Lappeenrannan kaupungin hankintaohjeistus - Pienhankinnat

Yleistä

Tällä ohjeella määritellään hankintalain kynnysarvojen alittavien ns. pienhankintojen kilpailuttamisvelvollisuudesta ja muista hankintamenettelyistä.

Hankinnan taloudellinen arvo määrittää siihen sovellettavat säännökset kilpailuttamisnäkökulmasta. Kun hankinnan arvo on alla mainittujen määrien mukainen, hankintamenettelyt määräytyvät pienhankintaohjeen mukaan. Muiden yleisten periaatteiden ja linjausten osalta noudatetaan Hankintaohjeistuksella annettuja ohjeita.

Kansallisten kynnysarvojen alittavat eli pienhankinnat (alv 0 %):
-    Tavara- ja palveluhankinnat (muut palvelut kuin SOTE- ja ns. muut erityiset palvelut Hankintalain Liite E): hankinnan arvo alle 60000 euroa
-    Suunnittelukilpailut: hankinnan arvo alle 60000 euroa
-    Rakennusurakat: hankinnan arvo alle 150000 euroa
-    Muut erityiset palveluhankinnat (Liite E) (esim. ateriapalvelut, oikeudelliset palvelut, vartiointiupalvelut): hankinnan arvo alle 300000 euroa
-    Sosiaali- ja terveyspalvelut (Liite E): hankinnan arvo alle 400000 euroa
-    Käyttöoikeussopimukset: hankinnan arvo alle 500000 euroa

Kun selvitetään sitä, onko kyse pienhankinnasta eli alittaako hankinta kansallisen kynnysarvon, määritellään ensin hankinnan ennakoitu arvo. Hankinnan ennakoitu arvo tarkoittaa suurinta hankinnasta mahdollisesti maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa hankintamenettelyn alkamisajankohtana. Hankintoja ei tule pilkkoa pienempiin eriin hankintalain kiertämiseksi.

Jos hankinnassa on kyse sopimuksesta, jonka perusteella tuotetta tai palvelua ostetaan useamman vuoden ajan, hankinnan arvoa laskettaessa otetaan huomioon koko sopimuskauden kustannukset (esimerkiksi ylläpitokustannukset) hankinnan arvon määrittelyssä. Myös optiovuodet on otettava laskelmaan mukaan. Toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen kustannukset lasketaan neljän vuoden kustannusten mukaan.

Pienhankintojen menettelyohjeet

Pienhankintoja koskevat periaatteet
Pienhankintoja tehtäessä tulee pyrkiä ottamaan huomioon EU:n perustamissopimuksen mukaiset yleiset periaatteet eli tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun, avoimuuden ja suhteellisuuden periaatteet sekä hyvän hallinnon periaatteet.

Pienhankinnoissa voidaan toteuttaa mahdollisuuksien mukaan Lappeenrannan kaupungin hankintalinjausten mukaista tavoitetta hankintojen kohdistamisesta paikallisille markkinoille.

Suunnitelmallisuus ja tarkoituksenmukainen kokonaisuus
Pienhankinnan perusedellytys on, että on tavaran tai palvelun tarve ja että hankintaan on olemassa määrärahat. Hankintasuunnitelmien avulla on mahdollista saada selville kaikki yksittäiset samaa tuoteryhmää koskevat vuoden aikana toistuvat hankinnat. Niitä kannattaa pyrkiä yhdistämään tarkoituksenmukaisiksi kokonaisuuksiksi päällekkäisen työn vähentämiseksi. Hankintasuunnitelmista muodostuu kaupungin internetsivuilla julkaistava hankintakalenteri.

Suunnitellut hankinnat ilmoitetaan hankintakalenteriin. Ilmoitusvelvollisuus koskee vähintään 9000 euron arvoisia hankintoja. Tiedot ilmoitetaan konsernipalvelujen hankintapalvelulle, joka ylläpitää kalenteria. Hankintakalenterin tarkoitus on lisätä avoimuutta ja tarkoituksenmukaisuutta hankintamenettelyissä.

Puitejärjestelyjen hyödyntäminen
Pienhankinnat kannattaa ensisijaisesti toteuttaa kilpailutettujen puitejärjestelyjen avulla. Toimittajavalinta ja tilaustietojen selvittäminen tehdään ennen tilauksen tekemistä puitejärjestelyn mukaisesti. Puitejärjestelyn sisäisessä kevennetyssä kilpailutuksessa ei edellytetä hankintapäätöstä, jos hankinnan arvo jää alle EU- kynnysarvon.

Jos kaupungilla ei ole tarpeeseen soveltuvaa puitesopimusta, hankinta toteutetaan omana hankintanaan.

Pienhankintojen suorahankintaperusteet
Pienhankinnoissa suorahankinnalla tarkoitetaan sitä, että hankinta tilataan tai tarjous pyydetään vain yhdeltä toimittajalta.

Kun hankinnan arvo on alle 9000 euroa eikä tuotetta tai palvelua koskevaa puitejärjestelyä tai muuta hankintasopimusta ole, se voidaan hankkia kilpailuttamatta. Hankinnasta ei tehdä hankintapäätöstä, ainoastaan tilaus. Suorahankintarajana on perusteltua pitää Tilaajavastuulain soveltamisrajaa.

Myös yli 9000 euron pienhankintoja voidaan tehdä suorahankintana, kun kilpailuttamatta jättämiselle on perusteltu syy. Perusteltu syy voi olla hankintalaissa (40, 41 ja 110 §) mainittujen perusteiden lisäksi tilanne, jossa tuotteen tai palvelun hankinnassa olisi kohtuutonta jättää hyödyntämättä kyseisestä hankkeesta tai tilanteesta jo aiemmin hankittu osaaminen tai perehtyneisyys, joka liittyy kiinteästi hankittavaan tuotteeseen tai palveluun. Perusteltu syy voi olla myös toimijan erityinen osaaminen tai palvelun erityinen soveltuminen hankittavaan tarpeeseen, ja järjestettävällä kilpailutuksella ei kyettäisi saavuttamaan aitoa kilpailutilannetta tai säästöä. Hankinnasta tehdään hankintapäätös, jossa suorahankinta perustellaan kattavasti.

Hankintalain mukaiset suorahankintaperusteet on esitelty Hankintaohjeessa kohdassa 4.1.

Pienhankinnan kilpailuttaminen

Pienhankinnat, joiden arvo ylittää 9000 euroa kilpailutetaan Cloudian pienhankintajärjestelmällä.

Koska pienhankinnoissa ei ole säädeltyjä hankintamenettelyjä, tarjouskilpailu voidaan toteuttaa kevyesti. Tarjouspyynnöt tulee pääsääntöisesti julkaista avoimena pienhankintapalvelussa. Perustellusta syystä tarjouspyynnön voi kohdistaa tarkoituksen mukaiselle määrälle yrityksiä. Laadittaessa kohdennettuja tarjouspyyntöjä tulee ottaa huomioon tasapuolisuuden ja suhteellisuuden periaatteet.

Tarjouspyynnössä tulee ilmoittaa tuotteiden vaatimukset ja valintaperusteet riittävän yksilöidysti saatavien tarjousten vertailtavuuden vuoksi. Suhteellisuusperiaatteen mukaan hankinnan vaatimukset ja toimintamallit suhteutetaan pienhankinnan arvoon ja luonteeseen.

Tarjouspyyntöön kannattaa liittää soveltuvat vakiosopimusehdot (JYSE Tavarat tai Palvelut 2014 -ehdot, JIT 2015 yleiset ehdot ja soveltuva erityisehto tai YSE 1998 ehdot).

Lisäksi on hyvä muistaa, että Tilaajavastuulaki voi soveltua pienhankintaan, jos hankinnan arvo ylittää Tilaajavastuulain soveltamisrajan eli on >9.000 euroa ilman arvonlisäveroa tai jos palvelu on kestoltaan > 10 päivän työsuoritus ja työ on tavanomaisesti hankintayksikön tiloissa tehtävä työsuoritus tai palvelu. Rakennus- ja kuljetuspalveluihin sovelletaan aina tilaajavastuulaki soveltamisrajan ylittävissä palveluhankinnoissa. Tilaajavastuulain selvitykset on pyydettävä viimeistään ennen kuin hankinnasta tehdään tilaus tai sopimus, mielellään jo ennen hankintapäätöstä valitulta toimittajalta. Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset eivät saa olla yli 3 kk vanhoja sopimus/tilaus –hetkellä.
 
Kaikissa Lappeenrannan kaupungin tarjouspyynnöissä tulee ilmaista sähköisten verkkolaskujen ensisijaisuus. Tarkemmat ohjeet löytyvät M-filesta osiosta: Yhteiset ohjeet - Talous - Laskutusosoitteet.

Tarjousten käsittely
Tarjoukset käsitellään noudattaen tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteita ja tarjouspyynnön ehtoja. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajia toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja. Cloudia pienhankintajärjestelmä tuottaa tarjousvertailun.

Hankintapäätös
Kilpailutetusta pienhankinnasta laaditaan kynnysarvon alittava hankintapäätös, johon liitetään oikaisuohje ja tarjousvertailu. Hankintapäätöksestä tulee ilmetä riittävä kuvaus hankintaprosessin vaiheista ja vertailun perusteista ottaen huomioon tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatevaatimukset. Hankintapäätös on annettava tiedoksi kaikille tarjouksen jättäneille.

Vaikka pienhankintaan ei sovelleta hankintalakia, hankintapäätöksestä voidaan tehdä hankintalainmukainen hankintaoikaisuvaatimus. Hankintapäätöksestä voidaan tehdä myös kuntalain mukainen oikaisuvaatimus silloin, kun päätökseen haetaan oikaisua muun lain kuin hankintalain perusteella.

Hankintapäätökseen liitetään oikaisuvaatimusohje, joka sisältää ohjeen sekä hankintalain mukaisen hankintaoikaisun että kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen tekemistä varten. Hankintaoikaisun käsittelee päätöksen tehnyt viranomainen. Jos hankintapäätöstä muutetaan hankintaoikaisun johdosta, siitä laaditaan uusi hankintapäätös valitusosoituksineen. Jos hankintaoikaisuvaatimus hylätään, päätökseen ei voi hakea muutosta. Kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen käsittelee kunnan asianomainen toimielin.

Kaikista vähintään 9000 euron arvoisista hankinnoista tehdään hankintapäätös. Jos hankintaa ei ole kilpailutettu, päätöksen perusteluihin kirjataan suorahankinnan perustelut. Hankintapäätös annetaan tiedoksi sähköisesti. Puitesopimusten perusteella hankittavista tavaroista tai palveluista ei tarvitse tehdä hankintapäätöstä.

Pienhankinnan tilaus tai sopimus

Jos hankinta tehdään ilman kilpailutusta, on tärkeää tehdä kirjallinen tilaus tai sopimus, johon hankintaa koskevat tiedot kirjataan. Tilaukseen suositellaan liitettäväksi maininta vakiosopimusehdoista. Pienhankinnan tilaukseen (tai sopimukseen) kirjataan kaikki hankinnan edellyttämät tiedot, jotta tuotteen tai palvelun sopimuksen mukaisuus on tarkistettavissa. Tilaukseen tai sopimukseen suositellaan liitettäväksi vakiosopimusehdot (JYSE-, JIT- tai YSE-ehdot).

Lähinnä arvoltaan vähäisissä tai kiireellisissä hankinnoissa tilaus on mahdollista tehdä poikkeuksellisesti suullisesti. Tällöin toimittajaa pyydetään vahvistamaan tilausehdot tilausvahvistuksessa.

Kilpailutetuista pienhankinnoista voidaan tehdä hankintasopimus harkinnan mukaan riippuen hankinnan sisällöstä ja arvosta tai jos hankinnassa ei käytetä vakiosopimusehtoja. Tarjouspyyntöä vastaava hyväksytty tarjous sisältää yleensä tilaajan kannalta tärkeät sopimusehdot, jolloin hankintasopimuksen laatiminen ei ole välttämätöntä.

On suositeltavaa, ettei kilpailutettuja pienhankintoja tilata ennen kuin valitusaika (14 pv) on kulunut.

Vähäiset noudettavat pienhankinnat suoritetaan pääsääntöisesti mm. First Cardilla, joka on maksuaikakortti. Käytössä on myös S-Business maksukortti. Maksukorteista on yksityiskohtaiset ohjeet M-filessa osiossa: Yhteiset ohjeet – talous – ostaminen.

YEL-todistusten tarkastaminen. Hankittaessa palvelua/ työtä yksityiseltä elinkeinon harjoittajalta tai toiminimeltä toimitetaan Meitalle YEL-todistukset. Asiasta tarkemmin Wintrassa – Yhteiset ohjeet – Talous - Ostaminen sivulla.

Hankintojen julkisuus

Hankinta-asiakirjat tulevat julkisiksi julkisuuslain mukaisesti hankinnan arvosta riippumatta.

Esimerkkejä hankinta-asiakirjojen julkiseksi tulemisen ajankohdista:

-    Tarjouspyyntö: Tarjouspyyntö tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu.
-    Hankintapäätös: Hankintapäätös ja tarjousvertailu tulevat julkiseksi, kun ne on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu. Asianosaisilla eli mm. tarjouskilpailuun osallistuneilla on kuitenkin oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä liike- ja ammattisalaisuustietoja lukuun ottamatta, kun hankintapäätös on tehty.
-    Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat: Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat pääsääntöisesti julkisiksi vasta, kun hankintaa koskeva sopimus tai tilaus on tehty lukuun ottamatta tarjoajan liike- ja ammattisalaisuuksia koskevia tietoja. Kokonaishinta on kuitenkin annettava.

Pienhankinnan valvonta

Tavara tai palvelu on tarkastettava. Hankintayksikön on ilmoitettava toimittajalle toimituksessa ja laskutuksessa havaituista puutteista ja virheistä sekä valvottava, että puutteet ja virheet korjataan asianmukaisesti.