhallintajärjestelmä

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

 

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely paperilla joissain tapauksissa.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

 

Kyllä. Laskutuksen osalta käsittelyn hoitaa Meita Oy. VAP-henkilö ja konevarauksia käsittelee Kaakkois-Suomen elinvoimakeskuksen valmiusvastaava.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

 

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Tunnistus on kaksivaiheinen. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa ja tarpeettomaksi käynyt manuaalinen aineisto poistetaan tietoturvallisesti. Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

 

Meita Oy:lle toimitetaan sähköisesti puolivuosittain vahinkoarviokäyntien laskutusaineisto. VAP-henkilö- ja konevaraustiedot ilmoitetaan Kaakkois-Suomen elinvoimakeskuksen valmiusvastaavalle.

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

 

Ei.

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

 

Ei.

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

 

Ruokavirasto huolehtii tietoaineistojen arkistointia tai tuhoamista koskevasta suunnittelusta sekä tietoaineistojen säilytysaikojen määrittämisestä ja tuhoamisesta niiden rekistereiden osalta, joita pidetään Ruokavirastosta annetun lain (371/2018) 2 §:n 1 momentin 1 kohdassa tarkoitettujen maksajavirastotehtävien hoitamista varten. Säilytysajan perusteena on: Laki ruokahallinnon tietovarannosta 560/2021.

 

Asiakirjoja säilytetään Kuntaliiton ja Ruokaviraston määräysten mukaisesti. Manuaalista ja sähköistä aineistoa säilytetään vain niin kauan, kun niitä tarvitaan, mutta korkeintaan 15 vuotta. Osa tiedoista säilytetään pysyvästi.

 

Rekisteröidyn oikeudet

 

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi.

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.