Etelä-Karjalan maakunnallinen hankintaohje

15.3.2011, päivitetty 12.1.2016

1. Yleistä

1.1. Etelä-Karjalan hankintapalvelut

Etelä-Karjalan hankintapalvelut toimii julkisista hankinnoista annetun lain tarkoittamana kunnallisena yhteishankintayksikkönä ja vastaa Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin, Lappeenrannan, Lemin, Imatran, Parikkalan, Taipalsaaren, Rautjärven, Ruokolahden, Savitaipaleen ja Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän hankintojen kilpailuttamisesta sekä huolehtii sopimusten tekemisestä ja niiden ylläpidosta yhteishankintojen osalta.

Etelä-Karjalan hankintapalvelut tekee yhteishankintojen lisäksi erillishankintoja Lappeenrannan kaupungille ja Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirille. Muut Etelä- Karjalan hankintapalveluiden asiakkaat tekevät erillishankintansa itse. Hankintapalvelut antaa pyydettäessä ohjeistusta yksiköiden itsensä kilpailuttamiin hankintoihin.

Etelä-Karjalan hankintapalveluiden toiminta perustuu yhteistyöhön liittyneiden osapuolten allekirjoittamaan yhteistyösopimukseen ja Etelä-Karjalan hankintapalveluiden johtosääntöön.

1.2. Yhteishankinnat Etelä-Karjalan hankintapalveluissa

Yhteishankinnoilla tarkoitetaan niitä hankintoja, joissa osallisena on kaksi tai useampia    organisaatioita.    Yhteishankintojen    hankintamenettely hankintapäätöksineen toteutetaan keskitetysti Etelä-Karjalan hankintapalveluiden välityksellä tai sen osoituksen mukaan.

Yhteishankintojen osalta Etelä-Karjalan hankintapalvelut huolehtii sopimuksien hallinnasta.

1.3. Erillishankinnat Etelä-Karjalan hankintapalveluissa

Hankinnat, joihin osallistuu vain yksi organisaatio, ovat erillishankintoja. Erillishankinnoissa organisaatio kilpailuttaa itse hankinnan ja tekee siitä oman hankintapäätöksensä. Etelä-Karjalan hankintapalvelut antaa tarvittaessa ohjeita hankintojen suorittamisessa. Poikkeuksena ovat Lappeenrannan kaupunki ja Etelä- Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri, joiden erillishankintojen osalta hankintapalvelut tekee yhteistyössä organisaation kanssa tarjouspyyntöasiakirjat, julkaisee tarjouspyynnöt, avaa tarjoukset ja tekee alustavan tarjousten vertailun. Lappeenrannan kaupunki ja Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri vastaavat kuitenkin kaikista teknisen toimen rakennusurakoiden ja konsulttipalveluiden kilpailuttamisesta. Muidenkin erityisosaamista edellyttävien hankintojen toteuttamisen hankintapalvelut voi osoittaa hankintayksikön itsensä suoritettavaksi.

Kansallisen kynnysarvon (30.000 €) alittavienkin, ei kuitenkaan vähäisten, erillishankintojen osalta voidaan mainittujen kahden organisaation kanssa erikseen sopia, että Etelä-Karjalan hankintapalvelut ottaa vastatakseen hankintamenettelyn vastaavalla tavoin kuin kynnysarvon ylittävissä erillishankinnoissa.

Hankintapalvelut voi tarvittaessa antaa organisaatioille ohjeita hankinnan suorittamisesta. Kuntien, kuntayhtymien sekä muiden julkisten hankintaorganisaatioiden kanssa on hankinnoissa ja niiden toteuttamisessa pyrittävä tarkoituksenmukaiseen yhteistyöhön. Tätä yhteistyötä Etelä-Karjalan osalta koordinoi hankintapalvelut.

1.4. Päätös hankintaan ryhtymisestä / toimeksianto

Päätöksen hankintaan ryhtymisestä tekee hankintayksikkö hankintaan myönnettyjen määrärahojen puitteissa sen mukaan kuin johto- tai muussa säännössä on määrätty. Hankinta-aloitteessa määritellään tuotteen tai palvelun ominaisuudet, suoritusarvot ja hankintaohjelma.

Hankinta-aloitteen tekijä antaa hankintapalveluille toimeksiannon tarjouskilpailun pitämiseen.

1.5. Julkisten hankintojen säädöspohja

Sen lisäksi, mitä julkisista hankinnoista annetussa laissa (348/2007) eli hankintalaissa ja vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista annetussa laissa (349/2007) eli erityisalojen hankintalaissa ja niitä täydentävissä säädöksissä, kuntalaissa ja hallintolaissa säädetään sekä kunnan taloussäännössä määrätään, noudatetaan kunnan, kuntayhtymän ja kuntakonserniin kuuluvien hankintayksiköiden hankinnoissa näitä ohjeita.

Tämä hankintaohje on tehty niin, että sitä voidaan käyttää työkaluna hankintoja tehtäessä. Ohjeessa on määritelty hankintoja tehtäessä huomioitavat säännöt, periaatteet ja arvot. Lisäksi hankintaohjeissa on käyty läpi hankintaprosessin kaikki vaiheet toimintaohjeineen.

Tämän ohjeen tarkoituksena on:
-    ohjata EKH:n asiakkaita kaikissa niiden hankinnoissa: hankinnoissa, jotka eivät kuulu hankintalain piiriin (pienhankinnat) sekä hankintalain mukaisissa hankinnoissa (kansalliset kynnysarvot ylittävät ja EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat)
-    täsmentää hankintojen suunnitteluun, valmisteluun, suorittamiseen ja valvontaan liittyviä toimintatapoja sekä EKH:n yhteishankinnoissa että erillishankinnoissa. Ohje koskee kaikkia hankintoja, sekä tavaroita että palveluja, näiden arvosta riippumatta.
-    kukin organisaatio voi antaa tarkentavia määräyksiä ja ohjeita siitä, miten tätä hankintaohjetta on sovellettava organisaation omissa, kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa (ns. pienhankinnoissa). Pienhankintoja koskevat hankintaohjeet on käsitelty tarkemmin kohdassa 2.1.

Kaikki tässä ohjeessa luetellut rahamäärät ovat euroissa ilman arvonlisäveroa (alv 0 %).

1.6. Hankintalain mukaiset hankinnat ja lain soveltamisala

Hankintalaissa hankinnalla tarkoitetaan organisaation ulkopuolelta tapahtuvaa tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä. Hankinnalla ei tarkoiteta kuitenkaan esimerkiksi kiinteän omaisuuden hankintaa ja vuokrausta saatikka kiinteän omaisuuden myyntiä. Hankinnaksi ei katsota myöskään lainan hankintaa, kun taas rahoituspalveluiden hankinta on hankintalain alaisen kilpailuttamisen piirissä.

Hallinto-organisaation tai kuntakonsernin sisäisissä hankinnoissa ei ole kilpailuttamisvelvollisuutta. Näissäkin hankinnoissa voidaan kuitenkin soveltuvin osin noudattaa hankintaohjeita, varsinkin jos hankintayksikössä sovelletaan ns. tilaajatuottaja - järjestelmää. Hankinnan säilyminen kuntakonsernin sisäisenä sidosyksikköhankintana arvioidaan hankintalain 10 §:n ja oikeuskäytännön perusteella. Vastaavasti hankintalain mukaan arvioidaan, onko kuntien yhteistoiminnan kohdalla kysymys kaupallisesta taloudellista vastiketta vastaan tapahtuvasta hankinnasta vai laaja-alaisemmasta hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle jäävästä yhteistoiminnasta.

Kansallisen kynnysarvon alittavat ns. pienhankinnat jäävät kokonaan hankintalain ulkopuolelle ja niissä menetellään tämän hankintaohjeen kohdan 2.1. mukaisesti.

1.6.1. Hankinnat, joita koskevat hankintasääntelyn sitovat määräykset

Hankintaohjeita sovelletaan hankintoihin niiden euromääräisen arvonlisäverottoman arvon mukaisesti. Kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja (ns. pienhankintoja) koskevaa hankintaohjeistusta on tässä hankintaohjeessa käsitelty kohdassa 2.1. Hankintalainsäädäntöä ja näitä ohjeita sovelletaan sitovasti hankintoihin niiden euromääräisen arvonlisäverottoman arvon mukaisesti. Euromääräiset kynnysarvot eri hankintojen osalta ovat (1.1.2014) seuraavat:

Kansallisen kynnysarvon suuruiset tai ylittävät hankinnat
tavara- ja palveluhankinnat    ≥ 30.000 €

terveydenhoito- ja sosiaalipalvelujen hankinnat sekä eräät työvoimapalveluihin
liittyvät koulutuspalveluiden hankinnat    ≥ 100.000 €

rakennusurakat    ≥ 150.000 €

EU-kynnysarvon suuruiset tai ylittävät hankinnat
tavara- ja palveluhankinnat    ≥ 209.000 €

erityisalojen hankintalain tarkoittamat:
tavara- ja palveluhankinnat    ≥ 418.000 €

rakennusurakat ja käyttöoikeusurakat    ≥ 5.225.000 €

suunnittelukilpailut    ≥ 418.000 €

Hankintadirektiivissä ja hankintalaissa palveluhankinnat on luokiteltu ensisijaisiin palveluhankintoihin (säännösten liite A) ja toissijaisiin palveluhankintoihin (säännösten liite B). Hankintadirektiivien säännökset koskevat pääsääntöisesti vain EU-kynnysarvon suuruisia tai ylittäviä liitteen A mukaisia ensisijaisia palveluhankintoja. Liitteen B mukaisissa palveluhankinnoissa sovelletaan niiden arvosta riippumatta pääosin EU-kynnysarvon alittavia palveluhankintoja koskevia säännöksiä.

Hankintadirektiivin ja hankintalain palveluhankintoja koskevat liitteet A-C ovat tämän hankintaohjeen liitteenä 7.

EU-kynnysarvon suuruiset tai ylittävät Erityisalojen hankinnat: Tavara- ja palveluhankinnat    ≥ 419.000 €

Suunnittelukilpailut    ≥ 418.000 €

Rakennusurakat    ≥ 5.225.000 €

Kansalliset kynnysarvot on päivitetty Laissa julkisista hankinnoista 1.6.2010. EU- kynnysarvot päivitetään kahden vuoden välein. Hankintaohjeissa olevat EU- kynnysarvot on annettu 1.1.2016. Voimassa olevat EU-kynnysarvot löytyvät aina Työ- ja elinkeinoministeriön Internet-sivuilta osoitteesta www.tem.fi.

1.7. Hankinnoissa noudatettavat arvot

1.7.1. Tasapuolisuus ja syrjimättömyys

Hankinnan kaikissa vaiheissa on noudatettava tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteen mukaisesti tarjousmenettelyn kaikissa vaiheissa kaikkia ehdokkaita ja tarjoajia kohdellaan samalla tavalla riippumatta sellaisista tekijöistä, jotka eivät liity hankinnan toteuttamiseen. Tällaisia tekijöitä ovat erityisesti ehdokkaiden tai tarjoajien kansallisuus ja sijoittuminen johonkin jäsenvaltioon tai jollekin alueelle. Tasapuolisuus ja syrjimättömyys liittyvät myös tarjouksen kohteen määrittelyyn. Teknisiä vaatimuksia tai muita vaatimuksia ei saa muotoilla niin, että ne suosivat tiettyjä tarjoajia. Vaatimusten tulee liittyä tarjouksen kohteeseen ja niiden tulee olla oikeassa suhteessa hankinnan laatuun nähden.

1.7.2. Kokonaistaloudellisuus

Hankinnoissa on huomioitava hankinnan kokonaistaloudellisuus. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että hankintaa määriteltäessä huomioidaan sen vaikutukset koko tuotteen elinkaaren ajalta ja kustannukset, jotka se aiheuttaa ostavalle organisaatiolle.

Elinkaarikustannukset liittyvät lähinnä laitehankintoihin, joissa laitteen hankintahinnan lisäksi tulee huomioida vuosittaisten huoltojen ja varaosien hinnoittelu. Myös laitteen toimintaan tarvittavien kulutustavaroiden hinnat tulee huomioida, koska pitkällä aikavälillä niillä voi olla merkittävä vaikutus laitteen käyttökustannuksiin.

Palveluiden hankinnoissa on kiinnitettävä erityistä huomiota kokonaistaloudellisuuteen. Hankintaa valmisteltaessa on tehtävä kustannuslaskenta toiminnan ostamisen ja toiminnan itse tuottamisen välillä. Hankinnassa tulee huomioida myös palvelun ostamisesta aiheutuvat välilliset kustannukset. Tarjouskilpailua ei saa käyttää markkinoilla vallitsevan hintatason selvittämisen tarkoituksessa ilman aikomusta tai valmiutta tehdä hankintaa oman organisaation ulkopuolelta. Hintoja ja kustannuksia koskeva vertailutiedon hankkiminen on toteutettava muulla tavoin. Ostettava palvelu tulee määritellä niin, että toiminta siirtyy kaikilta tarpeellisilta osa-alueiltaan sopimuskumppanille. Tilanteita, joissa palvelu siirretään ostettavaksi, mutta tietyt päällekkäiset työvaiheet jäävät ostavalle organisaatiolle tai oston myötä vapautuvat organisaation omat henkilöstöresurssit jäävät käyttämättä, tulee välttää.

1.7.3. Energiatehokkuus ja ympäristöystävällisyys

Hankintalain 45 §:ssä säädetään ympäristökriteerien soveltamisesta osana hankinnan sisältöä kuvaavia teknisiä eritelmiä, lain 54 § mahdollistaa ympäristörikoksiin syyllistyneen tarjoajan poissulkemisen hankintamenettelystä, ja lain 59 § mahdollistaa ympäristöhoitotoimenpiteitä koskevan selvityksen pyytämisen. Ympäristönäkökohdat voidaan huomioida lain 62 ja 72 §:n mukaisesti myös tarjouksen vertailuperusteissa.

Ympäristöystävällinen tuote tai palvelu määritellään hankinnan kohdetta kuvaavien teknisten määritelmien avulla. Periaatteessa voidaan edellyttää mitä tahansa ympäristöystävällisyyteen liittyvää seikkaa, kunhan sillä ei tosiasiallisesti syrjitä tai suosita mitään tarjoajaa tai tuoteryhmää. Tyypillisiä esimerkkejä ympäristöperusteista ovat energiatehokkuuteen liittyvät vaatimukset esimerkiksi koneissa ja laitteissa tai rakennusten energiankulutukseen lämmityksessä, ilmanvaihdossa tai valaistuksessa liittyvät seikat.

Laitteenkäyttöiän pituus vaikuttaa sen ympäristöystävällisyyteen. Laitteen käyttöikään vaikuttavia ominaisuuksia voivat olla esimerkiksi huoltoon, varaosien saatavuuteen, vanhojen laitteiden keräilyyn ja uusien tuotteiden kierrätettävyyteen, helppoon hävitettävyyteen, pitkään takuuaikaan tai muihin elinkaarikustannuksiin liittyvät seikat.

1.7.4. Sosiaaliset kriteerit

Hankintalaissa viitataan suoraan sosiaalisiin kriteereihin pykälissä 14 ja 49. Hankintalain 14§:n mukaan: ” Hankintayksikkö voi rajoittaa tarjouskilpailuun osallistumisen työkeskuksille tai vastaaville yksiköille taikka varata hankinnan toteuttamisen tapahtuvaksi työohjelmien yhteydessä, jos asianomaisten työntekijöiden enemmistö on vammaisia, jotka eivät vammansa luonteen tai vakavuuden vuoksi voi harjoittaa ammattitoimintaa tavanomaisissa olosuhteissa. Hankintailmoituksessa on ilmoitettava sopimuksen olevan varattu työkeskuksille tai työohjelmien yhteydessä toteutettavaksi. ”

Hankintadirektiivin ulkopuolisissa hankinnoissa, kuten EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa ja palveluja koskevissa käyttöoikeussopimuksissa, tarjouskilpailut voidaan rajata sosiaalista yrityksistä annetun lain mukaisille sosiaalisille yrityksille. Vastaavasti hankinnat voidaan kiintiöidä esimerkiksi vammaisia henkilöitä työllistäville yrityksille koko yhteisön alueella

Sosiaalisina kriteereinä voidaan käyttää esimerkiksi pitkäaikaistyöttömien, maahanmuuttajien tai kehitysvammaisten työllistämistä ostettavaan palveluun liittyvissä tehtävissä. Sosiaalisen kriteerin kautta sopimuskumppanit saadaan sitoutettua yhteiskunnalliseen vastuuseen ja sitoutumaan työllistämään tarjouspyynnössä eritellyn kohderyhmän työntekijä yrityksen palvelukseen. Sosiaalisten kriteerien käytön tavoitteena on saada ostopalveluiden kautta työelämästä syrjäytyneiden tai työelämään vielä tutustumattomille henkilöille työpaikka. Tavoitteena on saada henkilöt siirtymään työelämään tai antaa mahdollisuus tehdä töitä omien kykyjensä ja osaamisensa mukaisesti. Työllistymisen myötä kunta saa säästöjä erilaisten sosiaalisten tukien määrien vähentyessä henkilöiden siirtyessä työelämään tai vaihtuessa yritykselle maksettavaan palkkatukeen.

Hankinnan kohteen määrittelyssä tulee aina työllistävää sosiaalista kriteeriä käytettäessä muotoilla työllistämistavoite hankinnan kohteen sisälle. Hankinnan kohteen määrittely on jokaisen hankintayksikön vapaasti tehtävissä. Hankinnan kohteen määrittelyn jälkeen kuvaan astuu hankintalain menettelyt, joita tulee noudattaa hankinnan laillisuuden takaamiseksi. Esimerkiksi teknisten eritelmien tulee liittyä hankinnan kohteeseen, joten jo hankintaa kuvatessa tulee kuvata työllistävä elementti ja informatiivisuuden vuoksi myös sen tarkoitus/tavoite eli miksi tällä hankinnalla halutaan luoda työpaikkoja.

Sosiaalisten kriteerien käytön ohjeistus on hankintaohjeen liitteenä 2.

1.8. Ehdottomat vaatimukset

1.8.1. Yleiset vaatimukset

Hankintayksikön tulee päättää hankittavan tavaran, palvelun ja rakennustyön sisällöstä, laajuudesta ja laadusta. Laadun määritys tapahtuu kunkin toiminta-alueen erityistarpeiden pohjalta. Hankintayksiköllä on perusvastuu siitä, että laatuvaatimukset asetetaan riittävän korkeiksi. Hankinnan sisällön määrittely, jota käsitellään tarkemmin tämän hankintaohjeen kohdassa 4.2, on hankintaprosessin tärkein vaihe. Sisältövaatimuksilla määritellään tarvittaessa yksityiskohtaisesti tuotteen, palvelun tai rakennustyön laatu (hankinnan peruslaatuvaatimukset).

Hankinnoissa on otettava huomioon mahdollisuuksien mukaan kestävä kehitys, tuotteiden ja niiden pakkausmateriaalien ympäristövaikutukset ja -kuormitukset sekä kierrätysmahdollisuudet tavaran tai rakennusmateriaalin koko elinkaaren aikana. Tavara- ja palveluhankinnat on pyrittävä kohdistamaan yleisesti saatavilla oleviin malleihin ja laatuihin. Hankinnoissa on vältettävä tarpeettomia rinnakkaistuotteita. Tuotteen tai palvelun yleispätevyydellä on merkitystä paitsi kilpailuun myötävaikuttavana tekijänä myös sillä, että hankintayksikkö ei tule väärällä tavalla sidotuksi ainoan toimittajan tuotteisiin. Väärällä sidonnaisuudella on merkitystä erityisesti ICT-alan hankinnoissa.

Hankinnoissa on huolehdittava siitä, ettei laatuvaatimuksia aseteta korkeammiksi, kuin mitä kulloinkin on tarpeellista. Tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisällytettävä kaikki hankinnan toteuttamisen kannalta tarpeelliset laatua koskevat tiedot, jotta kilpailuun osallistuvat voivat saada oikean käsityksen tilaajan tarpeista ja hankkeen yksityiskohdista.

Muita kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyjä vaatimuksia ei voida käyttää tarjousten vertailussa, vaikka myöhemmin havaittaisiin, että jonkun yrityksen esittämillä reunaehdoilla voitaisiin saavuttaa parempi lopputulos. Mikäli hankintoja vertailtaessa ilmenee, että laatuvaatimukset on määritelty hankintayksikön tarpeiden kannalta epätarkoituksenmukaisesti tai muuten puutteellisesti, niin tällöin hankinta voidaan käytännössä keskeyttää. Sen jälkeen joudutaan määrittelemään tuote tai palvelu uudestaan ja aloittamaan tarjouskilpailu alusta. Hankintayksikkö joutuu aina harkitsemaan hankinnan sisällön perusteella, onko hankinnan keskeyttämisen sijasta tarkoituksenmukaisempaa päästä hankinnassa nopeasti eteenpäin ja siirtyä lain sallimissa puitteissa neuvottelumenettelyyn.

Tarjouspyynnössä esitettävät laatua koskevat vaatimukset voivat koskea esimerkiksi:
-    toimittajan toiminnallisia valmiuksia, ellei niitä ole voitu ottaa riittävästi huomioon jo yrityksen kelpoisuutta arvioitaessa
-    tavaraan, palveluun tai rakennustyöhön kohdistuvia ominaisuuksia
-    yrityksen innovaatiokykyä
-    laadunvarmistusta tai laatujärjestelmää
-    sovellettavia standardeja
-    teknisiä erityisvaatimuksia
-    koulutusta, kokemusta
-    ympäristövaikutuksia
-    energian säästöä
-    huoltoa
-    kestävää kehitystä
-    sosiaalisia kriteereitä.

Tehtävän sisältöä koskevan laadunmäärityksen ohella suoritukseen laatuun vaikuttaa erityisesti palveluhankinnoissa ja urakoissa olennaisesti hankinnan toteuttavan yrityksen yleinen ammattitaito (soveltuvuus/kelpoisuus) ja laatujärjestelmä tai muu laadunvarmistustapa. Yrityksen soveltuvuutta koskeviin kysymyksiin hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota valittaessa yrityksiä tarjouskilpailuun rajoitetussa menettelyssä ja neuvottelumenettelyissä. Avoimessa menettelyssä tarjoajien kelpoisuuteen voidaan myös kiinnittää huomiota, joskin toimittajien ominaisuuksia arvioidaan vasta tarjousten jättämisen jälkeen.

1.8.2. Tekniset eritelmät

Jos tarjouspyyntöasiakirjat sisältävät tavaran ominaisuuksia koskevia vaatimuksia, kuten teknisiä eritelmiä, ne tulee laatia noudattaen EU:n puitteissa vahvistettua yleistä hankintasanastoa ja viitenumerointia (CPV). Hankintasanasto perustuu EU:n parlamentin ja neuvoston asetukseen n:o 2195/2002 sekä direktiivin muutoksista johtuvaan sittemmin annettuun Komission asetukseen (EY) n:o 213/2008. Hankintasanastoa käytetään hankinta-asetuksen mukaisesti suppeammin EU- kynnysarvot alittavissa hankinnoissa verrattuna ne ylittäviin hankintoihin.

Hankintasanasto on käytännössä löydettävissä hankintailmoituslomakkeiden tiedostoista (www.hankintailmoitukset.fi) ja Creditan hankintailmoituslomakkeiden täyttöohjeista (www.credita.fi ). Hankintailmoituksissa käytettävät uudet CPV-koodit on vahvistettu laeilla 797 ja 798/2008.

Tehtävän määrittelyä koskevia teknisiä eritelmiä ei saa laatia siten, että ainoastaan tietyn valmistajan tuote voi tulla kysymykseen. Yritysten tasavertaisen ja syrjimättömän kohtelun mahdollistamiseksi tiettyyn tavaramerkkiin viittaaminen on poikkeuksellisesti sallittua ainoastaan, jos mainintaan liitetään ilmaisu ”tai vastaava”. Yksittäiseen tuotemerkkiin viittaaminen saattaa olla välttämätöntä esimerkiksi silloin, kun hankitaan tuotteita tai palveluja, jotka pitää saada yhteensopiviksi jo olemassa oleviin laitteisiin tai toimintakonsepteihin. Kynnysarvon suuruisissa tai sen ylittävissä hankinnoissa viittaaminen tietyn valmistajan tuotteisiin edellyttää tarkempia erityisperusteita. Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tekninen eritelmä määritellään ensisijaisesti viittaamalla joko eurooppalaisten standardien mukaisiin kansallisiin standardeihin tai eurooppalaisiin teknisiin hyväksyntöihin tai eritelmiin hankintalain mukaisesti.

1.9. Laadunvarmistus ja -valvonta

Tavaran, palvelun tai rakennustyön laatu määritellään lähtökohtaisesti tarjouspyynnössä ja sen teknisissä liitteissä. Tilaaja voi tämän lisäksi edellyttää, että tavaran tai palvelun toimittaja taikka urakoitsija noudattaa tuotteiden valmistuksessa tai palvelusten toimittamisessa taikka rakennustyössä yleisesti hyväksyttyä laatu- tai muuta järjestelmää. Tilaaja voi laatujärjestelmän sijasta edellyttää toimittajalta muuta dokumentoitua laadunvarmistusta. Laadunvarmistuksen kohdalla voidaan viitata eri toimialoja koskevien yleisten sopimusehtojen mahdollisiin laadunvarmistusta koskeviin määräyksiin. Sopimussuhteen aikana tilaajan tulee mahdollisesta laadunvarmistusjärjestelmästä riippumatta seurata, että tuottaja täyttää sopimuksen edellyttämät laatuvaatimukset.

1.10. Saatavuus ja varastointi

Jos tavaraa on jatkuvasti kohtuuhintaan saatavissa, tarpeetonta varastointia on vältettävä. Hankintayksikön oma käyttövarasto on muutoinkin mitoitettava niin, että se on kustannusten ja toiminnan kannalta on optimaalinen. Hankinnasta ja varastoinnista poikkeusoloja varten (velvoitevarastointi) on säädetty erikseen.

1.11. Logistiikkapalvelut

Etelä-Karjalan hankintapalveluiden ja siihen kuuluvan logistiikkakeskuksen hankintapalvelun tehtävänä on kehittää hankinnan ja logistiikan yhteistyötä sekä osaltaan huolehtia hankinta- ja ostotoiminnan avulla varastotoimintojen ja logistiikan kokonaistaloudellisesta järjestämisestä Etelä-Karjalan maakunnan alueella.

Etelä-Karjalan maakunnan alueella pyritään pienentämään varastointitarvetta tietojärjestelmäratkaisujen, terminaalitoiminnan ja tehokkaan kuljetusjärjestelmän avulla. Siltä osin kuin varastointia tarvitaan, suositaan varastointitoimintojen keskittämistä ja päällekkäisyyksien karsimista.

2. Hankintamenettelyt

Hankintalaki    sisältää    direktiivien    mukaisen    kynnysarvon    lisäksi    kansallisen kynnysarvon. Julkiset hankinnat jakautuvat kolmeen eri ryhmään niiden taloudellisen arvon perusteella seuraavasti:

a)    kansallisen kynnysarvon alittavat (= pienhankinnat)
b)    kansallisen kynnysarvoiset tai ylittävät (= kansalliset hankinnat)
c)    EU-kynnysarvoiset tai ylittävät hankinnat (= EU-hankinnat).

Eri hankintamenettelyjen käytettävyys riippuu mm. hankinnan taloudellisesta arvosta. Jäljempänä käsitellään hankintamenettelyjen käytön edellytyksiä erisuuruisissa hankinnoissa.

2.1. Hankintamenettelyt kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa eli ns. pienhankinnoissa

2.1.1. Yleistä

Pienhankintoja    ovat    ne    hankinnat,    jotka    jäävät    arvoltaan    alle    kansallisten kynnysarvojen.

Etelä-Karjalan maakunnan kunnat ja yhteisöt määrittelevät itse omat periaatteet ja eurorajat pienhankintojen kilpailuttamiselle. Soveltuvin osin on noudatettava hankintaohjeen mukaisia menettelytapoja.

Kansallinen kynnysarvo on
-    30 000 euroa tavara- ja palveluhankinnoissa,
-    100 000 euroa terveydenhoito- ja sosiaalipalvelujen hankinnoissa sekä eräissä työvoimapalveluihin liittyvissä koulutuspalveluiden hankinnoissa ja
-    150 000 euroa rakennusurakoissa.

Kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin eli pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia muutoin kuin hankintaoikaisua koskevan muutoksenhakusäännöksen osalta (HankL 83 §).

Näissä hankinnoissa hankintamenettelyn valinta on hankintayksikön harkinnassa. Pienhankinnoissa on kuitenkin yleensä perusteltua noudattaa vastaavankaltaisia hankintamenettelyjä kuin arvoltaan suuremmissa hankinnoissa. Menettelytavan valinnan ja hankintapäätöksen ei tarvitse kuitenkaan olla samalla tavalla perusteltu kuin hankintalakia sovellettaessa kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa.

Hankinta suoritetaan pääsääntöisesti avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen saatuihin tarjouksiin perustuen. Neuvottelumenettelyä ja suorahankintaa ilman tarjouskilpailua käytetään silloin, kun tavanmukainen kilpailuttaminen ei ole hankkeen erityinen laatu tai vähäisyys huomioon ottaen perusteltua esimerkiksi kilpailuttamisesta johtuvien kustannusten tai siihen kuluvan ajan johdosta.

Mikäli pienhankintoja syntyy tiettyjen tuotteiden tai palveluiden osalta usein, tulee harkita näiden tuote- tai palveluryhmien kilpailuttamisesta puitejärjestelynä. Pienhankintaa tehtäessä on tarkistettava onko tuotteesta tai palvelusta olemassa puitesopimusta, jota voitaisiin hyödyntää.

2.1.2. Hankinnat kilpailuttaen

Avoin menettely
Avoimessa menettelyssä hankinnasta ilmoitetaan julkisesti hankintayksikön parhaaksi katsomalla tavalla. Ilmoituksen perusteella kaikilla halukkailla toimijoilla on mahdollisuus pyytää tarjouspyyntöasiakirjat ja tehdä tarjous. Ilmoitusmenettelyn sisältö ja laajuus on pienhankinnoissa hankintayksikön vapaasti määrättävissä. Käytännön hankintaa koskeva ilmoitus julkaistaan esimerkiksi paikallis- tai maakuntalehdessä ja Etelä-Karjalan hankintapalveluiden tai kunnan nettisivuilla.

Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita ja kun kysymyksessä on hankinta, joka voidaan ratkaista vain hinnan perustella. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella noudattaen tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatetta.

Rajoitettu menettely
Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään määrätyltä joukolta toimittajia, jotka arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan aiottu hankinta tai muu tehtävä. Mahdollisimman tasapuolisen kilpailutilanteen luomiseksi tarjouspyyntö lähetetään riittävän monelle yritykselle. Suositeltavana määränä pienissä hankinnoissa voidaan pitää vähintään kolmea toimittajaa.

Rajoitettua menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun huomiota on kiinnitettävä ehdokkaiden soveltuvuuteen ja kun toimittajan valinta suoritetaan tarjousten kokonaistaloudellisuuden perusteella. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella.

Tarjoajien kanssa voidaan avoimessa ja rajoitetussa hankintamenettelyssä kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa tarvittaessa käydä neuvotteluja, joiden tarkoituksena on vain selventää tai täsmentää tarjousten sisältöä taikka tilaajan vaatimuksia. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvottelun käyminen yksinomaan tarjoushinnan tarkistamiseksi (ns. tinkimiskierros) on kiellettyä. Tässä tarkoitettu neuvottelu on erotettava jäljempänä mainittavasta erityisestä neuvottelumenettelystä.

Neuvottelumenettely
Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat voidaan suorittaa myös neuvottelumenettelyin ilman erityistä syytä toisin kuin on sääntönä kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Neuvottelumenettely voi tapahtua usealta eri toimittajalta saadun tarjouksen perusteella tai neuvotellen heidän kanssaan ilman tarjousmenettelyä. Neuvottelumenettely ilman kilpailua eli suora hankinta on sallittua jäljempänä mainituin edellytyksin (kohta 2.1.3).

2.1.3. Hankinta ilman kilpailuttamista (suora hankinta)

Hankinta ilman kilpailua eli suora hankinta on hankintalaissa mainittujen perusteiden (HankL 27–28 ja 67 §) lisäksi mahdollista kansallisen kynnysarvon alittavissa eli ns. pienhankinnoissa, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista.    Hankinnan    vähäisyys    on    arvioitava    hankintayksikön hankintavolyymien ja hankintojen luonteen pohjalta. Suora hankinta on mahdollista esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia eli niin sanottuja transaktiokustannuksia. Suora hankinta on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa, tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta.

Kansallisen kynnysarvon alittavissa, yksittäisissä sosiaali,- terveys-, koulutus-, ja konsulttipalvelujen hankinnoissa sekä tietotekniikkaan perustuvien kysely/arviointipalvelujen tai ohjelmistojen hankinnoissa hankinta voidaan suorittaa ilman kilpailua, jos niiden kilpailuttaminen on epätarkoituksenmukaista.

Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella.

Suora hankinta on erotettava tilauksista, joita hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen sopimusten puitteissa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eikä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia päätöksiä. Tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää yhteishankinnassa, kun hankinta tehdään sellaiselta hankintalain 11 §:n tarkoittamalta yhteishankintayksiköltä, joka on noudattanut hankintalain säännöksiä hankinnan tekemisestä eli kilpailuttanut hankinnat. Yhteishankinnoissa tehtävien puitesopimusten ja puitejärjestelyjen täytäntöönpano toteutuu tilauksin kilpailun voittaneelta tai voittaneilta toimittajilta.

2.2. Hankintamenettelyt kansallisen kynnysarvon suuruisissa tai sen ylittävissä hankinnoissa

2.2.1. Yleistä

Kansallinen kynnysarvo on 30 000 euroa tavara- ja palveluhankinnoissa, 100 000 euroa terveydenhoito- ja sosiaalipalvelujen hankinnoissa sekä eräissä työvoimapalveluihin liittyvissä koulutuspalveluiden hankinnoissa ja 150 000 euroa rakennusurakoissa.

Kansallisen kynnysarvon suuruisissa tai ylittävissä, mutta EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa eli kansallisissa hankinnoissa noudatetaan hankintalakia. Hankintamenettelyt tähän ryhmään kuuluvissa hankinnoissa on osittain kevennettyjä verrattuna EU-kynnysarvon suuruisiin tai ylittäviin hankintoihin. Tähän ryhmään kuuluvat myös hankintadirektiivien ja hankintalain liitteen B mukaiset niin sanotut toissijaisia hankintoja koskevat palvelut, joita voivat käytännössä suorittaa vain paikalliset tai kansalliset palvelun tuottajat. Esimerkkeinä mainittakoon terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut, hotelli- ja ravintolapalvelut, turvallisuuspalvelut, avustavat kuljetuspalvelut, koulutuspalvelut sekä virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut.

Kansallisissa hankinnoissa hankinta suoritetaan pääsääntöisesti tarjouskilpailuna avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen. Neuvottelumenettelyä, kilpailullista neuvottelumenettelyä, puitejärjestelyä ja suorahankintaa ilman tarjouskilpailua käytetään ainoastaan hankintalaista ilmenevin erityisin perustein.

2.2.2. Hankinnat kilpailuttaen

Avoin menettely
Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. Tarjouskilpailusta julkaistaan ilmoitus kansallisessa julkisten hankintojen sähköisellä ilmoituskanavalla (HILMA) siten kuin siitä on erikseen asetuksella säädetty ja kauppa- ja teollisuusministeriön hyväksymissä ilmoituslomakkeissa edellytetty.

Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita, joiden laatuvaatimukset ilmenevät tarjouspyyntöasiakirjoista. Hankittavat tuotteet ja palvelut tulee määritellä käyttäen yhteistä kansainvälistä hankintasanastoa eli ns. CPV-koodeja. Nämä ovat löydettävissä mm. Creditan hankintailmoituslomakkeiden käyttöohjeista (www.credita.fi ).

Avoimessa menettelyssä mahdollisesti saatavien lukuisten tarjousten johdosta usein on tarkoituksenmukaista ottaa hankinnan ratkaisuperusteeksi hinta, jotta tarjousten käsittely olisi kohtuudella hallittavissa. Käytettäessä valintaperusteena tarjousten kokonaistaloudellista edullisuutta, arviointikriteereitä on syytä olla vain kohtuullinen määrä, jotta avoimessa menettelyssä mahdollisesti saatavat lukuisat tarjoukset kyetään huolellisesti vertailemaan kaikkien ilmoitettujen laatukriteerien osalta.

Tarjousten tekemiseksi on varattava riittävä aika ottaen huomioon hankinnan laatu, luonne ja laajuus. Ennen saatujen tarjousten vertailua arvioidaan tarjouksen jättäneiden yritysten kelpoisuus ja annettujen tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella tarjouspyynnössä mainituin valintaperustein ja arviointikriteerein.

Rajoitettu menettely
Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään etukäteen määrätyltä joukolta toimittajia, jotka arvioidaan soveltuviksi (kelpoisiksi) eli luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan aiottu hankinta tai muu tehtävä. Toimittajien löytämiseksi rajoitetusta tarjouskilpailusta julkaistaan ilmoitus kansallisessa julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa eli ilmoitusportaalissa (HILMA) siten, kuin ilmoitusmenettelystä on edellä avoimen menettelyn yhteydessä mainittu.

Hankinnasta kiinnostuneiden yritysten tulee ilmoittautua eli jättää osallistumishakemuksensa hankintayksikölle asetettuun määräaikaan mennessä. Osallistumishakemusten jättämistä varten on varattava riittävä aika, joka määräytyy hankinnan luonteen ja laajuuden mukaan.

Tarjouskilpailuun hyväksyttävät toimittajat on valittava niiden osallistumishakemuksen lähettäneiden ehdokkaiden joukosta, jotka täyttävät hankintalain edellyttämät ja hankintayksikön asettamat ominaisuudet ja muut vaatimukset. Nämä on suhteutettava hankinnan laatuun ja kokoon nähden. Hankintayksikkö voi ennalta rajata niiden ehdokkaiden lukumäärän, joille tarjouspyyntö lähetetään. Lukumäärä tai sitä koskeva vaihteluväli on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Tarjoajia on kutsuttava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä, vähintään viisi ehdokasta, todellisen kilpailun varmistamiseksi.

Tarjouspyyntöasiakirjat lähetetään hankintayksikön valitsemille ehdokkaille samanaikaisesti. Tarjouspyyntöjä ei saa tällöin toimittaa muille, koska ehdokkaat on jo valittu osallistumishakemusten kautta. Ainoastaan silloin, kun osallistumishakemuksen jättäneitä ehdokkaita on vähemmän kuin kilpailuun on ollut tarkoitus ottaa mukaan yrityksiä, hankintayksikkö voi lähettää tarjouspyyntöasiakirjat myös muille sopiviksi katsotuille yrityksille.

Tarjousten tekemiseksi varattavan ajan tulee olla riittävä ottaen huomioon hankittavan tavaran, palvelun tai urakan laajuus ja luonne. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella tarjouspyynnössä mainituin edellytyksin ja perustein.

Erityisin perustein tarjoajien kanssa voidaan avoimessa ja rajoitetussa hankintamenettelyssä käydä hankintaneuvotteluja, joiden tarkoituksena on selventää tai täsmentää tarjouksen sisältöä taikka tilaajan vaatimuksia. Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvottelut tulee käydä kaikkien tarjousten tekijöiden kanssa, ellei poikkeavaan menettelyyn ole saatujen tarjousten perusteella erityistä syytä. Neuvottelut yksinomaan tarjoushinnan tarkistamiseksi eli ns. tinkimiskierrokset ovat kiellettyjä. Tässä tarkoitettu neuvottelu on erotettava jäljempänä mainittavasta neuvottelumenettelystä ja kilpailullisesta neuvottelumenettelystä.

Neuvottelumenettely
Poikkeuksellisesti hankinta voidaan suorittaa hankintalaista ilmenevällä neuvottelumenettelyllä. Neuvottelumenettely poikkeaa avoimesta ja rajoitetusta menettelystä muun muassa siinä, että toimittajaa valittaessa sallitaan siirryttäväksi neuvottelumenettelyyn tai neuvottelumenettelyä käytetään itsenäisenä etukäteen ilmoitettuna valintamenettelynä. Sen sijaan sattumanvaraisten kesken hankintamenettelyjen käydyt neuvottelut ovat pääsääntöisesti kiellettyjä, koska neuvottelut saattavat johtaa kiellettyihin tinkimiskierroksiin.

Neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä hankintalain 65 ja 25 §:n 1 momentissa säädetyin edellytyksin esimerkiksi silloin kun yhtäkään saatua tarjousta ei voida sellaisenaan hyväksyä tai kun muuten on ilmeistä, ettei ilman neuvotteluja päästä tyydyttävään tulokseen. Vastaavasti neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä, jos saadut tarjoukset ylittävät olennaisesti talousarviossa varatut määrärahat ja hankinta aiotaan kuitenkin toteuttaa supistetussa tai muuten muutetussa muodossa.

Neuvottelumenettely ei oikeuta kuitenkaan poikkeamaan aidosta kilpailutuksesta eikä saatujen tarjousten tasapuolisesta käsittelystä. Päätös neuvottelumenettelyyn siirtymisen tarpeellisuudesta on kilpailussa mukana oleville ilmoitettava ja viimeistään lopullisessa päätöksessä perusteltava.

Neuvottelumenettely itsenäisenä hankintamuotona, josta julkaistaan ilmoitus, on hankintalain 66 §:n 2 momentin mukaan mahdollista erityisin perustein. Neuvottelumenettely tulee kysymykseen esim. sellaisissa palveluhankinnoissa, joissa tavanmukainen kilpailuttaminen ei ole mahdollista. Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää, jos hankittavan palvelun luonne tai asiaan liittyvät riskit eivät poikkeuksellisesti salli etukäteistä kokonaishinnoittelua tai jos hankittava palvelu on luonteeltaan henkinen palvelu (osaamispalvelu), taikka vakuutus-, pankki- ja sijoituspalvelujen osalta, kun sopimuserittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä noudattaen. Vastaavaa menettelyä voidaan käyttää myös rakennusurakoissa laissa säädetyin edellytyksin.

Neuvottelumenettelyssä ei ehdottomasti edellytetä yksityiskohtaista (täydellistä) tarjouspyyntöä tai tarjousta, jos asianomaisen hankinnan kohdalla sellaisen esittäminen on käytännössä suhteellisen vaikeata. Hankittavan tuotteen, palvelun tai urakan sisältö ja sopimuksen reunaehdot tarkentuvat tällöin neuvottelujen yhteydessä.

Tyypillisenä esimerkkinä hankinnoista, joissa neuvottelumenettelyn käyttämismahdollisuus voi toteutua, mainittakoon osaamispalveluihin liittyvät palveluhankinnat, kuten konsulttien valinnat ja tietoliikenteen edellyttämät hankinnat sekä yksittäiset sosiaali,- terveys-, koulutus-, ja konsulttipalvelujen hankinnat sekä tietotekniikkaan perustuvat kysely/arviointipalvelut tai ohjelmistot. Vastaavasti neuvottelumenettely on mahdollista muissakin palveluhankinnoissa, mikäli tehtävän määrittelyä tai tarvittavien laitteiden laatua ja ominaisuuksia ei voida etukäteen riittävän tarkasti määritellä tai tällainen määrittely on epätarkoituksenmukaista. Erityisalojen hankintalain tarkoittamissa teknisissä peruspalveluissa neuvottelumenettelyn käyttäminen on aina sallittua (EritHankL 24 §).

Kilpailullinen neuvottelumenettely
Kilpailullinen neuvottelumenettely on perinteisen neuvottelumenettelyn jalostuneempi muoto käytettäväksi monimutkaisissa hankinnoissa. Käytännössä kilpailullinen neuvottelumenettely tulee sovellettavaksi vain poikkeuksellisesti EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa. Kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn liittyvät lukuisat eri vaiheet edellyttävät niiden yksityiskohtaista kirjaamista tarjousten tekijöiden oikeussuojan toteuttamiseksi.

Kilpailullista neuvottelumenettelyn soveltamisen edellytyksistä on säädetty hankintalaissa (29–30 §) ja menettelyä käsitellään tarkemmin jäljempänä EU- kynnysarvot ylittä vien hankintojen kohdalla.

Puitesopimukset ja puitejärjestelyt
Puitejärjestelynä hankintalaissa tunnettu hankintamenettely vastaa pääsääntöisesti perinteistä puitesopimusten kilpailuttamista. Puitejärjestelyjen mukaiset sopimukset ovat eräänlaisia raamisopimuksia, joiden kaikki ehdot, kuten suoritemäärät, eivät ole selvillä kilpailuttamisen aikana. Puitejärjestelyä käytettäessä sopimuskauden aikana voidaan tarkistaa esimerkiksi palveluiden tai tuotteiden hinta kilpailuttamalla (ns. mini- eli jatkokilpailutus) puitejärjestelyssä mukana olevat yritykset. Puitejärjestelyn kesto saa olla enintään neljä vuotta.

Puitejärjestelyn käytön edellytykset selviävät hankintalaista (65 § sekä 31–32 §)

2.2.3. Hankinnat ilman kilpailuttamista (suora hankinta)

Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä tai usealta toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella. Suora hankinta on sallittu vain hankintalaista ilmenevin erityisin perustein, joita on tulkittava suppeasti.

Suora hankinta on mahdollista mm. silloin, kun vain tietty toimittaja pystyy toteuttamaan hankinnan tai kun ennalta arvaamattoman syyn aiheuttaman kiireen johdosta hankintaa ei ehditä kilpailuttaa. Vastaavasti aikaisempaa hankintaa täydentävä lisähankinta on laissa mainituin edellytyksin mahdollista ilman kilpailutusta. Jos alkuperäisen hankinnan kilpailutus on tehty ns. optioehdoin, voi suora jatkohankintasopimus olla mahdollinen tällä perustella. Hankinta pakko- tai konkurssihuutokaupasta suorana hankintana on myös asian luonteesta johtuen sallittua.

Suoran hankinnan yksityiskohtaiset edellytykset ilmenevät hankintalaista. Suoraa hankintaa saa hankintalain 67 §:n sekä 27 ja 28 §:n mukaan käyttää julkaisematta hankintailmoitusta, jos

1.    avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu lainkaan ehdokkuushakemuksia (osallistumishakemuksia) tai tarjouksia taikka sopivia tarjouksia edellyttäen, että alkuperäisiä sopimusehtoja ei olennaisesti muuteta

2.    teknisistä tai taiteellisista taikka yksinoikeuden suojaamiseen liittyvistä syistä ainoastaan tietty toimittaja voi valmistaa tai toimittaa hankittavan tavaran tai palvelun taikka ainoastaan tietty urakoitsija voi toteuttaa hankkeen

3.    sopimuksen tekeminen suoraan yrityksen kanssa on välttämätöntä hankintayksiköstä riippumattomasta ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi,

4.    tavara valmistetaan tai työ tehdään vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten eikä valmistus tapahdu teollisesti tai tutkimus- ja kehittämiskustannusten kattamiseksi

5.    kysymys on raaka-ainemarkkinoilla noteeratut ja sieltä hankittavat tavarat (raaka-ainepörssi)

6.    hankinta voidaan tehdä poikkeuksellisen edullisesti esimerkiksi toimittajan liiketoiminnan lopettamisen yhteydessä

7.    kysymyksessä on sääntömääräisen suunnittelukilpailun (ideakilpailun) jälkeen tapahtuva toteutussuunnittelusta vastaavan suunnittelijan valinta

8.    kysymyksessä on tavarahankinnan lisätilaus, palveluhankinnan lisäpalvelu tai lisäurakka alkuperäiseltä toimittajalta, jos toimittajan vaihtaminen aiheuttaisi laista tarkemmin ilmeneviä suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia, lisäkustannuksia ym. Sopimus tavaran lisätoimituksesta saa vain poikkeuksellisesti ylittää kolmen vuoden. Lisäpalveluja tai lisätöitä koskevan sopimuksen kokonaisarvo saa olla enintään 50 % alkuperäisen hankinnan arvosta

9.    kysymyksessä on palveluhankintaa tai rakennustyötä koskeva toisinto hankintalaissa mainitulla tavalla (hankintaoptiot) kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä

10.    yksittäisissä sosiaali-, terveys- tai koulutuspalvelujen hankinnoissa perinteinen kilpailuttaminen tai toimittajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista asiakkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakassuhteen turvaamiseksi.

Suora hankinta on erotettava tilauksista, joita hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen puitesopimusten ja -järjestelyjen puitteissa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eikä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia hallintopäätöksiä.

Tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää yhteishankinnassa, kun hankinta tehdään sellaiselta hankintalain 11 §:n tarkoittamalta yhteishankintayksiköltä, joka on noudattanut hankintalain säännöksiä hankinnan tekemisestä eli jo kilpailuttanut hankinnan. Päätös suoran hankinnan käyttämisestä on perusteltava, koska tällöin poiketaan hankintalain edellyttämästä kilpailuttamisvelvollisuudesta.

2.3. Hankintamenettelyt EU-hankinnoissa

2.3.1. Yleistä

Hankintalain tarkoittamissa EU-kynnysarvojen suuruisissa tai sen ylittävissä hankinnoissa sovelletaan laissa määrättyjä yksityiskohtaisia menettelytapoja ja toiminta-aikoja. EU-kynnysarvot perustuvat Euroopan parlamentin ja neuvoston hyväksymien hankintadirektiivien pohjalta komission antamaan asetukseen. EU- kynnysarvot vahvistetaan kahden vuoden välein ja ne ovat 1.1.2016 alkaen kunnallishallintoa koskevissa tavara- ja palveluhankinnoissa 209 000 euroa, erityisalojen hankintalain tarkoittamissa tavara- ja palveluhankinnoissa 418 000 euroa ja rakennusurakoissa ja käyttöoikeusurakoissa 5 225 000 euroa. Palveluhankinnoissa tähän ryhmään kuuluvat vain hankintadirektiivien ja hankintalain A liitteen mukaiset palvelut. Liitteen B mukaiset palvelut kuuluvat niiden arvosta riippumatta EU- kynnysarvon alittavia palveluja koskevaan ryhmään.

Hankinta aloitetaan ilmoittamalla siitä julkisten hankintojen sähköisessä ilmoitusportaalissa (www.hankintailmoitukset.fi). Ilmoituksina tunnetaan ennakkoilmoitus, hankintailmoitus ja jälki-ilmoitus, joilla on nimensä mukainen tarkoitus. Eri ilmoituksia käsitellään tarkemmin tämän ohjeen kohdassa 3, ”Hankinnoista ilmoittaminen”. Hankintailmoituksessa todetaan hankintaa koskevaa keskeiset asiat, kuten tiedot hankintayksiköstä, hankittavasta tuotteesta, valintaperusteesta, hankinnan ajankohdasta ja hankintamenettelystä. Viimeksi mainitun kohdalla ilmoitetaan aiotaanko käyttää avointa, rajoitettua, neuvottelumenettelyä, kilpailullista neuvottelumenettelyä, puitejärjestelyä tai muuta sallittua hankintamenettelyä.

2.3.2. Hankinnat kilpailuttaen

Avoin menettely
Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen (HankL 24 §). Hankinnasta on ilmoitettava julkisten hankintojen sähköisessä ilmoitusportaalissa HILMA-kanavalla (www.hankintailmoitukset.fi ). Avoimessa menettelyssä tarjousajan on oltava vähintään 52 päivää (HankL 36 §). Mikäli kaikki tarjousasiakirjat ovat heti julkaisuhetkestä lähtien saatavilla sähköisesti, voidaan tarjousaika lyhentää 40 päivään. Jos hankintayksikkö on aikaisemmin julkaissut ennakkoilmoituksen, joka on lähetetty Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimistoon viimeistään 52 päivää ja aikaisintaan 12 kuukautta ennen hankintailmoituksen julkaisemista, tarjousaikaa voidaan lyhentää. Lyhennetyn tarjousajan on tällöin oltava riittävän pitkä tarjouspyyntöä vastaavien tarjousten laatimiseksi. Lyhennetyn tarjousajan on kuitenkin oltava vähintään 22 päivää (HankL 38 §). Tarjousaikaa voidaan vielä lyhentää seitsemällä päivällä, jos hankintailmoitukset toimitetaan julkaistavaksi sähköisesti. Tarjousajan lyhentäminen edellyttää lisäksi, että ennakkoilmoituksessa on annettu kaikki ne avointa menettelyä koskevalta hankintailmoitukselta edellytetyt tiedot, jotka ennakkoilmoitusta laadittaessa ovat olleet tiedossa.

Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita. Lisäksi yleensä edellytetään, että kysymyksessä on hankinta, joka voidaan ratkaista vain hinnan perustella ja joissa potentiaalisten tarjousten tekijöiden määrää on suuri. Hankintalaissa mainittu tarjoajien teknisiä, taloudellisia ja muita edellytyksiä koskeva soveltuvuuden arviointi tapahtuu avoimessa menettelyssä vasta tarjousten jättämisen jälkeen.

Rajoitettu menettely
Rajoitetussa menettelyssä hankintayksikön on tehtävä hankintailmoitus julkisten hankintojen sähköisessä ilmoitusporttaalissa, jota yritykset saavat tiedon tulevasta hankinnasta. Hankinnasta kiinnostuneiden yritysten tulee ilmoittautua eli jättää ns. osallistumishakemus. Hankintayksikön tulee valita ilmoittautuneiden joukosta ne yritykset, jotka täyttävät hankintayksikön hankintalain mukaisesti asettamat vaatimukset (HankL, 8. luku).

Osallistumishakemusten jättämistä varten on varattava vähintään 37 päivää. Osallistumishakemusten jättämiseksi tarkoitettua määräaikaa voidaan vielä lyhentää seitsemällä päivällä, jos hankintailmoitukset toimitetaan julkaistavaksi sähköisesti. Suomessa toteutettu sähköinen ilmoitusjärjestelmä toteuttaa mainitun vaatimuksen, joten käytännössä osallistumishakemusten jättöaika on 30 päivää. Hankintalain 37
§:n tarkoittaman erityisen kiireen vallitessa osallistumishakemukselle varattava aika voi alla vain 15 päivää.

Hankintayksikkö    voi    rajoitetun    menettelyn    yhteydessä    ennalta    rajata    niiden ehdokkaiden lukumäärän, joille tarjouspyyntö lähetetään. Lukumäärä tai sitä koskeva vaihteluväli on ilmoitettava hankintailmoituksessa.

Vastaavasti hankintayksikkö voi määritellä ehdokkailta vaaditut ominaisuudet noudattaen hankintalaista ilmeneviä perusteita. Tarjoajia on kutsuttava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä, vähintään viisi ehdokasta, todellisen kilpailun varmistamiseksi.

Rajoitettua menettelyä käytettäessä tarjousajan on oltava vähintään 40 päivää kirjallisen tarjouspyynnön lähettämisestä lukien. Jos hankintayksikkö on aikaisemmin julkaissut ennakkoilmoituksen, joka on lähetetty Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimistoon viimeistään 52 päivää ja aikaisintaan 12 kuukautta ennen hankintaa koskevan ilmoituksen julkaisemista, voidaan tarjousaikaa lyhentää. Tarjousajan on oltava tällöin vähintään 26 päivää. Tarjousajan lyhentäminen edellyttää lisäksi, että ennakkoilmoituksessa on annettu kaikki ne rajoitettua menettelyä koskevalta hankintailmoitukselta edellytetyt tiedot, jotka ennakkoilmoitusta laadittaessa ovat olleet tiedossa. Hankintalain 37 §:n tarkoittaman erityisen kiireen vallitessa tarjousaika voi rajoitetussa menettelyssä olla vain 10 päivää.

Neuvottelumenettely

Hankinta voidaan erityisin perustein suorittaa hankintalaista ilmenevällä neuvottelumenettelyllä. Neuvottelumenettely poikkeaa avoimesta ja rajoitetusta menettelystä siinä, että toimittajaa valittaessa sallitaan siirryttäväksi neuvottelumenettelyyn tai neuvottelumenettelyä käytetään itsenäisenä etukäteen ilmoitettuna valintamenettelynä. Sen sijaan sattumanvaraiset kesken hankintamenettelyjen käydyt neuvottelut ovat pääsääntöisesti kiellettyjä, koska neuvottelut saattavat johtaa esimerkiksi kiellettyihin tinkimiskierroksiin.

a)    Siirtyminen neuvottelumenettelyyn (HankL 25 §)

Neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä hankintalain 25 §:ssä säädetyin edellytyksin esimerkiksi silloin kun yhtäkään saatua tarjousta ei voida hyväksyä sellaisenaan tai kun muuten on ilmeistä, ettei ilman neuvotteluja päästä tyydyttävään tulokseen. Vastaavasti neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä, jos saadut tarjoukset ylittävät olennaisesti talousarviossa varatut määrärahat ja hankinta aiotaan kuitenkin toteuttaa supistetussa tai muuten muutetussa muodossa.

Neuvottelumenettely ei oikeuta kuitenkaan poikkeamaan aidosta kilpailutuksesta ja alun perin asetetuista hankinnan sisällöllisistä tai sopimusoikeudellisista reunaehdoista eikä saatujen tarjousten tasapuolisesta käsittelystä. Päätös neuvottelumenettelyyn siirtymisestä on ilmoitettava kilpailussa mukana oleville tarjoajille ja menettely on perusteltava viimeistään lopullisessa päätöksessä.

b)    Neuvottelumenettely itsenäisenä hankintamuotona (HankL 25,2§)

Neuvottelumenettely itsenäisenä hankintamuotona, josta julkaistaan ilmoitus, on hankintalain 25,2 §:n mukaan mahdollista erityisin perustein. Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää, jos hankittavan palvelun luonne tai asiaan liittyvät riskit eivät poikkeuksellisesti salli etukäteistä kokonaishinnoittelua tai jos hankittava palvelu on luonteeltaan henkinen palvelu (osaamispalvelu), taikka vakuutus-, pankki- ja sijoituspalvelujen osalta, kun sopimuserittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä noudattaen. Vastaavaa menettelyä voidaan käyttää myös rakennusurakoissa tai käyttöoikeusurakan saajan valinnassa laissa säädetyin edellytyksin. Rakennusurakan tulee tällöin olla käytännössä yleistä hyötyä tuottava tutkimus- kokeilu- tai kehittämishanke, jonka luonne arvioitaisiin tällöin objektiivisin perustein. Tämä on omiaan rajaamaan neuvottelumenettelyn käyttömahdollisuutta.

Teknisiä peruspalveluja (vesi, energia, postipalvelut ja liikenne) koskevan erityisalojen hankintalain 24 §:n mukaan neuvottelumenettely on aina vaihtoehtoinen hankintamenettely avoimen ja rajoitetun menettelyn ohella.

Kilpailullinen neuvottelumenettely
Kilpailullinen neuvottelumenettely on perinteistä neuvottelumenettelyä vaativampi käytettäväksi monimutkaisissa hankinnoissa. Sen soveltamisen edellytyksistä on säädetty hankintalain 29 ja 30 §:ssä. Hankittavaa tavaraa, palvelua tai rakennustyötä ei voida aina määritellä niin tarkoin, että tarjouksen tekijät voisivat antaa hankintayksikölle yksityiskohtaisen tarjouksen. Tällaisissa tilanteissa hankintakilpailu voidaan toteuttaa lain tarkoittamalla kilpailullisella neuvottelumenettelyllä.

Kilpailuttamisen perustana on hankintayksikön laatima hankinnan tavoitteita ja sisältöä koskeva hankekuvaus, jonka pohjalta kilpailullinen neuvottelumenettely käydään. Neuvottelut tapahtuvat tässä menettelyssä hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä (hankekuvauksessa) mainitulla tavalla vaiheittain. Vaiheittaisuus voidaan toteuttaa hankintayksikön päättämällä tavalla hankinnan luonteen ja sisällön mukaisesti. Vaiheittaisuus voi toteutua joko niin, että kilpailuttaminen aloitetaan neuvotteluin tai hankintayksikkö pyytää alustavat tarjoukset kilpailuun valituilta yrityksiltä. Jälkimmäisessä tilanteessa neuvottelut käydään saatujen tarjousten pohjalta. Tässä vaiheessa käytännössä osa ratkaisuehdotuksista voi jo karsiutua kilpailusta.

Neuvottelujen jälkeen hankintayksikön hyväksymän perusratkaisun pohjalta sitä täsmentäen pyydetään lopulliset tarjoukset niin, että kunnioitetaan hankekuvauksessa esitettyjä perusvaatimuksia. Olennaista on, että kilpailuun osallistuvat toimittajat ovat alunperin tietoisia kilpailullisen neuvottelumenettelyn tavoitteista ja kilpailun kulusta. Näin erityisesti sen johdosta, että kyseinen menettely poikkeaa perinteisistä kilpailuttamismenettelyistä.

Kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn liittyvät lukuisat eri vaiheet edellyttävät niiden yksityiskohtaista kirjaamista tarjousten tekijöiden oikeusturvan toteuttamiseksi.

Puitejärjestely
Puitejärjestelynä hankintalaissa tunnettu hankintamenettely vastaa pääsääntöisesti perinteistä puitesopimusten kilpailuttamista. Puitejärjestelyjen mukaiset sopimukset ovat eräänlaisia raamisopimuksia, joiden kaikki ehdot, kuten suoritemäärät, eivät ole selvillä hankintakilpailun aikana. Puitejärjestelyä käytettäessä sopimuskauden aikana voidaan tarkistaa esimerkiksi palveluiden ja tuotteiden hintaa tai laatua kilpailuttamalla (ns. mini-/jatkokilpailu) puitejärjestelyssä mukana olevia yrityksiä.

Puitejärjestelyn kesto saa olla enintään neljä vuotta, ellei pidempään aikaan ole erityistä syytä. Puitejärjestelyn käytön edellytyksistä on säädetty hankintalain 31 §:ssä.

2.3.3. Hankinta ilman kilpailuttamista (suora hankinta)

Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä tai useammalta toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella. Suora hankinta on sallittu vain hankintalaista ilmenevin erityisin perustein, joita on tulkittava suppeasti. Suora hankinta on mahdollista mm. silloin, kun vain tietty toimittaja pystyy toteuttamaan hankinnan tai kun ennalta arvaamattoman syyn aiheuttaman kiireen johdosta hankintaa ei ehditä kilpailuttaa. Vastaavasti aikaisempaa hankintaa täydentävä lisähankinta on tietyin edellytyksin mahdollista ilman kilpailutusta. Jos alkuperäisen hankinnan kilpailutus on palveluhankinnassa tai rakennusurakassa tehty optioehdoin, voi suora jatkohankintasopimus olla mahdollinen tällä perustella. Hankinta pakko- tai konkurssihuutokaupasta suorana hankintana on myös asian luonteesta johtuen sallittua. Suoran hankinnan yksityiskohtaiset edellytykset ilmenevät hankintalaista.

1.    avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu lainkaan ehdokkuushakemuksia (osallistumishakemuksia) tai tarjouksia taikka sopivia tarjouksia edellyttäen, että alkuperäisiä sopimusehtoja ei olennaisesti muuteta

2.    teknisistä tai taiteellisista taikka yksinoikeuden suojaamiseen liittyvistä syistä ainoastaan tietty toimittaja voi valmistaa tai toimittaa hankittavan tavaran tai palvelun taikka ainoastaan tietty urakoitsija voi toteuttaa hankkeen

3.    sopimuksen tekeminen suoraan yrityksen kanssa on välttämätöntä hankintayksiköstä riippumattomasta ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi,

4.    tavara valmistetaan tai työ tehdään vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten eikä valmistus tapahdu teollisesti tai tutkimus- ja kehittämiskustannusten kattamiseksi

5.    kysymys on raaka-ainemarkkinoilla noteeratut ja sieltä hankittavat tavarat (raaka-ainepörssi)

6.    hankinta voidaan tehdä poikkeuksellisen edullisesti esimerkiksi toimittajan liiketoiminnan lopettamisen yhteydessä

7.    kysymyksessä on sääntömääräisen suunnittelukilpailun (ideakilpailun) jälkeen tapahtuva toteutussuunnittelusta vastaavan suunnittelijan valinta

8.    kysymyksessä on tavarahankinnan lisätilaus, palveluhankinnan lisäpalvelu tai lisäurakka alkuperäiseltä toimittajalta, jos toimittajan vaihtaminen aiheuttaisi laista tarkemmin ilmeneviä suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia, lisäkustannuksia ym. Sopimus tavaran lisätoimituksesta saa vain poikkeuksellisesti ylittää kolmen vuoden. Lisäpalveluja tai lisätöitä koskevan sopimuksen kokonaisarvo saa olla enintään 50 % alkuperäisen hankinnan arvosta

9.    kysymyksessä on palveluhankintaa tai rakennustyötä koskeva toisinto hankintalaissa mainitulla tavalla (hankintaoptiot) kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä

Päätös suoran hankinnan käyttämisestä on perusteltava, koska tällöin poiketaan hankintalain edellyttämästä kilpailuttamisvelvollisuudesta. Suora hankinta on erotettava tilauksista, joita hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen puitesopimusten ja - järjestelyjen puitteissa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen hankintojen ja sopimusten täytäntöön panemista eivätkä enää itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia hallintopäätöksiä. Tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää yhteishankinnassa, kun hankinta tehdään sellaiselta hankintalain 11 §:n tarkoittamalta yhteishankintayksiköltä, joka on noudattanut hankintalain säännöksiä hankinnan tekemisestä eli jo kilpailuttanut hankinnan.

3. Hankinnoista ilmoittaminen

3.1. Ilmoittamisvelvollisuudesta

Hankintalain tarkoittamista kynnysarvon suuruisista tai sen ylittävistä hankinnoista on ilmoitettava kansallisesti tai EU:n laajuisesti sen mukaan kuin hankintalaissa ja sen perusteella annetussa valtioneuvoston asetuksessa säädetään. Erityisalojen hankintalain tarkoittamissa hankinnoissa ilmoittamisvelvollisuus koskee vain EU- kynnysarvot ylittäviä hankintoja.

Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, joihin hankintalakia ei sovelleta, ei tarvitse tehdä julkista hankintailmoitusta. Sellainen on kuitenkin mahdollista HILMA- kanavalla tai muilla yleisillä tiedonvälitystavoilla, kuten paikallis- tai maakuntalehdissä taikka kuntien- tai hankintapalveluiden nettisivuilla.

Kansalliset kynnysarvon suuruisissa tai sen ylittävistä hankinnoista tulee ilmoittaa Edita Oyj:n ylläpitämällä sähköisellä julkisten hankintojen ilmoituskanavalla Internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi (HILMA). Kansallisissa hankinnoissa ilmoitukseksi riittää kohdassa 3.3 mainittu hankintailmoitus. Hankintailmoitukseen tulee sisällyttää kaikki hankinta-asetuksessa mainitut tiedot. Tämä onnistuu käytännössä käytettäessä HILMA-kanavaa (verkkosivua) ja vastattaessa kaikkiin hankintailmoituslomakkeessa esitettyihin kysymyksiin. Hankinnoista voidaan ilmoittaa myös muilla yleisillä tiedonvälitystavoilla, kuten edellä mainituissa pienissä hankinnoissa. Vapaamuotoisia ilmoituksia ei saa kuitenkaan julkaista ennen kuin vastaava ilmoitus on julkaistu HILMA-kanavalla.

EU-kynnysarvon suuruisissa tai sen ylittävistä hankinnoista on ilmoitettava EU- alueella, jotta todellisten sisämarkkinoiden tavoite täyttyisi. Näistä hankinnoista on laadittava ja julkaistava ennakkoilmoitus, hankintailmoitus (tarjouspyyntöilmoitus) ja jälki-ilmoitus sen mukaan kuin hankintalaissa ja asetuksessa on tarkemmin säädetty. Ilmoitukset laaditaan vahvistettuja vakiolomakkeita, hankintasanastoa ja viitenimikkeitä    (CPV)    käyttäen    sähköisellä    ilmoituskanavalla www.hankintailmoitukset.fi (HILMA). Ilmoitukset toimitetaan edelleen julkaistavaksi Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa (S-sarja) sekä TED- tietokannassa (Tenders Electronic Daily). Ilmoitukset julkaistaan HILMA-kanavalla vasta sen jälkeen, kun ne on toimitettu julkaistavaksi EU:n laajuisesti. Ilmoitusaikoja ja niiden laskemistapaa EU-hankkeissa on käsitelty edellä kohdassa 2.3 eri hankintamenettelyjen yhteydessä.

3.2. Ennakkoilmoitus/kausi-ilmoitus

Hankintayksikkö voi laatia ja julkaista EU-kynnysarvon suuruisista tai ylittävistä hankinnoista ennakkoilmoitus/kausi-ilmoitus varainhoitovuonna toteutettaviksi suunnitelluista tavarahankinnoista ja ns. ensisijaisista palveluhankinnoista (A-liite) tuoteryhmittäin sekä olennaiset tiedot kynnysarvon ylittävistä rakennushankkeista, siten kuin hankintalaissa ja -asetuksessa edellytetään. Ennakkoilmoituksen merkitys hankintayksikön kannalta on lähinnä siinä, että ilmoituksen tekeminen mahdollistaa lyhemmän hankintailmoitusajan.

3.3. Hankintailmoitus

Hankintayksikön, joka aikoo hankkia tavaraa, palveluja tai toteuttaa rakennushankkeen on julkaistava hankintailmoitus, jossa hanke on yleisellä tasolla yksilöity. Hankintailmoituksella käynnistetään varsinainen tarjouskilpailu avoimessa menettelyssä ja osallistumishakemusten jättäminen rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä, kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä ja puitejärjestelyssä.

Hankintaa koskevat yksityiskohdat ilmenevät tarjouspyyntöasiakirjoista. Hankintailmoitusten tekemisestä on hankintalaissa ja -asetuksessa samoin kuin sähköistä ilmoituskanavaa koskevassa HILMA-kanavan käyttöä koskevissa ohjeissa yksityiskohtaiset    menettelytapaohjeet    (www.hankintailmoitukset.fi). Hankintailmoitusten käyttöä on käsitelty tarkemmin tässä ohjeessa kunkin hankintamenettelyn yhteydessä.

3.4. Jälki-ilmoitus

Hankintayksikön on lähetettävä EU-kynnysarvon suuruisista tai ylittävissä hankinnoissa voittaneesta tarjouksesta jälki-ilmoitus lain edellyttämässä määräajassa. Jälki-ilmoituksen kautta EU:n kilpailuviranomaisilla on mahdollisuus seurata sisämarkkinoiden toimivuutta. Jälki-ilmoitus tulee tehdä myös hankintalain B-liitteen tarkoittamista ns. toissijaisista palveluista, kun hankinnan arvonlisäveroton arvo ylittää EU:n kynnysarvon. Näin siitä huolimatta, että kyseisistä hankinnoista ei tarvitse tehdä hankintailmoitusta. Jälki ilmoitus ei saa sisältää tietoja, joiden julkaiseminen olisi yleisen edun vastaista tai saattaisi vaarantaa liiketietojen säilymistä luottamuksellisina.

3.5. Ilmoitus suorahankinnasta

Hankintayksikön suorittaessa hankinnan ilman kilpailutusta ns. suorahankintana hankintayksikön on syytä ilmoittaa hankinnasta hankintalain edellyttämällä tavalla HILMA-kanavaa käyttäen. Mikäli suorahankinnan edellytyksiä ei ole olemassa, suorahankintaa koskeva sopimus voidaan EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa markkinaoikeuden päätöksellä julistaa tehottomaksi tai virheellisen menettelyn johdosta sopimuskautta voidaan lyhentää tai hankintayksikölle määrätä seuraamusmaksu.

Hankintayksiköllä on mahdollisuus tehdä jälki-ilmoitus myös EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa. Suorahankinnaksi rinnastetaan ilmoitusvelvollisuuden osalta myös hankintalain 10 §:n tarkoittamalta sidosyksiköltä suoritetut hankinnat. Ilmoitusvelvollisuus koskee tällöin lähinnä kunnan ja kuntayhtymän yksin tai muiden hankintayksiköiden kanssa yhdessä omistavilta yhtiöiltä suoritettavia hankintoja.

4. Tarjouspyyntömenettely ja hankintakilpailu

4.1. Tarjousten pyytämisen yleiset periaatteet

Hankintojen kilpailuttamisen onnistumisen perusedellytyksenä on, että hankintayksikköä edustava tilaaja on selvittänyt itselleen tulevan hankinnan sisällön ja sen vaikutuksen hankintayksikön toimintoihin. Ennen hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön lähettämistä hankintayksikön on hankinnan sisällön määrittämisen lisäksi varmistettava, että kaikki hankinnan keskeiset osatekijät, kuten hankintamenettely, sopimusehdot ja valintaperuste on mietitty valmiiksi.

Hankintakilpailun aikana hankkeen sisältöä ei voida pääsääntöisesti enää muuttaa, lukuun ottamatta kilpailullista neuvottelumenettelyä. Eri asia on, että kilpailutettava hankinta peruuntuu toistaiseksi tai kokonaan. Kysymys on tällöin hankinnan keskeyttämisestä.

Tilaajalla on oikeus määrätä hankinnan sisältö määrän ja muiden tyypillisten tavaran, palvelun tai urakan laatua koskevien seikkojen osalta. Tehtävän sisällön määrittely tapahtuu asian luonteesta johtuen toisistaan poiketen eri toimialoilla. Selkeintä ja yksinkertaisinta tehtävän määrittely on yleensä tavarahankinnoissa ja monimutkaisinta palveluhankinnoissa ja urakoissa. Tehtävän määrittelyssä on pyrittävä hyödyntämään toimialakohtaisia vakiintuneita käytäntöjä. Tavallisuudesta poikkeavien hankkeiden suunnittelussa ja kilpailuttamisessa on tarpeen mukaan käytettävä hyväksi ulkopuolista asiantuntemusta.

Hankinnan sisällön kohdalla on erityisesti otettava huomioon kilpailuneutraalisuus. Tällöin on varmistettava, että kilpailutettavaa tehtävää ei määritellä siten, että se suosisi jotain markkinoilla toimivaa yritystä tai muuta toimijaa.

Tarjouspyyntö tehdään kynnysarvon suuruisissa tai ylittävissä hankinnoissa kirjallisena. Tarjouspyyntöön sisältyvät yksityiskohtaiset määräykset voidaan tarvittaessa kirjata tarjouspyynnön liitteenä oleviin asiakirjoihin, kuten erilliseen hankintaohjelmaan tai -suunnitelmaan hankinnan luonteesta ja sisällöstä riippuen. Rakennushankkeiden kohdalla tekninen määrittely toteutetaan mm. piirustuksin ja työselostuksin. Muut sopimusmääräykset ilmenevät urakkaohjelmasta ja muista yleisten sopimusehtojen (YSE 98) tarkoittamista kaupallisista asiakirjoista.

Suullista tarjouspyyntöä voidaan käyttää ainoastaan kynnysarvot alittavissa hankinnoissa. Suullinen tarjouspyyntö on tarvittaessa vahvistettava kirjallisesti.

Kansallisen kynnysarvon suuruisessa tai ylittävässä avoimessa menettelyssä tarjouspyyntöasiakirjat julkaistaan HILMAssa ja hankintayksikön nettisivuilla. Julkaisua voidaan täydentää myös lehti-ilmoituksin. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa tarjouspyyntö voidaan julkaista samoin kuin kansallisen kynnysarvon ylittävissä tai lähettää pelkästään tarjoajille. (tarkemmin kohta 3.1. ilmoittamisvelvollisuudesta) Tarjouspyyntöön sisällytettävät kaupalliset (juridis- taloudelliset) ja tekniset vaatimukset on laadittava niin selviksi, että tarjouksentekijät voivat niiden perusteella tehdä mahdollisimman yksiselitteisen tarjouksen ja että tarjoukset saadaan keskenään vertailukelpoisiksi. Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintayksikön on lisäksi otettava huomioon hankintalaissa asetetut tarjouspyyntöä koskevat yksityiskohtaiset vaatimukset.

Valintaperuste (kokonaistaloudellisuus tai hinta), jota sovelletaan hankintapäätöstä tehtäessä, on mainittava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Yksityiskohtaiset arviointiperusteet eli -kriteerit on EU-kynnysarvoja pienemmissä hankinnoissa ristiriitojen välttämiseksi tarkoituksenmukaista ilmoittaa vasta tarjouspyynnössä, koska hankinnan sisältö tarkentuu hankkeen edetessä.

Hankintayksikön on kiinnitettävä huomiota siihen, että hankintailmoituksen ja sitä ajallisesti seuraavan tarjouspyynnön sisältö eivät muodostu ristiriitaisiksi. Tällaisessa tilanteessa asia tulkitaan siten, että hankintailmoituksen määräys menee tarjouspyynnön edelle. Tämän johdosta hankintailmoitukseen ei olisi syytä sisällyttää yksityiskohtaista tietoa sellaisista hankintaan liittyvistä asioista, jotka käytännössä selviävät lopullisesti vasta hankintailmoituksen tekemisen jälkeen.

Hankintaprosessi

Tehtävän määrittely
-    tavarat
-    palvelut
-    rakennustyö

Kilpailuttamisvaihe
-    hankintamenettelyn valinta
-    valintaperusteen määrääminen
-    valintaperusteiden ja arviointikriteereiden asettaminen
-    hankintailmoituksen tekeminen HILMA-kanavalle
-    osallistumishakemusten käsittely
-    tarjousten pyytäminen

Vertailu- ja päätöksentekovaihe
-    tarjousten avaaminen
-    päätöksenteko ja perusteleminen
-    päätöksen tiedoksianto muutoksenhakuosoituksin

Hankintasopimuksen tekeminen
-    vuosisopimus tai muu kausisopimus
-    kertasopimus/tilaus

Sopimuksen toteutumisen seuranta
-    reklamaatiot, irtisanominen, purkaminen
-    toimenpiteiden hyväksyminen

4.2. Tarjouspyynnön sisältö

Tarjouspyyntö on hankintaa koskevan kilpailutuksen keskeisin asiakirja. Tarjouspyynnön sisältö määräytyy hankittavan tavaran, palvelun tai rakennusurakan kohdalla eri tavoin. Myös hankkeen taloudellinen arvo vaikuttaa asiakirjojen sisältöön. Erityisesti EU-kynnysarvot ylittävissä hankkeissa hankintailmoitukseen ja tarjouspyynnön sisältöön on kiinnitettävä riittävää huomiota. Mikäli tarjouspyyntö poikkeaa    hankintailmoituksesta,    jälkimmäinen    menee    aikaisemmin    laadittuna asiakirjana pätevyysjärjestyksessä edelle.

Tarjouspyynnössä on hankinnan luonteesta, laadusta, arvosta ja käytettävistä yleisistä sopimusehdoista riippuen ilmoitettava esimerkiksi:
1.    tiedot hankintayksiköstä

2.    hankinnan sisältö eli hankittavien tavaroiden ja palvelujen määrä ja erityisominaisuudet samoin kuin rakennustyön tekninen sisältö. Hankinnan sisältöön liittyy toimitukselta edellytettävät laatuvaatimukset.

3.    sovellettava hankintamenettely (avoin, rajoitettu, neuvottelumenettely jne.)

4.    ilmoitus toimittajien kelpoisuusvaatimuksista ja sen osoittamiseksi vaadittavista asiakirjoista

5.    tarjouksen valintaperusteet (kokonaistaloudellisesti edullisin/halvin tarjous) ja yksityiskohtaiset arviointikriteerit ja niiden suhteellinen painotus

6.    voidaanko kokonaistarjouksen lisäksi tehdä osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia

7.    vaatimus huolto- ja käyttöohjeista sekä koulutuksesta, joiden tulee sisältyä tarjoukseen

8.    mahdollisten varaosien saantimahdollisuudet, tuotteen huolto- ja korjausmahdollisuudet ym.

9.    hankittavan tavaran toimitusaika ja paikka (paikat)

10.    määräaika tarjouksen jättämiselle sekä osoite, johon tarjous on toimitettava samoin kuin tarjoukseen merkittävä tunnus

11.    kuinka pitkään tarjouksen tulee olla voimassa

12.    maksuehdot ja mahdolliset vakuudet

13.    edellytetäänkö tarjoukselta kiinteää hintaa vai hyväksytäänkö myös hinnanmuutosperusteeseen sidottu hinta, jolloin sidonnaisuus ilmoitettava tarjouspyynnössä

14.    vakuuttamisvelvollisuus

15.    asiakirjoista mahdollisesti perittävä maksu

16.    tarjousten laatimiskieli sekä kieli tai kielet, jota sopimusta sovellettaessa käytetään

17.    sovellettavat toimialakohtaiset yleiset sopimusehdot (YSE 1998, KSE 1995, JYSE 2009, JIT 2007 jne.)

18.    sopimukseen sovellettava laki (noudatetaan Suomen lakia)

19.    erimielisyyksien käsittelypaikka: Lappeenrannan käräjäoikeus

20.    kynnysarvon suuruisessa tai ylittävissä hankinnoissa viittaus julkaistuun ennakko- ja hankintailmoitukseen HILMA-kanavalla.

4.3. Valintaperusteiden ja vertailuperusteiden asettaminen

Tarjouspyynnössä on mainittava hankintapäätöstä tehtäessä sovellettava valintaperuste, kokonaistaloudellinen edullisuus tai tarjouksen hinta (HL 62 § sekä 69 ja 72 §). Mikäli valintaperusteena on tarjousten kokonaistaloudellinen edullisuus, tarjouspyynnössä on yksilöitävä asiaa osoittavat vertailuperusteet.

Kokonaistaloudellisia vertailuperusteita voivat olla mm. tuotteen hinta, toimitusaika, valmistumispäivä, käyttökustannukset, ympäristöystävällisyys jne. Valintaperustetta ja sitä ilmentäviä vertailuperusteita ei saa muuttaa tai lisätä hankintaprosessin aikana. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa valinta- ja vertailuperusteisiin tulee kiinnittää erityistä huomiota.

Käytettäessä valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta, vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa. Asiakirjojen ristiriitaisuuksien välttämiseksi yksityiskohtaiset vertailuperusteet on käytännössä syytä esittää yleensä vasta tarjouspyyntöasiakirjoissa, koska tilaajan tarpeet tarkentuvat projektien edetessä.

Vertailuperusteiden painoarvot voidaan ilmaista myös ilmoittamalla kohtuullinen vaihteluväli. Jos vertailuperusteiden suhteellisen painotuksen ilmaiseminen ei ole perustellusti mahdollista, ne on ilmoitettava tärkeysjärjestyksessä. EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen kohdalla tulee hankintalaista aina varmistaa asiaa koskevat yksityiskohtaiset vaatimukset.

Hankintatapahtumassa ehdokkaiden tai tarjoajien kelpoisuuden arviointi ja toisaalta tarjoajien jättämien tarjousten arviointi on erotettava toisistaan. Tarjoajan kelpoisuuteen viittaaminen laadullisena tekijänä ei ole EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja koskevassa rajoitetussa menettelyssä mahdollista osallistumishakemusten käsittelyn jälkeen. Poikkeuksena ovat tilanteet, joissa yritys on tarjousten vertailun jälkeen todistettavasti menettänyt kelpoisuutensa.

Kansallisen kynnysarvon suuruisissa tai ylittävissä, mutta EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa vertailuperusteiden kohdalla voidaan noudattaa soveltuvin osin vastaavia perusteita kuin edellä mainittu. Tällainen menettely on usein myös suositeltavaa, koska se todellisuudessa helpottaa tarjousten vertailua. EU- kynnysarvot alittavissa hankinnoissa kokonaistaloudelliset vertailuperusteet voidaan kuitenkin ilmoittaa tarvittaessa vain tärkeysjärjestyksessä. Tähän ryhmään kuuluvissa palveluhankinnoissa ja urakoissa vertailuperusteina voidaan hankintalain 72 §:n mukaan käyttää myös hankinnan toteuttamisessa tarvittavaa tarjoajien kelpoisuuden vähimmäisvaatimukset ylittävää laadunhallintaa, pätevyyttä, kokemusta ja ammattitaitoa.

Tarjouspyyntöön voidaan sisällyttää tarjousten vertailussa käytettävän vertailutaulukon pohja, josta ilmenee eri vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus. Menettely selkeyttää tarjousten tekijöille tilaajan tarkoituksen ja se helpottaa samalla tilaajan tulevaa vertailua ja valintaa koskevan pöytäkirjan laadintaa.

4.4. Määräajat

Toimittajan, joka haluaa osallistua tarjouskilpailuun kynnysarvon suuruisissa tai ylittävissä hankkeissa, tulee avointa hankintamenettelyä lukuun ottamatta ilmoittaa halukkuutensa asiaan jättämällä osallistumishakemus hankintayksikön asettamassa määräajassa. Tarjouksen jättämiselle on vastaavasti asetettava määräaika päivämääränä ja kellonaikana.

Osallistumishakemuksen ja tarjouksen jättämiselle varattavan määräajan vähimmäisajasta on EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta säädetty hankintalaissa. Muissa hankinnoissa tarjouksen tekemiseen on varattava riittävä aika, jonka pituus määräytyy hankkeen luonteen mukaisesti.

Mikäli tarjousten tekemiseksi on tilaajasta johtuvasta syystä (esim. virhe tai puute tarjouspyyntöasiakirjoissa) aiheellista myöntää lisäaikaa, siitä on ajoissa ilmoitettava kaikille, joilta tarjous on pyydetty.

Määräajan jälkeen jätetyt tarjoukset on hylättävä. Tarjouspyynnössä on ilmoitettava aika, jonka tarjouksen tulee olla voimassa sen jättämisajan päättymisestä. Tätä arvioitaessa on otettava huomioon ainakin tarjousten vertailun, päätöksenteon, pöytäkirjan valmistumisen, päätöksen tiedoksi antamisen vaatima aika.

4.5. Tarjousten vastaanotto ja avaaminen

Saapuneet tarjoukset kirjataan tai niiden päällykseen merkitään tarjouksen saapumisaika ja vastaanottajan nimi. Tietoteknisin menetelmin (telefaksit ja sähköpostit) tehtyjen tarjousten vastaanotto on järjestettävä siten, ettei tarjousehtojen salaisuutta vaaranneta. Näin saadut tarjoukset on suljettava kirjekuoreen tai muutoin varmennettava tietovuodot kesken asian käsittelyn.

Tarjoukset säilytetään avaamattomina niiden avaamistilaisuuteen saakka. Myös avaamistilaisuuden jälkeen on huolehdittava siitä, että tarjoukset niihin kuuluvine hankintapäätöksen kannalta oleellisine liitteineen säilytetään huolellisesti.

Tarjoukset avataan ilman julkisuutta hankintayksikköä edustavien henkilöiden toimesta (”virkamiestiimissä”). Avaustilaisuudesta tulee laatia avauspöytäkirja, jonka liitteenä on saadut tarjoukset. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa menettely voi pöytäkirjauksen osalta olla joustavampi. Avaustilaisuuden jälkeen saatuja tarjousta koskevia tietoja ei tulisi julkistaa ennen lopullisen hankintapäätöksen tekemistä, jotta tarjousten vertailu ja poikkeuksellisesti suoritettavat täydentävät neuvottelut voidaan suorittaa ilman sivuvaikutteita.

Avauspöytäkirjaan tulee kirjata seuraavat tiedot:
-    hankinnan kohde,
-    tarjousten jättämisen määräaika,
-    tarjouksen tekijä,
-    tarjouksen saapumisaika,
-    avaamisen aika ja paikka,
-    läsnäolijat,
-    myöhästyneet tarjoukset.

Avatut tarjoukset varmistetaan päivämäärällä ja läsnä olevien henkilöiden nimikirjoituksella tai toimielimen puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoituksella. Myöhästyneet tarjoukset palautetaan avaamattomana lähettäjälle.

4.6. Lisäselvitykset tarjouskilpailun aikana

Jos tarjouskilpailun aikana ilmenee tarve antaa lisätietoja, on ne annettava tiedoksi kaikille tarjoajille samanaikaisesti ja saman sisältöisinä. Lisätiedot on dokumentoitava.

4.7. Ehdokkaiden ja tarjoajien valinta

Hankintoihin liittyvä ehdokkaiden ja tarjoajien hyväksyminen tai sulkeminen pois kilpailusta tapahtuu eri tavoin hankintamenettelyn luonteesta riippuen. Toimittajien soveltuvuuden eli kelpoisuuden arviointi merkitsee sen selvittämistä, onko toimittajalla tekniset, taloudelliset tai muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Soveltuvuuden arvioinnin yksityiskohtaiset perusteet on määritelty hankintalaissa. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa asiaa koskevat yksityiskohtaiset määräykset ovat HL:n 52–59
§:ssä. Vastaavia perusteita noudatetaan soveltuvin myös kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankkeissa (HL 71 §).

Avoimessa menettelyssä, jossa kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen, tarjouksen tekijöiden soveltuvuus eli kyky toteuttaa hankinta arvioidaan vasta tilaajan saatua tarjoukset. Muissa kynnysarvon suuruisissa tai ylittävissä hankintamenettelyissä, jotka alkavat rajoitettuna menettelynä, hankintayksikkö päättää osallistumishakemusten jälkeen, ketkä ilmoittautuneista ovat soveltuvia kilpailun kohteena olevan hankkeen toteuttajiksi. Tämän jälkeen tarjoukset pyydetään kilpailuun valituilta toimittajilta siten kuin hankintamenettelyjä koskevassa kohdassa on todettu. Yritystä, jolta on kelpoisuuden arvioinnin jälkeen pyydetty tarjous, ei saa kelpoisuuteen vedoten enää sulkea pois kilpailusta ellei yrityksen kelpoisuutta koskevat ominaisuudet ole olennaisesti heikentyneet tarjouspyynnön jälkeen.

Hankintayksikkö voi ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden selvittämiseksi pyytää näiltä todistuksia tai selvityksiä suorituskelpoisten yritysten valitsemiseksi hankintalaista ilmenevällä tavalla. Asiaa koskevat vaatimukset on suhteutettava hankkeen laadun ja koon mukaisesti.

Teknisen suorituskyvyn osoittamiseksi voidaan vaatia esimerkiksi luettelo tarjoajan aikaisemmista kyseisen hankkeen toteuttamisedellytysten kannalta merkittävistä toimituksista (referenssiluettelo), selvitys tarjoajan henkilö- ja muista resursseista, selvitys toimittajan laadunvalvonnasta tai hankittavaa tavaraa koskevia näytteitä tai selostuksia.

Euroopan talousalueella jäsenvaltioiden virallisiin toimittajarekistereihin hyväksytyt toimittajat voivat osoittaa taloudelliset ja tekniset edellytyksensä rekisteröintiä koskevalla asiakirjalla.

EU-kynnysarvon suuruisissa tai ylittävien hankintojen kohdalla hankintalaissa on eroteltu tilanteet,
joissa ehdokas tai tarjoaja on ehdottomasti suljettava pois kilpailuista (HL 53 §). Syynä on tällöin lähinnä talousrikollisuus. Näiden perusteiden käyttäminen edellyttää lainvoimaista tuomiota. Ehdottomista sulkemistilanteista hankintalaissa erotetaan tapaukset, joissa pois sulkeminen on hankintayksikön harkinnassa (HL 54 §). Yritysten harkinnanvarainen sulkeminen tulee tehdä hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti. Lain tarkoittamien sulkemisperusteiden soveltuvuutta arvioitaessa on otettava huomioon muun muassa se, kuinka kauan tapahtuneesta virheestä tai laiminlyönnistä on kulunut.

Ehdokkaiden tai tarjoajien liian tiukka karsinta voi johtaa markkinoilta saatavan hyödyn menettämiseen ja se voi olla myös yrityksiä syrjivää. EU-kynnysarvon suuruisissa tai ylittävissä hankinnoissa hankintayksikön tulee jo hankintailmoituksessa todeta ne toimittajien soveltuvuutta koskevat harkinnanvaraiset vähimmäisvaatimukset, jotka niiden tulee täyttää uhalla, että toimittaja suljetaan pois kilpailusta (HL 56,2 §). EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa sulkemisperiaatteista voidaan ilmoittaa vasta tarjouspyynnössä (HL 69,2 §).

Ehdokkaan    tai    tarjoajan    sulkeminen    kilpailusta    voi    harkinnanvaraisten sulkemisperusteiden kohdalla toteutua esimerkiksi seuraavien edellytysten vallitessa:
-    toimittaja on konkurssissa tai
-    toimittaja on päätetty asettaa selvitystilaan
-    toimittaja on tuomittu ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta
-    toimittaja on ammattitoiminnassaan syyllistynyt vakavaan virheeseen
-    toimittaja on laiminlyönyt verojen ja lakisääteisten sosiaalimaksujen (esim. eläkevakuutusmaksujen) suorittamisen
-    toimittaja    on    osoittautunut    epäluotettavaksi    antamalla    vääriä    tietoja hankintayksikölle tarjouksentekijän luotettavuuden arvioimiseksi.

Ehdokkaan tai tarjoajan sulkemisesta kilpailusta on tehtävä hallinnollinen päätös joko heti tai lopullisen valintapäätöksen yhteydessä. Se, milloin päätös annetaan ehdokkaalle tai tarjoajalle tiedoksi, on ratkaistava hankkeen luonteen perusteella. Ratkaisun tulee ilmetä viimeistään lopullisesta hankintapäätöksestä, jotta asianosaisella on mahdollisuus tarvittaessa hakea muutosta päätökseen.

Ehdokas    tai    tarjoaja    voidaan    sulkea    pois    kilpailusta    myös    tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain (1233/2006) eli tilaajavastuulain mukaisin perustein. Tällä lailla pyritään torjumaan ns. harmaita markkinoita. Tarjouspyyntöasiakirjoissa olisi syytä mainita, että kilpailusta sulkeminen voi tapahtua hankintalain ohella tilaajavastuulaissa mainituin perustein. Tilaajavastuulain mukaan tilaajat, kuten hankintayksiköt ovat velvolliset vaatimaan tarjouskilpailun voittaneelta yritykseltä kilpailun ehdoista riippumatta viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista tilaajavastuulaissa mainitut tiedot yhteiskunnallisten velvoitteiden täyttämisestä, kuten verojen maksamisesta ja sosiaaliturvamaksujen suorittamisesta. Vastaavasti tilaaja on velvollinen selvittämään, mitä työehtosopimusta sopimuksen tarkoittaman työn toteuttamisessa sovelletaan. Työehtosopimusta koskevia tietoja lukuun ottamatta tilaajavastuulain velvoitteet limittyvät hankintalain 54 §:n tarkoittamien harkinnanvaraisten kilpailusta pois sulkemista koskevien periaatteiden kanssa.

4.8. Tarjousten hylkääminen

Hankinnasta päättävällä on oikeus hylätä saadut tarjoukset hankintalain mukaisin perustein. Tarjous on hylättävä:
1.    jos se on tarjouspyynnön vastainen

2.    jos tarjoushintaa ei ole annettu yksiselitteisesti tai tarjouksessa ei ole esitetty vaadittuja hintaerittelyjä (yksikköhinnat).

3.    jos tarjouksentekijä on tarjousmenettelyssä toiminut vilpillisesti taikka muuten lain tai hyvän kauppatavan vastaisesti,

4.    jos tarjous on saapunut määräajan päättymisen jälkeen. Myöhästynyt, mutta ennen avaustilaisuutta saapunut tarjous voidaan kuitenkin ottaa huomioon kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa.

Lisäksi tarjoukset voidaan hylätä:
1.    jos kaikki tarjoukset ylittävät olennaisesti tarkoitukseen varatut määrärahat tai hankinta osoittautuu tarpeettomaksi,

2.    jos tarjoushinta on niin alhainen, että on ilmeistä, ettei hankintaa myyjän taloudelliset edellytykset huomioon ottaen voida tarjouksen mukaisesti täyttää,

3.    jos tarjouksesta puuttuu tarvittavia tietoja tai selvityksiä, jotka on pyydetty tarjouspyynnössä.

Tarjousten hylkääminen alhaisen tarjouksen johdosta edellyttää kynnysarvon suuruisissa tai ylittävissä hankinnoissa hankintalaista selviävällä tavalla yksityiskohtaista selvitysmenettelyä (HankL 63 §).

Julkisen hankintayksikön kannalta on erittäin tärkeätä, että saadut tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjouksen tekijöillä ei ole julkisissa hankinnoissa samanlaista mahdollisuutta tarjota haluamallaan tavalla kuin yksityisten kansalaisten tai yksityisoikeudellisten yritysten pyytämien tarjousten kohdalla.

Tasapuolisen ja syrjimättömän tarjousten vertailun mahdollistamiseksi saatujen tarjousten tulee olla tarjouspyynnön mukaisia sekä tarjousten teknisen sisällön että tarjousta koskevien oikeudellisten reunaehtojen osalta. Tarjousten tulee sisältää esimerkiksi tarjoushinta sellaisena kuin hankintayksikkö on sen edellyttänyt.

Hankintamenettelystä riippuen hinta annetaan kokonaishintana tai yksikköhintoina. Hinta voidaan antaa myös niin, että osa hinnasta on kokonaishintana ja osa yksikköhintoina. Jos tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, hankintayksikkö joutuu eräissä hankintalain mainitsemissa tapauksissa ehdottomasti hylkäämään tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset, kun taas toisissa tapauksissa hylkääminen on harkinnanvaraista.

Hankintayksikön on huolehdittava myös siitä, että tarjouskilpailussa vilpillisesti toimivat yritykset suljetaan pois kilpailusta, vaikka ne olisivat kelpoisuutensa osalta olleet soveltuvia kyseiseen toimeksiantoon. Vilpillinen menettely voi ilmetä useammalla eri tavalla. Eräs konkreettinen esimerkki vilpillisestä menettelystä on osallistuminen asianomaista kilpailua koskevaan kartelliin. Sen sijaan yritysten mahdollinen aikaisempi osallistuminen kartelliin koskee yritysten kelpoisuutta, joka on arvioitava hankintaprosessin aikaisemmassa vaiheessa (ks. kohta 4.5, ehdokkaiden ja tarjoajien valinta).

Tarjoukset on jätettävä määräaikaan mennessä tarjouspyynnössä mainittuun osoitteeseen. Julkisissa hankinnoissa määräaika on ehdoton, joten sen kohdalla ei oikeuskäytännön perusteella ole joustoa. Tällöin ei riitä, että hankintayksikkö saa tarjouksen ennen tarjousten avaamista. Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää tarjouspyynnön reunaehtojen noudattamista koko prosessin aikana.

Jos tarjous on saapunut määräajan päättymisen jälkeen, tarjous on hylättävä. Myöhästynyt, mutta ennen avaustilaisuutta saapunut tarjous voidaan poikkeuksellisesti ja perustellusta syystä kuitenkin ottaa huomioon kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa. Kansallisen kynnysarvon ylittävässä hankinnassa myöhästyneet tarjoukset merkitään avauspöytäkirjaan, hylätään ja palautetaan avaamattomana lähettäjälle.

Tarjoushintojen alhaisuus on yleensä hyvä asia, mutta poikkeuksellisen alhaiset tarjoukset saattavat merkitä myös riskiä hankintayksikölle. Tällaisia tarjouksia ei voida hankintalain mukaan sellaisenaan hylätä, koska alhainen tarjous on lähtökohtaisesti positiivinen asia. Hankintayksiköllä on kuitenkin oikeus varmistaa tarjouksen tekijän edellytykset toteuttaa hankinta alhaisella hinnalla. Hankintalaki edellyttääkin kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa kyseisen asian selvittämistä (HL 63 §).

4.9. Hankinnan keskeyttäminen

Hankinnan keskeyttäminen tarkoittaa toisin ilmaistuna sitä, ettei jo aloitettua hankintaprosessia saateta loppuun saakka, vaan prosessi keskeytetään ja jätetään hankinta tekemättä, tai käynnistetään täysin uusi hankintaprosessi.

Julkisista hankinnoista annetussa laissa ei ole nimenomaisia säännöksiä aloitetun hankintamenettelyn keskeyttämisestä hankintaa tekemättä. Ainoan hankinnan keskeyttämiseen liittyvän säännöksen mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisuista kirjallinen päätös, joka on perusteltava. Hankintayksikön on ilmoitettava asianosaisille tekemistään ratkaisuista mahdollisimman nopeasti hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti.

Hankinnan keskeyttäminen ei ole mahdollista, ellei se perustu todellisiin syihin. Hankintayksikön on hankinnan keskeyttämispäätöksessään eriteltävä keskeytyksen syyt. Oikeuskäytännön mukaan todellinen syy ei ole se, että kilpailutusprosessin aikana päätetäänkin toteuttaa hankinta omana työnä. Näin ollen hankintaprosessin käynnistäminen esimerkiksi vain markkinoiden kartoittamiseksi on kiellettyä.

Mikäli hankinta keskeytetään, on tästä annettava asianosaisille kirjallinen, perusteltu päätös ja tieto siitä, kuinka oikeusturvakeinot ovat käytettävissä. Tämän jälkeen on periaatteessa kaksi vaihtoehtoa: 1) Hankintaprosessi aloitetaan alusta uudella hankintailmoituksella, tai 2) hankinta jätetään kokonaan tekemättä.

Yksi hankinnan keskeyttämiseen liittyvä ongelmakohta on asiakirjojen julkisuus, ja erityisesti jo saapuneiden tarjousten julkisuus. Hankinnan keskeyttämistilanteessa asianosaisen tiedonsaanti-intressi ei kuitenkaan pääosin koske kilpailevia tarjouksia, vaan hankintayksikön keskeyttämispäätöstä ja sen perusteluita. Näin tarjousasiakirjat voidaan pitää salassa julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 17 kohdan perusteella aina siihen saakka, kunnes hankintayksikkö on tehnyt ratkaisunsa keskeyttämisen jälkeisessä hankintamenettelyssä tai päättänyt luopua hankinnasta.

4.10. Tarjousten arviointi ja toimittajan valinta

Ennen tarjousten vertailua on arvioitava, ketkä tarjouksen tekijät ovat hankintakilpailun ehtojen mukaisesti kelpoisia eli täyttävät tilaajan asettamat vaatimukset. Soveltumattomat yritykset on suljettava pois tarjouskilpailusta.

Tarjousten vertailuvaiheessa ei saa vertailuperusteina yleensä käyttää tarjoajien kelpoisuuteen eli soveltuvuuteen liittyviä tekijöitä, vaan ne tulee käsitellä ennen vertailua. Tästä pääsäännöstä voidaan poiketa vain EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa (HL 72 §). Tarjouksista on hyväksyttävä joko se, joka on asianomaista hankintaa koskevan valintaperusteen mukaan kokonaistaloudellisesti edullisin tai se, joka on hinnaltaan halvin.

Kokonaistaloudellista valintaperustetta käytettäessä on sovellettava kaikkia hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä mainittuja vertailuperusteita. Tarjouksia vertailtaessa ei saa ottaa mukaan myöskään uusia vertailuperusteita, joita ei ole mainittu tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Tarjouksia vertailtaessa on yleensä syytä tehdä vertailutaulukko, jotta eri vertailuperusteiden pisteytys muistetaan tehdä jokaisen tarjoajan kohdalta kaikkien tarjouspyynnössä mainittujen vertailuperusteiden osalta. Vertailutaulukon pohja voidaan esittää jo tarjouspyynnössä. Vertailuperusteiden käyttö on perusteltava, ellei asia ilmene yksiselitteisesti vertailutaulukosta. Tarjoukset on käsiteltävä niin hyvissä ajoin, että tarjouksen hyväksyminen voidaan saada tarjouksentekijän tietoon tarjouksen voimassaoloaikana. Mikäli tarjousten käsittely lykkääntyy, tarjousten tekijöiltä on riittävän ajoissa tiedusteltava, ovatko ne valmiit jatkamaan tarjouksen voimassaoloaikaa hankintayksikön ehdottamaan uuteen päivämäärään saakka.

4.11. Hankintapäätös ja sen pöytäkirjaus

Hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan vaikuttavista välivaiheen ratkaisuista sekä tarjouskilpailun lopullisesta ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava (HL 73 §). Päätöksestä tai siihen liittyvistä asiakirjoista on käytävä ilmi ratkaisuun olennaisesti vaikuttaneet seikat.

Niiden yhteishankintojen osalta, joissa hankintapalvelut toimii hankintayksikkönä, hankintapäätöksen tekee hankintapalveluiden hankintajohtaja tai hänen delegointipäätöksellään viranhaltija. Erillishankintojen osalta hankintapäätös tehdään hankintayksikössä sen oman johtosäännön määrittelemien sääntöjen mukaisesti.

Hankintapäätöstä koskeva pöytäkirja laaditaan noudattaen yleisiä hyvän hallinnon periaatteita. Pöytäkirja laaditaan käyttäen ns. täydentyvää esityslistapöytäkirjaa, kun kysymys on hallituksen, lautakunnan tai muiden monijäsenisten toimielinten päätöksistä. Viranhaltijapäätöksistä laaditaan sen sijaan päätöspöytäkirja.

Hankinta-asioissa pöytäkirja on laadittava siten, että siitä ilmenee hankintatapahtuman keskeiset vaiheet. Näin menetellen hankintoja valmistelevat ja niistä päättävät henkilöt saavat oikean kuvan hankinnasta. Hyvä pöytäkirja liitteineen antaa myös tarjousten tekijöille vastauksen hankintatapahtumasta kokonaisuudessaan. Keskeistä on tällöin hankintapäätös perusteluineen.

Muutoksenhakutilanteessa pöytäkirja antaa selkeän kuvan hankinnasta hankintalain mukaisille muutoksenhakuelimille eli markkinaoikeudelle ja korkeimmalle hallinto- oikeudelle. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa hankintapäätös voidaan saattaa myös oikaisuvaatimuksin kunnan toimielimen tutkittavaksi ja muissa hankinnoissa hankintapäätöksen tehneelle kunnan toimielimelle tutkittavaksi hankintaoikaisuin, jolloin pöytäkirjalla on vastaava merkitys.

Pöytäkirjaan on aiheellista sisällyttää yleiskuvaus hankintatapahtumasta. Esityslistapöytäkirjaa käytettäessä hankinnan yleiskuvaus ilmenee yleensä esityslistan kerrontaosasta. Pöytäkirjauksen laajuuteen ja ulkoiseen muotoon vaikuttaa mm. se, missä määrin tapahtumatietoja sisällytetään suoraan pöytäkirjaan ja missä määrin sen liitteisiin.

Pöytäkirjasta    tulisi    hankinnan    luonteesta    ja    laajuudesta    riippuen    ilmetä mahdollisuuksien mukaan mm. seuraavat asiat tarvittavin perusteluin
-    hankinnan yleiskuvaus
-    hankittava tavara, palvelu tai rakennustyö
-    milloin hankintailmoitus julkaistu HILMA-kanavalla käytetty hankintamenettely
-    miltä yrityksiltä tarjouksia on pyydetty
-    ketkä ovat antaneet tarjouksen
-    tarjousten avaustilaisuuden luonne
-    tarjoajien kelpoisuus
-    yritysten mahdollinen sulkeminen kilpailusta
-    tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus/mahdollinen hylkääminen
-    tarjouksia koskeva tarkistusneuvottelu, jos sellainen on poikkeuksellisesti pidetty
-    tarjousten vertailu mahdollisine vertailutaulukoineen
-    voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen tarjouspyynnössä esitetyin
-    valinta- ja arviointiperustein
-    mahdolliset muut perustelut
-    maininta sopimuksen syntymisajankohdasta
-    muutoksenhakuohjeet    (markkinaoikeus    ja    hankintaoikaisua    käsittelevä toimielin).

Mahdollisuuksien mukaan hankintapäätöksien tiedottamisessa tulee hyödyntää sähköisiä menetelmiä. Allekirjoitettu päätös lähetetään joko sähköisesti tai paperilla tiedoksi.

Sähköisenä toimitettu päätös tulee skannata ja tiedottaa asianosaisille PDF- tiedostona. Myös tarjousvertailuun liittyvät liitteet tulee joko skannata PDF-tiedostoiksi tai lähettää lukittuina Word- tai Excel-tiedostoina. Muutoksenhakuohjeet voidaan lähettää Word-tiedostona. Suositeltavaa on lähettää päätös tiedoksi sähköpostitse tarjouspyynnössä pyydettyyn sähköpostiosoitteeseen ja ilmoittaa sähköpostin viestikentässä lähetyspäivämäärä.

4.12. Muutoksenhaku hankintapäätöksistä

Kunnan, kuntayhtymän tai kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen, kuten yhtiöiden tekemään hankintapäätökseen tyytymättömällä asianosaisella on mahdollisuus hakea muutosta hankintapäätökseen hankintalain edellyttämällä tavalla.

Kynnysarvon suuruiseen tai sen ylittäviä hankintoja koskeviin hankintapäätöksiin voidaan hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle. Markkinaoikeus tutkii asian vain siltä osin kuin kysymys on hankintalain vastaisesta menettelystä. Hankintalain edellyttämä tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden noudattamisvelvoite mahdollistaa sen, että markkinaoikeus voi tutkia myös esitetyt esteellisyysväitteet.

Markkinaoikeudelle tehtävänä olevan valituksen rinnalla tai sen sijasta asianomainen voi tehdä hankintalain tarkoittaman hankintaoikaisun hankintayksikölle itselleen. Hankintayksikkö voi myös omatoimisesti korjata päätöstään hankintaoikaisuin (HL 80
§).

Asianosaisella on mahdollisuus hakea muutosta hankintalain mukaisella hankintaoikaisulla myös kansallisen kynnysarvon alittavissa ns. pienhankinnoissa siitä huolimatta, että hankintalain kilpailuttamissäännöksiä ei sovelleta näihin hankintoihin (HL 83 §).

Mikäli kysymys on kunnallishallintoon liittyvästä hallintoelinten muodollisesta kuntalain vastaisesta menettelystä, kuten toimivaltasäännösten rikkomisesta, päätökseen ei voida hakea muutosta kuntalain perusteella kunnallisvalituksin tai oikaisuvaatimuksin.

Pienhankinnoissa asianosaisen käytettävissä on myös kuntalain (365/95) mukainen oikaisuvaatimus (KunL 89 §). Oikaisuvaatimus tehdään asianomaisen kunnan tai kuntayhtymän hallitukselle tai lautakunnalle siitä riippuen, kuka päätöksen on tehnyt ja millainen on päätöksen tehneen hankintayksikön organisaatio.

Oikaisuvaatimuksen tekemisen edellyttämät muodollisuudet ilmenevät hankintapäätökseen liitettävästä oikaisuvaatimusohjeesta. Oikaisuvaatimukseen annetusta päätöksestä voidaan kunnallisvalituksin valittaa hallinto-oikeudelle, mikä taas ei ole mahdollista kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa, koska niitä koskevat hankintapäätökset voidaan saattaa markkinaoikeuden ratkaistaviksi (HL 102
§).

Pienhankinnoissa hankintaoikaisun ja oikaisuvaatimusten yhteydessä ei voida vedota suoranaisesti hankintalain vastaisuuteen, koska hankintalakia ei sovelleta pienhankintoihin. Sen sijaan hallinnon yleiset periaatteet sekä hankintaohjeen normit ovat velvoittavia myös pienhankinnoissa. Nämä hankintapäätökset tulee kumota, mikäli päätöksenteossa on syyllistytty esimerkiksi selkeään harkintavallan väärinkäyttöön tai rikotaan olennaisesti tasapuolisuus- ja syrjimättömyysperiaatetta. Lisäksi päätökset voidaan kumota muiden kuntalain ja hallintolain rikkomusten kautta.

Hankintapäätöksiä koskeva muutoksenhakuohjaus ilmenee oheisesta oikaisuohjeesta ja valitusosoituksesta. Hankintayksikön tulee käyttää sitä soveltuvin osin riippuen siitä onko kysymys kunnasta, kuntayhtymästä tai kuntakonserniin kuuluvasta yhteisöstä (liite 1).

Valituksen, hankintaoikaisun tai oikaisuvaatimuksen voi tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen). Käytännössä oikaisuvaatimuksen tekemiseen oikeutettuja ovat kilpailusta pois suljetut ehdokkaat ja valintaprosessissa hävinneet tarjouksen tekijät. Hankintayksikkö voi oma-aloitteisesti tehdä hankintaoikaisun ja muuttaa tai korjata hankintapäätöksen. Lisäksi pienhankinnoissa oikaisuvaatimuksen voi tehdä kunnan jäsen kuntalain mukaisesti.

Asianosaisen tulee tehdä hankintalain mukainen valitus ja hankintaoikaisu samoin kuntalain mukainen oikaisuvaatimus 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua siitä, kun päätöstä koskeva pöytäkirjanote on lähetetty hänelle tavallisella kirjeellä. Jos päätös annetaan ehdokkaalle tai tarjouksen tekijälle tiedoksi sähköisesti, heidän katsotaan saaneen siitä tiedon, kun viesti on heidän käytettävissään. Tällaisena ajankohtana pidetään lähtökohtaisesti viestin lähettämispäivää (HL 75 §).

Markkinaoikeudelle tehtävästä valituksesta samoin kuin hankintaoikaisusta ja oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen. Tämän mahdollistamiseksi tiedoksi annetusta hankintapäätöksestä on ilmettävä kaikki keskeiset hankintapäätökseen vaikuttaneet tekijät, joita on käsitelty edellä kohdassa 4.9 koskien hankintapäätöstä ja sen pöytäkirjausta.

Markkinaoikeudella on mahdollisuus valituksen tekemisen jälkeen ennen lopullisen päätöksen tekemistä kieltää päätöksen täytäntöönpano, mikäli muutoshakemus sisältää sellaisia perusteita, jotka saattavat mahdollistaa päätöksen kumoamisen. Mikäli markkinaoikeudessa tapahtuvan käsittelyn jälkeen ilmenee, että hankintapäätös on tehty hankintalain vastaisesti, markkinaoikeuden lopullisen päätöksen sisältö riippuu siitä, onko hankintapäätöksen perusteella tehty jo sopimus vai ei. Prosessin aikana markkinaoikeus tiedustelee tätä seikkaa hankintayksiköltä.

Hankintalailla pyritään ensisijaisesti siihen, että virheellisen päätöksen seurauksena asianosaisen saa oikeusturvaa ja asia voidaan korjata. Markkinaoikeus voi kumota päätöksen ja kieltää hankintayksikköä noudattamasta virheellistä menettelyä tai velvoittaa sen korjaamaan virheellinen menettely esimerkiksi suorittamalla hankintavertailun uudestaan. Jos hankintayksikkö on jo laittanut päätöksen täytäntöön ja asiassa on tehty hankintasopimus, markkinaoikeus käyttää ns. toissijaisia keinoja. Tällöin markkinaoikeus määrää hankintayksikön suorittamaan hyvitysmaksua sellaiselle asianosaiselle, jolla olisi ollut todellinen mahdollisuus voittaa tarjouskilpailu virheettömässä menettelyssä. Hyvitysmaksu on käytännössä eräänlainen rangaistuksen ja vahingonkorvauksen piirteitä sisältävä summaarinen seuraamusmaksu.

EU:n kynnysarvon suuruisissa tai ylittävissä hankinnoissa tapahtuneiden virheiden, kuten odotusajan laiminlyönnin ja suoria hankintoja koskevan ilmoituksen tekemättä jättämisen johdota markkinaoikeus voi todeta hankintasopimuksen tehottomaksi, mikäli hankintayksikkö on näiden laiminlyöntien lisäksi rikkonut kilpailuttamista koskevia muita velvoitteita. Tehottomuusseuraamuksen vaihtoehtona tai sen rinnalla markkinaoikeus voi lyhentää hankintasopimuksen voimassaoloaikaa tai määrätä hankintayksikölle seuraamusmaksun.

Markkinaoikeuden toimenpiteet – jos hankinnassa menettelyvirhe

1.    Hankintasopimusta ei ole vielä tehty
-    päätöksen kumoaminen kokonaan
-    päätöksen täytäntöönpanokielto
-    velvoite virheen korjaamiseen

2.    Hankintasopimus on jo tehty
-    hyvitysmaksun määrääminen
a. maksettava asianosaiselle, jolla olisi ollut todellinen mahdollisuus voittaa tarjouskilpailu virheettömässä menettelyssä
-    hankintasopimuksen    tehottomuus,    sopimuskauden    lyhentäminen    ja seuraamusmaksu EU-hankinnoissa

5. Sopimusten tekovaihe

5.1. Sopimuksen tai tilauksen tekeminen

Hankinnasta tehtävä sopimus tehdään noudattaen sopimuksen tekemistä koskevia voimassa olevia yksityisoikeudellisia säännöksiä, kuten oikeustoimilakia. Hankintalaki edellyttää, että kansalliset kynnysarvon suuruisissa tai ylittävissä hankinnoissa hankintapäätöksen tekemisen jälkeen laaditaan kirjallinen sopimus. Sopimuksen allekirjoittaminen on sopimuksen syntymisen edellytys. Sen sijaan muissa kuin hankintalain tarkoittamissa hankintasopimuksissa, kuten kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa, sopimus voi syntyä oikeustoimilain mukaan tilaajan ja tarjouksen tekijän välille välittömästi sen jälkeen, kun tarjouksen tekijä on saanut todisteellisesti tiedon tehdystä päätöksestä ja ottanut siitä selon. Tämän vuoksi tarjouspyynnössä on aina mainittava, että hankintasopimus syntyy vasta silloin kuin hankintaa koskeva kirjallinen sopimus on allekirjoitettu.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa, hankintapäätöksessä tai tarjouksen hyväksymis- ilmoituksessa väärinkäsitysten välttämiseksi tulee mainita ajankohta, jolloin sopimus syntyy julkisen hankintayksikön ja toimittajan välillä. On selvästi mainittava, että sopimus syntyy vasta kun kirjallinen hankintasopimus on allekirjoitettu.

EU-kynnysarvon suuruisissa tai ylittävissä hankinnoissa, joissa päätöksenteon jälkeen pitää noudattaa ns. odotusaikaa, päätöksestä tai siihen liittyvistä asiakirjoista on käytävä ilmi, minkä ajan kuluttua hankintasopimus voidaan tehdä (HL 73,2 §). Käytännössä sitovan sopimuksen syntymisen ajankohdaksi voidaan edellä esitetyllä tavalla ilmoittaa lähtökohtaisesti kirjallisen sopimuksen allekirjoittaminen. Muina vaihtoehtoisina ajankohtina, joita tulee kuitenkin käyttää vain poikkeuksellisesti, voi olla esimerkiksi päätöksen lainvoimaisuus, hankkeen rahoitusta koskevan myönteisen ratkaisun saamisilmoitus, rakennushankkeissa rakennus- tai ympäristöluvan lainvoimaisuus jne.

Tarjouspyynnössä on siis hyvä todeta esimerkiksi siten, että hankintasopimus tehdään kun hankintalain mukainen odotusaika on kulunut, hankintapäätös on lainvoimainen eikä ole ilmennyt muutakaan estettä hankintasopimuksen tekemiselle.

EU-kynnysarvon suuruisessa tai sen ylittävissä hankinnoissa päätöksen täytäntöönpanoon, kuten kirjallisen sopimuksen tekemiseen ei saa ryhtyä ennen kuin on kulunut 7 päivää muutoksenhakuajan päättymisestä markkinaoikeudessa (odotus- eli karenssiaika). Sopimus ja tilaus tehdään kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja muutakaan estettä ei ole. Hankintayksikön on pidättäydyttävä sopimuksen allekirjoittamisesta tämän jälkeenkin, mikäli päätöksestä on haettu muutosta markkinaoikeudessa. Kysymys on odotusajan jatkumisesta markkinaoikeuden käsittelyn ajan (HL 77 §).

Hankintasopimusten ollessa pääsääntöisesti yksityisoikeudellisia sopimuksia, hankintojen kilpailuttamiseksi ja sopimusten laatimisen helpottamiseksi niiden yhteydessä on aiheellista käyttää alan yleisiä sopimusehtoja, kuten julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009, tavarat tai palvelut, rakennusurakan yleisiä sopimusehtoja YSE 1998, konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE 1995, julkisen hallinnon ICT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja JIT 2007, kone- ja kuljetuspalveluiden yleisiä sopimusehtoja, KE 2008 ja muita asianomaista hankintatehtävää koskevia sopimusehtoja.

Sopimuksen tekemisestä on erotettava tavaran tai palvelun tilaukset. Sen jälkeen kun sopimus on tehty, hankintayksiköt tai niihin kuuluvat muut tilaajayksiköt (eri hallintokunnat ja niiden alaiset viranhaltijat ja työntekijät) hyödyntävät tehtyä sopimusta tekemällä kilpailun voittaneelle yritykselle tarvittaessa tavara- tai palvelutilauksia. Nämä toimenpiteet eivät ole hankintalain kannalta tarkasteltuna itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia hankintapäätöksiä, vaan ne ovat aiemmin tehdyn kilpailutetun sopimuksen täytäntöönpanoa. Tilauksia tehtäessä tuleekin ottaa huomioon kilpailutetun hankintapäätöksen ja sopimuksen ehdot.

Sen sijaan tilaukset itsenäisinä hankintatoimintoina tulevat kysymykseen ns. suorissa hankinnoissa silloin kuin sellaiset ovat hankintalain mukaan sallittuja. Vastaavasti hankintalain soveltamisen ulkopuoliset kansallisen kynnysarvon alittavat (alle 30 000 euron tavara- ja palveluhankinnat, 100 000 euron sosiaali-, terveys- ja koulutusalan palveluhankinnat sekä 150 000 euron rakennusurakat) pienhankinnat voidaan tarvittaessa tehdä tilauksin, jolloin tilaukset muodostavat itsenäisiä päätöksiä ja oikeustoimia. Vaikka pienhankinnassa (alle 30 000 €) ei tarvitse tehdä hankintalain mukaista hankintapäätöstä, tilauksen tekeminen saattaa edellyttää organisaatiokohtaisesti hankinnan suuruudesta riippuen valituskelpoisen hallinnollisen päätöksen tekemistä.

5.2. Ennakot

Myyjälle voidaan poikkeuksellisesti myöntää ennakkoa suoritettavasta maksusta. Ennakko on sovittava hankinnan lopulliseksi osamaksuksi ja sille on tarvittaessa vaadittava riittävä vakuus.

5.3. Vakuudet

Hankintasopimuksen velvoitteiden täyttämiseksi hankintayksikkö voi tarvittaessa vaatia vakuuden. Tästä pitää olla maininta jo tarjouspyyntöasiakirjoissa, kuten muistakin sopimusehdoista. Vakuudeksi voidaan hyväksyä raha- tai vakuutuslaitoksen antama omavelkainen takaus, pankin antama talletustodistus tai tilaajan hyväksymä muu luotettava vakuus. Käytettäessä vakuutena irtainta panttia, asiasta on syytä tehdä panttaussopimus, jolla mahdollistetaan vakuuden käyttäminen tilaajan hyväksi sopimusrikkomuksen tapahduttua.

5.4. Tavaran vastaanotto sekä palvelujen ja urakan hyväksyminen

Tavaraa vastaanotettaessa on sen määrä, laatu ja kunto viipymättä tarkistettava. Asennettavan laitteen saa hyväksyä vasta, kun sille on suoritettu käyttöönottotarkastus, jossa on todettu, että laite on toimintakunnossa ja täyttää sille asetetut suoritusarvot sekä muut hankintasopimuksen ehdot. Palvelutehtävän tai rakennustyön vastaanotto toteutetaan sopimuksen liitteenä olevien yleisten sopimusehtojen mukaisesti joko toimeksiannon päättyessä tai osatehtävien suorittamisen jälkeen.

Toimituksen viivästyessä tai myyjän syyllistyessä virheelliseen tai sopimuksenvastaiseen toimitukseen taikka muulla tavoin rikkoessa sopimusta, on asiasta viipymättä tehtävä kirjallinen huomautus (reklamaatio). Reklamaatioiden suorittamisessa on noudatettava mahdollisten sopimusehtojen määräyksiä.

Toimittajan syyllistyessä laiminlyönteihin tilaajan on huolehdittava siitä, että sopimuksen tarkoittamia maksueriä ei makseta ennen velvoitteiden täyttämistä. Rakennushankkeiden kohdalla on ennen viimeisen maksuerän suorittamista urakoitsijalle mm. varmistettava, että takuuajan vakuus on luovutettu ja että sivu- urakoitsijoilla tai kolmansilla tahoilla ei ole urakoitsijasta johtuvia vaatimuksia.

Tavaran vastaanotossa, palvelun hyväksymisessä samoin kuin rakennusurakan vastaanotossa ja siihen liittyvässä prosessissa on noudatettava asianomaisen toimialanvakiintuneita käytäntöjä, joiden perusteet käyvät ilmi yleisistä sopimusehdoista.

6. Erinäiset määräykset

6.1. Esteellisyys ja kilpailuneutraalisuus

Hankinta-asian valmisteluun ja päätöksentekoon osallistuva henkilö ei saa olla esteellinen. Vastaavasti hankintaa koskevan sopimuksen tai sen tulkintaa koskevan asian käsittelyyn tai tavaran tai palvelun tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä hankinta-asioissa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa ja hallintolaissa.

Asian käsittelyä koskevasta esteellisyydestä on erotettava perinteinen kilpailuneutraalisuus, johon on pyrittävä hankinnoissa hankintaprosessin alkuvaiheesta sen päättymiseen. Hankintalain edellyttämä tasapuolisuus ja syrjimättömyys merkitsevät jo sellaisenaan kilpailuneutraliteettia. Tähän tulee pyrkiä jo tehtävän määrittelyssä niin, että tavara, palvelu tai rakennustyön kohde määritellään tasapuolisesti ja syrjimättömästi suhteessa potentiaalisiin tarjouksen tekijöihin. Tästä johtuen yritys, jolla on ennakolta erityistietoa kilpailun kohteena olevasta hankkeesta siten, että yritysten keskinäinen objektiivinen kilpailuasetelma vaarantuu, ei voi osallistua tarjouskilpailuun.

Kilpailuneutraalisuuden varmistaminen on sekä hankintayksikön että hankintaan osallistuvien toimittajien velvollisuutena. Kilpailuneutraliteetista puhutaan nykyisin myös siinä yhteydessä, kun arvioidaan kunnan eri toimintayksiköiden, liikelaitosten tai kunnan omistamien yhtiöiden asemaa markkinoilla. Kysymys on tällöin mm. siitä, vääristääkö julkisen hallinnon välillisesti tai välittömästi tukemat toimijat kaupallisia markkinoita. Kilpailuttaminen tulee toteuttaa siten, että kaikki hankintayksikön käytettävissä olevat kilpailuneutraalisuutta varmistavat seikat pyritään huomioimaan.

6.2. Asiakirjojen julkisuus ja salassapito

Hankintoja koskevien asiakirjojen julkisuus riippuu hankinta-asian käsittelyvaiheesta. Asiakirjojen julkisuudessa noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) eli julkisuuslain säännöksiä. Se, keneltä tarjouksia on pyydetty tai ketkä ovat jättäneet osallistumishakemuksen, on julkinen asia sen jälkeen, kun asia on päätetty tai kirjattu viranomaisessa. Sen sijaan hankintayksikölle saapuneet tarjoukset eivät ole vielä avaamisen jälkeen julkisia. Eri asia on, jos asiassa järjestetään julkinen avaustilaisuus (ks. kohta 4.6) tai jos viranomainen oman harkintansa perusteella muutoin antaa tietoja julkisuuteen esimerkiksi esityslistoja koskevan laajan jakelun kautta. Viimeksi mainittua menettelyä ei kuitenkaan hankinta- asioissa pidetä suositeltavana.

Julkisuuslain (6-7 §) mukaan hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkiseksi vasta kun sopimus asiassa on tehty. Sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on tehnyt hankintapäätöksen ja kun asiaa koskeva pöytäkirja on allekirjoitettu ja tarkistettu, julkisuuskelpoinen päätös on yleensä syntynyt. Päätöksen julkistaminen tapahtuu tämän jälkeen viranomaisen harkinnan perusteella ottaen huomioon kuntalain, hankintalain ja julkisuuslain velvoitteet. Hankintayksikön tulee päätöksen jälkeen antaa päätös tiedoksi kilpailuun osallistuneille tarjouksentekijöille.

Asianosaisille toimitettuun päätökseen on liitettävä kaikki päätöksentekoon vaikuttaneet tiedot, jotta heillä on mahdollisuus arvioida päätöstä ja käyttää lakisääteisiä oikeusturvakeinoja (asianosaisjulkisuus). Lopullisesti kaikki hankinta- asiakirjat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta tulevat julkisuuslain nojalla julkisiksi, kun hankintasopimus on tehty (JulkL 7 §). Jälkimmäinen tilanne koskee lähinnä ns. yleisöjulkisuutta.

Tarjouskilpailuun osallistuneen yrityksen antama tarjoushinta on julkinen hankintaa koskevan päätöksentekoprosessin ja sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen (JulkL 7
§). Tarjoukseen liittyvän kokonaishinnan lisäksi myös yksikköhinnat ovat pääsääntöisesti julkisia. Hankintakilpailuun osallistuneilla tarjoajilla on oikeus saada tieto myös muista tarjousten vertailuun ja päätöksen tekemiseen vaikuttaneista keskeisistä seikoista, jotta heillä olisi mahdollisuus tarvittaessa hakea muutosta päätökseen (JulkL 11 §).

Osa hankinnoista on sellaisia, että tarjoushinta annetaan vain kokonaishintana. Huomattava osa hankittavista tuotteista tai palveluista on kuitenkin sellaisia, joiden lopullista määrää ei tiedetä vielä kilpailuttamisvaiheessa, joten hinta annetaan yksikköhintana. Tällaisia hankintoja ovat tyypillisesti kausihankintoihin liittyvät tavarahankinnat, joiden lopulliset määrät selviävät vasta sopimuskauden aikana tavaroita kohteeseen toimitettaessa. Vastaavasti rakennusurakoissa käytetään yksikköhintoja joko rakennuskohteen toteuttamisen tiettyjen osa-alueiden hinnoittelussa tai jopa koko kohteen hinnoittelussa.

Hankintaviranomainen ei saa ilman asianosaisen suostumusta käyttää oikeudettomasti tietoja, jotka liittyvät tarjouksen tehneen elinkeinonharjoittajan liike- tai ammattisalaisuuteen. Vastaava kielto koskee muita näihin verrattavia tietoja, jos tällaisen tiedon ilmaiseminen saattaisi aiheuttaa elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa (JulkL 24 §).

EU-kynnysarvon suuruisissa tai sen ylittävissä hankinnoissa hankintasopimusta koskeva jälkiilmoitus ei saa sisältää tietoja, joiden julkaiseminen olisi yleisen edun vastaista tai saattaisi vaarantaa luottamuksellisten liiketietojen säilyttämistä, perusteltuja kaupallisia etuja tai tervettä kilpailua.

6.3. Vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto
Kaupungin, kunnan, kuntayhtymän tai muun julkisyhteisön palveluksessa oleva, luottamushenkilö ja toimeksiantotehtävää hoitava eivät saa paljastaa salassa pidettävää tietoa muille kuin niille, joiden tehtävänä on asian käsittely.

Vaitiolovelvollisuus    jatkuu    myös    palvelussuhteen,    luottamustehtävän    tai toimeksiantotehtävän päättymisen jälkeen.

Salassa pidettäviä tietoja ei saa käyttää omaksi tai toisen hyödyksi taikka toisen vahingoksi.

7. Yleiset säännökset

Julkisissa hankinnoissa ja niiden pohjalta tehtävissä sopimuksissa noudatetaan seuraavia sopimusehtoja:

-    JYSE 2009, tavarat ja palvelut
-    JIT 2007, ICT-hankinnat
-    YSE 1998, rakennusurakkasopimukset
-    KSE 1995, konsulttisopimukset
-    KE 2008, kone- ja kuljetuspalvelut.

8. Määritelmiä ja käsitteitä

Hankinta
Tavaroiden ja palvelujen ostamista sekä urakalla teettämistä taloudellista vastiketta vastaan oman organisaation ulkopuoliselta toimijalta.

Hankintasopimus
Hankintasopimuksella tarkoitetaan hankintakilpailun jälkeen tehtävää kirjallista sopimusta. Hankintasopimuksen perusteella tehdään tarvittaessa erillisiä tavara- tai palvelutilauksia, jotka on erotettava hankinnan kilpailuttamisesta. Erilaiset tilaukset ovat aiemmin tehdyn hankintapäätöksen ja sopimuksen konkreettista täytäntöönpanoa. Kuitenkin on huomattava, että pienhankinnoissa ja suorahankinnoissa voi tapahtua tilauksia ilman kilpailutusta.

Hankintayksikkö
Hankintalaissa määritelty toimija (tilaaja), jonka tulee hankinnoissaan noudattaa hankintalakia. Hankintayksikkö on hankinnan suorittava organisaatio, jota edustaa esimerkiksi kunnan tai kuntayhtymän toimielin tai viranhaltija. Hankintayksikkö tai siihen kuuluva organisaatio toimii hankinnassa sopimuksen tekijänä ja tilaajana.

Yhteishankintayksikkö
Hankintayksiköiden perustama toimija, joka hankkii kilpailuttaen sen suoraan tai välillisesti omistaville ja yhteishankintayksikön toimintaan liittyneille hankintayksiköille tavaroita tai palveluja taikka tekee näille tavaroita, palveluja tai rakennusurakoita koskevia hankintasopimuksia tai puitejärjestelyjä.

Sidosyksikkö
Hankintayksikköön sidossuhteessa (esim. kuntakonserni) oleva oikeudellisesti itsenäinen yksikkö. Sidosyksikköhankintoja ei tarvitse kilpailuttaa. EU-kynnysarvon suuruisissa tai sen ylittävistä sidosyksikköhankinnoista on käytännössä ilmoitettava HILMA- kanavalla laissa säädetyllä tavalla.

Tilaaja
Hankintayksikkö, joka toimii hankintalain tarkoittamana hankinnan kilpailuttajana
(ks. hankintayksikkö). Tilaajaksi kutsutaan myös hankintasopimuksen toteuttamiseen liittyvän tavaran, palvelun tai rakennustyön tilaajaa samoin kuin suorassa hankinnassa toimivaa hankintayksikön edustajaa (vrt. ostaja).

Tilaaja-tuottaja
Hankintalain tarkoittamasta tilaajasta on erotettava hallinnon organisointiin liittyvät tilaaja- tuottaja -käsitteet ja -järjestelmät. Niiden puitteissa hankinnat voidaan toteuttaa kunnan sisäisenä tilaamisena ja tuottamisena tai niin, että organisaatiossa tilaajana tai tuottajana toimivan organisaation edustaja suorittaa hankintalain tarkoittaman kilpailuttamisen laissa säädetyllä tavalla.

Ehdokas
Toimittaja, joka on ilmoittanut halukkuutensa osallistua tarjouskilpailuun tai jolta on pyydetty tarjous.

Tarjoaja
Toimittaja, joka on jättänyt tarjouksen.

Toimittaja
Tavaran toimittaja, palvelun tuottaja tai urakoitsija, joka tarjoaa markkinoilla tuotteitaan tai palveluitaan. Toimittajaksi kutsutaan myös hankintakilpailun voittanutta tilaajan sopijakumppania, joka vastaa hankintasopimuksesta.

Tuottaja
Ks. toimittaja

Ostaja
Hankinnan tai ostotapahtuman käytännön toteuttaja hankintayksikön edustajana.

Hankintasopimus
Osapuolten yhtäpitävä tahdonilmaisu hankinnasta ja sen ehdoista. Hankintasopimus koskee tavaran toimittamista, palvelun suorittamista tai rakennustyön tekemistä. Hankintalaissa hankintasopimukseksi kutsutaan osapuolten välistä kirjallista sopimusta.

Tavarahankintasopimus
Sopimus, joka koskee irtaimen tavaran ostoa, vuokraamista tai leasingvuokraamista perinteisin sopimuksin taikka puitesopimuksin, puitejärjestelyin tai osto-optioin. Tavarahankintasopimus voi lisäksi koskea hankintaan liittyvää kokoamis- ja asennustyötä.

Palveluhankintasopimus
Sopimus, joka koskee pääosin palvelun ostamista.

Rakennusurakkasopimus
Sopimus, joka koskee pääasiassa rakennustyön suorittamista rakennuskohteessa. Rakennusurakka voi olla talon-, maan- tai vesirakennustöiden muodostama taloudellinen tai tekninen kokonaisuus.

Puitesopimus
Sopimus, joka tehdään yhden tai useamman tavaran- tai palvelutoimittajan taikka urakoitsijan kanssa ja jossa sovitaan tietyn ajan kuluessa tehtäviin hankintoihin sovellettavista hinnoista, määristä tai muista ehdoista. Kynnysarvon suuruisissa tai ylittävissä hankinnoissa, joissa sovelletaan hankintalakia, puitesopimuksia kutsutaan puitejärjestelyiksi (ks. puitejärjestely)

Käyttöoikeussopimus
Palvelua tai rakennusurakkaa koskeva sopimus, jossa palvelun tai rakennustyön vastikkeena on joko toteutettavan palvelujärjestelmän (esim. vesijohtoverkoston) käyttöoikeusoikeus tai rakennettavan kohteen käyttöoikeus taikka tällainen oikeus ja maksu yhdessä.

Kumppanuussopimus
Sopimustyyppi, jossa korostuu sopijapuolten yhteistyö ja jonka puitteissa pyritään löytämään uusia innovaatioita. Kumppanuussopimus on yleensä pitkäkestoinen.

Hankintaohjelma
Hankinnassa    mahdollisesti    käytettävä    asiakirja,    jossa    määritellään    toteutettavaan hankintaan liittyvät, tarjouspyyntöä täydentävät kaupalliset ehdot (vrt. urakkaohjelma).

Urakkaohjelma
Rakennusurakkaan liittyvä kaupallinen asiakirja (vrt. hankintaohjelma), jossa määritellään mm. hankkeen sopimusoikeudelliset velvoitteet.

Hankintamenettelyt
Hankintalaissa mainitut erilaiset tavat (esim. avoin ja rajoitettu menettely) toteuttaa hankintakilpailu.

Avoin menettely
Hankintamenettely, jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen.

Rajoitettu menettely
Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö pyytää tarjouksen valitsemiltaan ehdokkailta eli rajoitetulta määrältä ehdokkaita hankintalain mukaisesti.

Neuvottelumenettely
Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä mainituin tavoin kilpailuttaa ja erityisin perustein neuvottelee yhden tai useamman toimittajan kanssa sopimuksen ehdoista.

Kilpailullinen neuvottelumenettely
Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö neuvottelumenettelyä muistuttavalla tavalla eri vaiheiden kautta valitsee hankkeen toteuttajan ja neuvottelee sopimusehdot.

Puitejärjestely
Puitesopimuksiin kuuluva hankintalaissa mainittu erityinen menettely hankinnan toteuttamiseksi. Puitejärjestelyyn valittujen yritysten välillä on mahdollista sopimuskauden aikana pitää ns. jatko- eli minikilpailutus yritysten keskinäisen toimituksellisen aseman uudelleenarvioimiseksi hinnan tai laadullisten ominaisuuksien perusteella.

Suorahankinta
Hankintamenettely, jossa hankinta tehdään ilman tarjouskilpailua yhdeltä tai usealta toimittajalta.

Tarjouskilpailu
Hankintaprosessin    vaihe,    jolla    hankintayksikkö    pyrkii    tarjouspyynnöllä    löytämään edullisimman toimittajan.

Suunnittelukilpailu
Menettely, jossa hankintayksikkö voi hankkia suunnitelman tai mallin, jonka erityinen tuomaristo valitsee kilpailun perusteella (vrt. suunnitteluhankinta ).

Suunnitteluhankinta
Suunnittelutehtävän (esim. kaavoitus- ja rakennussuunnittelu) toteuttamiseksi suoritettava palveluhankinta kilpailuttamalla ilman erityisen tuomariston käyttämistä (ks. suunnittelukilpailu).

Urakkakilpailu
Menettely,    jossa    hankintayksikkö    pyrkii    kilpailuttamalla    löytämään    edullisimman rakennustyön toteuttajan.

Rakennusurakka
Sellainen talonrakennus tai muu rakennustyö, joka muodostaa taloudellisen tai teknisen kokonaisuuden.

Kynnysarvo
Hankintalaista ilmenevä ilmoitusvelvollisuuden euromääräinen arvonlisäveroton vähimmäisarvo. Kynnysarvo voi olla kansallinen kynnysarvo tai EU-kynnysarvo. Näiden arvojen suuruisissa tai ylittävissä hankinnoissa noudatetaan hankintalaissa säädettyjä yksityiskohtaisia määräyksiä (vrt. raja-arvo).

Raja-arvo
Kansallisen kynnysarvon suuruisissa tai ylittävissä, mutta EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa neuvottelumenettelyn käytön sallittavuuden rajat osoittava euromäärä (vrt. kynnysarvot).

Ennakkoilmoitus/kausi-ilmoitus
Ilmoitus tulevan vuoden aikana suunnitelluista, EU-kynnysarvon suuruisissa tai sen ylittävistä hankinnoista.

Hankintailmoitus
Ilmoitus,    jolla    annetaan    mahdollisuus    osallistua    tarjouskilpailuun    tai    tehdä osallistumishakemus.

Jälki-ilmoitus
Hankintasopimuksen    jälkeinen    ilmoitus    voittaneesta    tarjouksesta    EU-kynnysarvon suuruisissa tai sen ylittävissä hankinnoissa.

Tilastoilmoitus
Kauppa- ja teollisuusministeriön ohjeiden mukainen ilmoitus hankinnasta.

Osallistumishakemus
Hakemus, jolla ehdokas (yritys ym.) pyytää saada osallistua tarjouskilpailuun.

Tuoteryhmä
Euroopan yhteisöjen tilastollisen tuotenimikkeistön (CPV) mukainen tavaran, palvelun tai urakkatyön tekninen ryhmittely viitenimikkeistöin ja numeroin (hankintasanasto).

Tekninen eritelmä
Toteutettavan hankinnan tarkoittaman tehtävän määrittelyssä käytettävä yhdenmukaistettu tai tunnustettu standardi taikka eurooppalainen tekninen hyväksyntä.

Toimittajarekisteri
Hankintayksikön tai muiden hankintayksiköiden tai yhteisöjen ylläpitämä rekisteri, johon hyväksytään ne tavarantoimittajat ja palvelujen tuottajat sekä urakoitsijat, jotka täyttävät hankintayksikön asettamat yleiset rekisteröintiehdot.