Henkilötietojen käsittely Lappeenrannan uutiskirjepalvelussa

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten Lappeenrannan kaupungin uutiskirjepalvelussa käsitellään tietoja, jotka asiakas on syöttänyt uutiskirjettä verkkosivulla tilatessaan tai asiakaspalvelupisteellä.

Mihin uutiskirjepalvelua voi käyttää?

Uutiskirjeiden avulla tilaaja voi saada ajankohtaisia uutisia ja muita tietoja suoraan kaupungin toimijoilta.

Tekninen toteutus

Lappeenrannan kaupunki käyttää kolmannen osapuolen, Creamailer Oy:n, tuottamaa uutiskirjetietojärjestelmää.

Lisätietoja

Uutiskirjepalvelun toiminnasta saa lisätietoja osoitteesta tietohallinto@lappeenranta.fi.

Rekisterinpitäjä

Lappeenrannan kaupunginhallitus

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

Tietovarannon yhteyshenkilö

Sami Hjelt, sami.hjelt@lappeenranta.fi, 040 668 3861

Tietosuojavastaava

Kirsi Haarala, tietosuoja@lappeenranta.fi, 040 768 1336

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lappeenrannan kaupungilta on mahdollisuus tilata uutiskirjeitä, jotka sisältävät tietoa kaupungin ajankohtaisista asioista. Henkilötietoja käsitellään asiakasviestintätarkoituksessa.

Käsiteltävät henkilötiedot

Tilaajan nimi ja sähköpostiosoite.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei.

Käsittelyn peruste

Tilatessaan uutiskirjeen käyttäjä antaa suostumuksensa tässä ilmoitettujen henkilötietojensa käsittelyyn. Lappeenrannan kaupunki käsittelee henkilötietoja sille annetun suostumuksen perusteella.

Tietovarannon tietolähteet

Uutiskirjepalveluun tilaajaksi ilmoittautumisen kanavat (verkkosivu, asiakaspalvelupiste).

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Kaupunki käyttää sisällönhallinta- ja julkaisujärjestelmänä kolmannen osapuolen tarjoamaa Creamailer-järjestelmää.

Tiedot tallennetaan Euroopan unionin alueella sijaitsevaan pilvipalveluun.

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Sähköisessä muodossa.

Tietojen suojaamisen periaatteet

Uutiskirjeiden tilaajatietoja voivat tarkastella ainoastaan uutiskirjeitä lähettävät toimijat. Tietovarannon muokkaaminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Lappeenrannan kaupungin henkilöstö ylläpitää sisällönhallinta- ja julkaisujärjestelmää perustuen työtehtävään (työsopimus).

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Henkilötietojen käsittelijänä Lappeenrannan lukuun toimii Creamailer. Tietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei.

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista tilattujen uutiskirjeiden lähettämiseksi, eli kunnes uutiskirje lakkautetaan tai tilaus peruutetaan. Tilauksen voi peruuttaa milloin tahansa uutiskirjeessä olevien ohjeiden mukaisesti. Samalla myös käytetty sähköpostiosoite ja siihen mahdollisesti liittyvät muut henkilötiedot poistetaan.

Evästeiden käyttö

Uutiskirjeen tilaaminen ei edellytä evästeiden asentamista.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Rekisteröidyllä on oikeus

• tarkastaa, mitä tietoja sovelluksessa hänestä käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista
• vaatia tietojen poistamista
• vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojen käsittelyä
• oikeus saada tiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä
• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella: https://formbox.fi/e-form/fi/LPR/7e4e52bf52. Mikäli haluat kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä tietovarannon yhteyshenkilöön tai tietosuojavastaavaan. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Suostumuksen peruminen henkilötietojen käyttämisestä tapahtuu uutiskirjeen mukana olevan linkin kautta. Suostumuksen perumisen myötä käyttäjä ei enää saa uutiskirjettä ja hänen tietonsa poistetaan järjestelmästä.

Miten tehdä valitus valvontaviranomaiselle?

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta (tietosuoja.fi) ja puhelinneuvonnasta.