Rekisterinpitäjä

 

Elinvoima ja kaupunkikehityslautakunta

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

Puhelin 05 6161 (vaihde)

Sähköposti: kirjaamo@lappeenranta.fi

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Yhteyshenkilönä toimii tapahtuman vastuujärjestäjä. Yhteyshenkilön tiedot ilmoitetaan erikseen jokaisen tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä.

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja@lappeenranta.fi

Puhelin 040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Lappeenrannan kaupungin Greenreality -palvelujen järjestämiin tapahtumiin

• ilmoittautuminen
• tapahtumaan liittyvien järjestelyiden hallinnointi ja tiedottaminen
• tapahtumaan liittyvien palautteiden kerääminen.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröityjä ovat Greenreality -palveluiden järjestämään tilaisuuteen ilmoittautuneet henkilöt.

Ilmoittautumisen yhteydessä voidaan kerätä seuraavia rekisteröidyltä itseltään saatavia tietoja:

• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Yritys/organisaatio
• Nimike/titteli
• Erityisruokavalio
• Mahdollisen seuralaisen tai saattajan nimi
• Valokuvauslupa

Ilmoittautumisen yhteydessä kerätään ainoastaan ne tiedot, jotka ovat tarpeen kyseiseen tapahtumaan ilmoittautumiseksi ja osallistumiseksi.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Mahdollisia tarjoiluja varten voidaan kysyä tieto erityisruokavalioista.

 

Käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän yleiseen etuun (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohta e alakohta)

 

Tietovarannon tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

Mikäli tietoja ei toimita, ei rekisteröity voi osallistua tilaisuuteen.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Ilmoittautumiset kerätään järjestävästä henkilöstä riippuen joko sähköpostilla tai ilmoittautumisjärjestelmällä. Kaupungilla on käytössä mm. seuraavat sovellukset: Lyyti, Questback, MS Forms, Tapahtumakone.

Rekisteriä ylläpidetään MS Teamsissä ja dokumentin- ja asianhallintajärjestelmä M-Filesissä.

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Tietojen käsittely tapahtuu pääasiassa sähköisessä muodossa.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Lappeenrannan kaupungin ulkopuolelle. Tapahtuman järjestäminen saattaa kuitenkin edellyttää tietojen luovuttamista tapahtuman järjestelyyn osallistuvalle taholle.

Lappeenrannan kaupunki on tehnyt puitesopimuksen kokous- ja fasilitointipalvelujen toteuttamisesta.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojärjestelmien käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.

Henkilötietoja käsittelevät vain tapahtuman järjestämiseen osallistuvat henkilöt.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Rekisteristä ei luovuteta tietoa eteenpäin.

Tapahtuman järjestäminen saattaa kuitenkin edellyttää tietojen luovuttamista tapahtuman järjestelyyn osallistuvalle taholle.

Lisäksi henkilötietoja voi käsitellä tapahtuman myynti- ja ostolaskutuksesta vastaava palveluntarjoaja Meidän IT ja talous Oy (Meita).

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Tietojenkeruuseen ei liity automatisoitua päätöksentekoa.

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Lappeenrannan kaupungin ulkopuolelle. Mikäli tapahtuma on osa kansainvälistä hanketta, tulee tiedot luovuttaa rahoittajaviranomaiselle sekä hankepartnereille, mikäli hankkeen rahoitusehdot näin määrittävät. 

Jos tilaisuuden kumppani on poikkeuksellisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolella, tietojen toimittamisesta tällaiselle kumppanille informoidaan erikseen tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä.

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Lappeenrannan kaupunki käsittelee henkilötietoja niin kauan, kuin se on tarpeen tapahtuman osallistumiseksi. Mikäli tapahtuma on osa kansainvälistä tai kansallista hanketta, määrittää säilytysajan rahoittajaviranomainen. Tyypillinen säilytysaika on 10 vuotta hankkeen viimeisestä maksatuksesta.  

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. 

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.