Rekisterinpitäjä

 

Kaupunginhallitus

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

 

Lappeenranta kaupungin yrityspalvelut

Yrityspalvelupäällikkö Eeva Pihlajaniemi

Sähköposti: eeva.pihlajaniemi[at]lappeenranta.fi

Puh. 044 052 3056

 

Imatran Seudun Kehitysyhtiö Oy

Toimitusjohtaja Antti Oravuo

Sähköposti: antti.oravuo[at]kehy.fi

Puh. 040 721 1310

 

Tietosuojavastaava

 

Ilona Sidoroff

tietosuoja@lappeenranta.fi

040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 

Yhteisrekisterin tarkoitus on alueen elinvoimaisuuden ylläpitäminen ja kasvu. Henkilötietoja käsitellään yrityksille suunnattujen tai yrittäjäksi aikovien palveluiden tarjoamisen, asiakassuhteiden hoitamisen, sidosryhmäsuhteiden ylläpitämisen, palveluiden kehittämisen, yrityksille suunnattujen tapahtumien toteuttamisen, viestinnän ja markkinoinnin, analysoinnin sekä asiakaskokemusten kartoittamisen tarpeisiin. Etelä-Karjalan työllisyysalueen toimesta tietojen vieminen yhteiseen järjestelmään perustuu henkilöasiakkaiden osalta aina asiakkaan suostumukseen.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

 

Palveluiden ja tapahtumien tuottamiseen liittyvät henkilötiedot:

• Yleiset yhteystiedot, kuten nimi, asema, organisaatio, osoite, sähköposti ja puhelinnumero
• Perustamisneuvonnan asiakkailta lisäksi syntymäaika
• Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot (esim. sukupuoli, kansalaisuus, työ- ja opiskeluhistoria)
• Muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
• Palvelutapahtumatiedot
• Asiakaspalautteeseen ja -kyselyihin liittyvät tiedot
• Palveluiden käyttötiedot eri asiointikanavissa
• Kiinnostuksen kohteet ja käyttäytyminen rekisterinpitäjän www-sivustoilla ja palveluissa
• Muut asiakkaan itse antamat tiedot
• Henkilön käyttämään laitteeseen liittyvät tiedot: mm. päätelaite, IP-osoite, käyttöjärjestelmä ja selain

 

Asiakas- ja markkinointiviestintään liittyvät henkilötiedot:

• Yleiset yhteystiedot, kuten nimi, organisaatio, sähköposti ja puhelinnumero
• Suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän toteutukseen liittyvät tiedot
• Palveluiden käyttötiedot eri asiointikanavissa
• Sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvät suostumukset ja kiellot

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

 

Ei.

 

Käsittelyn peruste

 

Julkisen vallan käyttö tai yleinen etu: Yhteinen CRM-järjestelmä perustuu Lappeenrannan kaupungin palvelustrategiaan ja siinä määriteltyyn ekosysteemityöhön sekä vapaaehtoisten yrityspalvelujen osalta kuntalakiin.

Yrityspalvelut tarjoaa erilaisia tukia yritysten rekrytointiin mm. Lappeenrannan kaupungin yrityslisä, Uraseteli / Career Voucher, International Voucher, nuorten kesätyösetelit, duunisetelit ja muut tuet. Tuki on harkinnanvarainen ja siitä tehdään kirjallinen hakemus ja päätös. Etelä-Karjalan työllisyysalueen toiminta pohjautuu lakiin työvoimapalvelujen järjestämisestä.  Työllisyysalueen palveluihin kuuluvat muun muassa starttiraha, palkkatuki sekä erilaiset rekrytointipalvelut.

 

Sopimus: Yrityspalveluiden käytössä on Uusyrityskeskustoiminnan puitteissa tarjota mahdollisuutta maksuttomaan 45 min konsultaatioon asiantuntijaverkostomme pakeilla. Asiantuntijaverkostoon kuuluu konsultoinnin, markkinoinnin, taloushallinnon, rahoituksen, kansainvälistymisen sekä monen muun osa-alueen ammattilaisia. Asiantuntijoiden kanssa on tehty kirjallinen sopimus.

Suostumus: Annettuja yhteystietoja voidaan käyttää Lappeenrannan kaupungin ja Imatran Seudun Kehitysyhtiö Oy:n sähköisen markkinointiin, mikäli on asiakas antanut siihen suostumuksen.

 

Tietovarannon tietolähteet

 

Henkilötietoja saadaan rekisteriin rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja niitä kertyy rekisteriin eri palvelutilanteissa. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä tiedoista, viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista, asioinnin suunnittelun yhteydessä ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Evästeillä kerätään lisäksi tietoa verkkosivustojen käytöstä.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä. Yrityksen perustietoja on saatu yrityspalveluhakemistosta Biznodesta.

Etelä-Karjalan yrityspalveluiden asiakastietovarannossa on yhdistetty Imatran Seudun Kehitysyhtiö Oy:n ja Lappeenrannan kaupungin yrityspalveluiden tietokannat. Yhdistetyt tiedot on saatu aikaisemmin erillään olevista yllä mainittujen tahojen tietokannoista.

 

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

 

Sekä että, ks. kohta käsittelyperusteet. Jos asiakas ei anna tarvittavia tietoja, niin asiakas ei voi käyttää palvelua.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

 

Pääasiallinen järjestelmä on CRM Hakosalo ja muut yritysneuvontaan liittyvät asiakirjat. Lisäksi M-Files, Microsoft office 365 ympäristö esim. OneDrive, Teams, Planner, Forms, uutiskirjejärjestelmät mm. Liana ja Creamailer. Työllisyyspalveluissa hyödynnetään yllä mainittujen järjestelmien tietoja.

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

 

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely paperilla vain poikkeustapauksissa.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

 

Ei.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Rekisterien käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Tietokannat, joihin tietoja tallennetaan, ovat teknisesti ja fyysisesti suojattu, siten ettei ulkopuolella ole niihin pääsyä. Pääsy tietoihin on vain niillä, joilla se on tarpeen työtehtävien hoitamiseksi.

Koulutamme ja ohjeistamme asiakastietoja käsittelevät työntekijämme tietosuoja-asioissa. Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

 

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille tahoille.

Yhteystietoja voidaan kuitenkin luovuttaa siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen tapahtumien yhteisjärjestäjille ja julkisrahoitteisten projektien rahoittajille tai muille vastaaville julkishallinnon edustajille.

Tietoja ei kuitenkaan luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.

Tietoja ei luovuteta EU:n, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei.

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei.

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

 

Rekisterinpitäjä säilyttää tietoja vain niin kauan, kun on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen kannalta. Noudatamme henkilötietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita, huomioiden muun muassa kirjanpitolainsäädännön. Sopimussuhteen päättyessä tietojen säilytysaika määräytyy käyttötarkoituksen sekä olemassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi.

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. 

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

 

Oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista. Poistoa varten ota yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Kun tietojen käsittelyn perusteena on yleinen etu tai julkisen vallan käyttö, sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen vedoten. Tällöin tietojesi käsittelyä voidaan jatkaa vain, mikäli rekisterinpitäjä pystyy osoittamaan, että tietojen käsittelyyn on huomattavan tärkeä ja perustelu syy. Tietojen käsittelyä voidaan jatkaa myös oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

 

Oikeus peruuttaa suostumus

Sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus. Peruuta suostumus ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.