Rekisterinpitäjä

Kulttuuri- ja liikuntalautakunta

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Asiakkuuskoordinaattori Miika Asikainen

Sähköposti: miika.asikainen@lappeenranta.fi

Puhelinnumero 040 542 6658

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja[at]lappeenranta.fi

040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Elinvoimaa yleisötyöstä -hankkeen toiminnan mahdollistaminen: verkostojen ja asiakassuhteiden luominen, ylläpitäminen, palveluiden tuottaminen ja kehittäminen sekä tarvittaessa asiakkaiden laskutus ja taiteilijoiden esiintymispalkkioiden maksaminen.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Verkostojen ja asiakassuhteiden luomiseksi ja ylläpitämiseksi (ml. sähköinen suoramarkkinointi yhteisöille) kerätään henkilön nimi- ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero sekä tarvittaessa organisaation nimi, jota henkilö edustaa.

 

Mahdollista asiakkaiden laskutusta varten kerätään asiakkaan nimi- ja yhteystiedot, y-tunnus, osoite ja laskutusosoite. Mahdollista taiteilijoiden esiintymispalkkioiden maksamista varten esiintymissopimukseen kerätään taiteilijan nimi- ja yhteystietojen lisäksi osoite ja henkilötunnus sekä pankkiyhteys.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei.

 

Käsittelyn peruste

Henkilötietojen keräämisen peruste on suostumus tai sopimus, jossa tietojen käsittely on tarpeellista palvelun tuottamiseksi ja kehittämiseksi, asiakkaan tai muun tahon kanssa sopimuksen tekemiseksi ja täytäntöönpanemiseksi.

 

Asiakassuhteiden luomiseen liittyvän sähköisen suoramarkkinoinnin osalta suostumusta ei kuitenkaan tarvita silloin, kun asiakas on yhteisö, tai kun sähköistä suoramarkkinointia kohdistetaan esimerkiksi yritystä edustavalle henkilölle tämän asemavaltuuden nojalla. Myös yhteisöillä on oikeus kieltäytyä vastaanottamasta sähköistä suoramarkkinointia.

 

Tietovarannon tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, yhteystietoja kerätään yleisistä tietolähteistä, kuten yleisiltä ja julkisilta www-sivustoilta.

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

Henkilötietojen antaminen on sopimukseen perustuvaa. Jos tietoja ei toimiteta, asiakas ei voi saada tilaamaansa palvelua eikä sopimuksia voida tehdä.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Microsoft Office 365 -ohjelmat, X-Sign ja M-Files.

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely paperisena ainoastaan poikkeustapauksissa.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Kyllä. Laskutusten ja palkkioiden maksamisen osalta henkilötietojen käsittelyn hoitaa lähetettyjen tietojen pohjalta Meidän IT ja talous Oy.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Rekisterien käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

 

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

 

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

 

Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Laskutus- ja palkkionmaksuaineisto toimitetaan Meidän IT ja talous Oy:lle sähköisesti.

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei.

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei.

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Elinvoimaa yleisötyöstä -hankkeen tietovarannon tietojen säilytysaika on pääasiassa hankekauden kesto.

Asiakassuhteiden ylläpitoon käytettäviä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden säilyttäminen kyseisten toimintojen kannalta on tarpeen.

Laskutusta varten käytettäviä henkilötietoja säilytetään kirjanpitolain vaatima aika. Laskutusaineistojen säilyttämisestä vastaa Meidän IT ja talous Oy.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi.

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. 

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön. Voit myös käyttää sähköistä lomaketta.

 

Oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista siltä osin, kun käsittelyn perusteena on suostumus. Poistoa varten ota yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun käsittelyn perusteena on suostumus, on sinulla oikeus siirtää tiedot toisen rekisterinpitäjän järjestelmään, jos olet toimittanut tietosi kaupungille itse.

 

Oikeus peruuttaa suostumus

Sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus siltä osin, kun käsittelyn perusteena on suostumus. Peruuta suostumus ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.