Luvat & sopimukset
Tapahtuman järjestämiseen tarvitaan erilaisia lupia tilaisuuden luonteen mukaan. Alueen tai tilan käyttöluvan lisäksi poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta ja pelastuslaitokselle tehtävä pelastussuunnitelma ovat tavanomaisimpia lupia, joita tarvitaan tapahtuman järjestämiseksi.
Jos tarvitset apua tai neuvoa lupa-asioiden kanssa, ota yhteyttä meihin.
Alueen ja tilan käyttölupa - maa-alueen omistaja
Ulkona järjestettävät tapahtumat tarvitsevat maa-alueen omistajan luvan. Luvan antaa se, jonka omistamalla maalla tapahtuma aiotaan järjestää. Tapahtumajärjestäjä voi tarvita myös vuokraoikeudenhaltijan suostumuksen, jos vuokraoikeudenhaltija on joku muu kuin maanomistaja.
Maaomistaja, olipa se kaupunki tai yksityinen, voi asettaa ehtoja tai kokonaan kieltää tapahtuman järjestämisen, jos tapahtuma ei sovellu suunnitellulle paikalle tai sen järjestämiseen on olemassa muita esteitä.
Käyttölupa tarvitaan, jos tapahtumalla rajataan alueen yleistä käyttöä tai tapahtumaa varten tarvitaan erityisiä liikennejärjestelyä. Lupa on oltava myös silloin, kun tapahtuma edellyttää toimia turvallisuuden ja järjestyksen ylläpitämiseksi.
Lupaa ei tarvita Lappeenrannan kaupungin omistuksessa olevilla alueilla, jos tapahtuma on lyhytaikainen (esim. merkkipäivä, polttarit) eikä se rajaa alueen yleistä käyttöä. Käyttölupaa ei tarvita myöskään tiloihin, joissa on pysyvä henkilöstö, kuten esimerkiksi ravintola.
Kaupungin ulkoalueiden käyttöluvat - aluevaraukset
Rakentamattomat maa-alueet, puistot, torit, satamat, pysäköintialueet ja katuverkko.
Tapahtuma-alueiden varauslomake
tila.aluevaraukset@lappeenranta.fi
Liikuntapaikkojen ja alueiden käyttöluvat - Lappeenrannan kaupungin liikuntatoimi
Liikuntapaikkoja voi tarkastella kaupungin sähköisestä varauskalenterista
Petri Ruotsalainen, petri.ruotsalainen@lappeenranta.fi
Liikennejärjestelyt ja pysäköinti
Liikennejärjestelyt on huomioitava osana tapahtuman turvallisuussuunnitelmaa.
liikennesuunnitelmassa on huomioitava mm. seuraavat tekijät:
· liikennejärjestelyt
· tarve katujen sulkemiseen liikenteeltä ja tätä varten tarvittava tienomistajan lupa
· liikenteenohjaus sekä liikenteen ohjaajat ja heidän tehtävänsä
· pysäköintijärjestelyt
Suunnitelma toimitetaan poliisille.
Jos tapahtuma vaatii katujen sulkemisen liikenteeltä tarvitaan tähän myös tienomistajan lupa.
Katuverkolla tapahtuva toiminta, siihen liittyvä mainonta ja näiden luvitus: ota yhteys katuisänöitsijä Manu Puumalaiseen, puh 040 661 7350, manu.puumalainen@lappeenranta.fi
Kaupungin maksullisia pysäköintialueita hallinnoi Williparkki Oy. p. 040 673 5700 tai 0400 279 648
Ilmoitus suuresta yleisötilaisuudesta – Lappeenrannan kaupungin ympäristöterveydenhuolto
Tapahtumasta, jossa on yli 500 samanaikaista kävijää, tehdään ilmoitus suuresta yleisötilaisuudesta kaupungin ympäristöterveydenhuollolle lomakkeen kautta.
Tee ilmoitus suuresta yleisötilaisuudesta kaupungille tästä
Ilmoitus yleisötilaisuudesta, vähintään 5 vuorokautta ennen tapahtumaa – Kaakkois-Suomen poliisilaitos
Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä ilmoitus poliisille joko sähköisesti Poliisin verkkosivustolla tai lomakkeella.
Ilmoitus tehdään järjestämispaikan poliisilaitokselle. Ilmoitus kannattaa jättää vähintään kuukautta ennen tapahtuman järjestämistä. Määräajaksi on ilmoitettu kokoontumislain mukainen viisi päivää, mutta on hyvä toimittaa ilmoitus mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ruuhka-aikojen yms. varalta.
Jos järjestät suurtapahtuman, poliisiin kannattaa olla yhteydessä vähintään kuusi kuukautta ennen tapahtuman ajankohtaa.
Poliisi voi vaatia tarvittaessa myös muita selvityksiä, kuten esimerkiksi yleisötilaisuuden järjestämispaikan omistajan tai haltijan suostumuksen sekä muun lainsäädännön edellyttämät tilaisuuden järjestämiseen liittyvät ilmoitukset, luvat tai toimenpiteet.
Tee ilmoitus poliisille tästä
Kaakkois-Suomen poliisilaitos, lupahallinto.kaakkois-suomi@poliisi.fi
Pelastussuunnitelma - Etelä-Karjalan pelastuslaitos
Pelastussuunnitelma on toimitettava viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtuman alkua Etelä-Karjalan pelastuslaitokselle. Suunnitelmassa tulee kuvata kattavasti tapahtuman riskit, niihin liittyvät toimintaohjeet sekä yhteyshenkilöt. Huomaathan, että suuriin tapahtumiin tulee nimetä erikseen oma turvallisuuspäällikkö.
Pelastussuunnitelma tulee laatia esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
- henkilölukumäärä on 200 tai enemmän
- käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisia tuotteita
- tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta
- tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille
- Pelastussuunnitelman osaksi voidaan laatia myös erillinen ensiapusuunnitelma.
Lisätietoa Lappeenrannan alueella pelastussuunnitelmista antaa Etelä-Karjalan pelastuslaitoksen neuvontapuhelin.
Pelastuslaitoksen verkkosivustolla on tietoa pelastussuunnitelmista sekä oppaat ja lomakkeet.
neuvontapalvelu.ek@pelastustoimi.fi
Rakennusvalvonnan luvat - Lappeenrannan kaupungin rakennusvalvonta
Lupa tarvitaan yli 3 kuukautta paikalla pidettäviin tapahtumarakenteisiin.
rakennusvalvonta@lappeenranta.fi
Jätehuoltosuunnitelma yli 500 hengen suurtapahtumista – Lappeenrannan kaupunki
Suunnitelma toimitetaan Lappeenrannan tapahtumapalveluille: tapahtumapalvelut@lappeenranta.fi
Kerro jätehuoltosuunnitelmassa:
- Arvio tapahtuman kävijämääristä ja muodostuvista jätemääristä jätelajeittain
- Jätteen keräysastioiden määrä ja niiden sijoittelu jätelajeittain kartalle merkittynä
- Jätteen lajitteluohjeet jätepisteille
- Jäteastioiden tyhjennysten määrä (monipäiväisissä tapahtumissa)
- Jätteen kuljetusyhtiö
- Tapahtumapaikan ja sen lähialueen puhtaanapito tapahtuman aikana
- Tapahtumapaikan ja sen lähialueen loppusiivouksen järjestäminen ja ajankohta
- Tapahtumajärjestäjän yhteystiedot.
Etelä-Karjalan jätehuoltomääräykset tapahtumien osalta
39 § Yleisötilaisuuksien jätehuolto
Yleisötilaisuuden järjestäjä vastaa järjestettävän tilaisuuden jätehuollosta. Järjestäjä vastaa myös jätehuoltoon liittyvästä neuvonnasta tilaisuuden aikana sekä jätteiden lajittelusta ja erilliskeräämisestä näiden jätehuoltomääräysten mukaisesti.
Yleisötilaisuus on suunniteltava siten, että syntyvän jätteen määrä on mahdollisimman vähäinen. Tapahtuma-alueelle on sijoitettava riittävästi ja kattavasti jäteastioita eri jätelajien keräämistä varten.
Roskaantuneen alueen toissijaisen siivoamisvastuun osalta järjestäjänä pidetään myös tilaisuuden tai tapahtuman kokoonkutsujaa.
Jäteastiat on tyhjennettävä ja alue siivottava välittömästi tilaisuuden jälkeen sekä tarvittaessa tilaisuuden aikana. Jäteasiat on tyhjennettävä aina niiden täyttyessä. Monipäiväisissä tilaisuuksissa jäteastiat on tyhjennettävä ja alue siivoamaan vähintään kerran päivässä.
Hyötyjätteiden erilliskeräys on järjestettävä yleisötilaisuudessa näiden jätehuoltomääräysten 17 §:ssä jätteen arvioituun syntymäärään perustuvin edellytyksin. Biojäte on lajiteltava ja erilliskerättävä aina, kun yleisötilaisuudessa tarjoillaan elintarvikkeita.
Etelä-Karjalan_jätehuoltomääräykset_1.1.2023_alkaen.pdf
Elintarvikkeiden ja tupakkatuotteiden myynti – Lappeenrannan seudun ympäristötoimi
Elintarvikkeiden myynti tai tarjoilu on tapahduttava elintarvikelain vaatimuksia noudattaen. Elintarvikkeiden ja tupakkatuotteiden myyntiluvat myöntää Lappeenrannan seudun ympäristötoimi.
Vähäriskisestä elintarvikemyynnistä tai -tarjoilusta ei tarvitse tehdä ilmoitusta silloin, kun toimija on yksityinen henkilö tai toimintaa ei voida pitää elinkeinon harjoittamisena. Tällainen toiminta on tyypillisesti satunnaista ja käsiteltävien elintarvikkeiden määrät ovat pieniä kuten esim. elintarvikemyynti koulujen myyjäisissä, seurakunnan kahvitilaisuus tai urheiluseuran makkaranpaisto paikallisottelussa.
Ilmoitus tulee kuitenkin tehdä, mikäli toiminta ei ole vähäriskistä (esim. raakalihavalmisteiden myyminen, sushin valmistaminen ja myynti, kylmäsavustetun, tyhjiöpakatun kalan myynti).
Mikäli et ole varma onko toiminta vähäriskistä, ota yhteys terveystarkastajaan.
Ns. tilapäisestä myynnistä voi tiedottaa e-lomakkeella.
Lisätietoja elintarvikkeiden myynnistä löydät Lappeenrannan ympäristötoimen sivuilta
ymparistotoimi.kirjaamo@lappeenranta.fi
Anniskelulupa - aluehallintovirasto
Anniskeluluvat myöntää aluehallintovirasto. Tarkista tapahtumapalveluista, onko käyttämälläsi tapahtuma-alueella jo voimassa oleva anniskelupaikkalupa.
Lupaa myönnettäessä arvioidaan tilaisuuden luonne, paikan sopivuus sekä anniskelujärjestelyt. Lupa voidaan jättää myöntämättä, mikäli lupaa haetaan urheilutapahtumaan tai tilaisuuteen, joka on luonteeltaan perhetapahtuma tai johon osallistuu runsaasti lapsia ja nuoria.
Hakemukseen tulee liittää tilapäisen tilaisuuden tai tapahtuman ohjelma ja pohjapiirrustus anniskelualueesta. Tapahtuman tilojen tai ulkoalueen tulee olla todisteellisesti anniskeluluvan hakijan hallinnassa tapahtuman ajan. Järjestäjien tulee osoittaa, että tapahtumaa varten on riittävät saniteettitilat.
Lisätietoja ja ohjeet anniskeluluvan hakemiseen löytyvät aluehallintoviraston sivuilta.
Meluilmoitus – Lappeenrannan seudun ympäristötoimi
Ilmoitus tulee toimittaa viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtuman alkamista.
Tee meluilmoitus
Meluilmoitusta ei tarvitse tehdä seuraavista seuraavista toiminnoista
- Vähäiset huvitilaisuudet ja tapahtumat, joissa käytetään äänentoistolaitteita
- jotka järjestetään yleisökäyttöön tarkoitetuissa paikoissa (esim. urheilukentillä)
- joista ei aiheudu kovaa melua lähiasutukselle
- jotka kestävät enintään yhden päivän
- järjestetään päivällä klo 7.00-22.00 välisenä aikana.
- Ilotulitulitukset
- Tilapäinen tivoli- ja sirkuskiertue.
Muusta tilapäisestä toiminnasta, josta saattaa aiheutua erityisen häiritsevää melua tai tärinää tulee tehdä meluilmoitus ympäristötoimelle.
Meluilmoitusvelvollisuudesta on säädetty tarkemmin Lappeenrannan kaupungin ympäristönsuojelumääräysten luvuissa 4 ja 5. ymparistotoimi.kirjaamo@lappeenranta.fi
Musiikin käyttölupa
Muista huomioida Teosto ja Gramex. Musiikinkäyttölupa tarvitaan aina, kun musiikkia esitetään julkisesti tai sitä tallennetaan julkista esittämistä varten.
Sähkö- ja kunnallistekniikka
Lisätiedoissa ja kysymyksissä otathan yhteyttä Lappeenrannan Energian tekniseen asiakaspalveluun arkisin kello 8-16, puh. 020 690 505 valinta 3, sähköposti tekninen.aspa@lreoy.fi, käyntiosoite Simolantie 18, 53600 Lappeenranta.
Yleisötapahtumien ilotulitteet ja pyrotekniikka edellyttää aina maanomistajan sekä poliisi- ja pelastusviranomaisten lupia. Tämän lisäksi ilotulitteiden ja pyrotekniikan käyttö edellyttää myös tekijöiltään tarvittavia tulityölupia sekä tapahtumaa varten laadittua turvallisuus-suunnitelmaa.
Yleisötilaisuuksien Ilotulitus ja pyrotekniikka tulee aina hankkia riittävät luvat omaavilta ammattilaisilta siten, että tilauksen yhteydessä sovitaan myös siitä, että palvelun tuottaja laatii viranomaisten edellyttämän turvallisuussuunnitelman ja hankkii tarvittavat luvat poliisi- ja pelastusviranomaisilta.
Myös muista tähän liittyvistä turvajärjestelyistä ja niiden vastuista tulee sopia selkeästi tapahtuman järjestäjän ja ilotulituksen/pyyrotekniikan toteuttajan välillä ennakkoon.
Lisätietoja Poliisin verkkosivustolla: ilmoita ilotulitusnäytöksestä
sekä pelastussuunnitelmista Etelä-Karjalan pelastuslaitoksen sivuilla.
Hyvä huomioida:
Turvallisuussuunnitelma
Tapahtuman turvallisuudesta on tehtävä suunnitelma, joka toimitetaan poliisille yleisötilaisuusilmoituksen liitteenä. Turvallisuussuunnitelmassa tulee olla:
- tapahtuman nimi ja luonne
- vastuuhenkilöt yhteystietoineen (järjestäjä, turvallisuudesta vastaava, liikenteenohjauksesta vastaava jne.)
- tapahtuman yleiskuvaus aikatauluineen
- arvio osallistujamäärästä perusteluineen
- riskianalyysi eli mitä riskejä järjestäjä näkee kyseisenlaisessa tapahtumassa mahdollisina ja miten järjestäjä aikoo pienentää riskien toteutumisen todennäköisyyttä ja mahdollisia seurauksia (esim. humalainen häirikkö, sairaskohtaus jne.)
- järjestyksenvalvojien toimintalinjat ja ohjeet erilaisissa tilanteissa
- yleisjärjestelyt (kielletyt esineet/aineet, miten toimitaan niiden poisottamiseksi
- liikenteenohjaussuunnitelma (kartta, liikenteenohjaajaluettelo, liikenteenohjaajien paikat, mahdolliset tilapäiset liikennejärjestelyt, ajoneuvojen odotettu määrä, pysäköintijärjestelyt, sopimukset julkisen liikenteen järjestäjän ja taksiautoilijoiden kanssa mikäli tapahtumalla on vaikutuksia edellä mainituille toimijoille, noutopaikat ja kartta viranomaisille (mistä järjestyksenvalvojien kiinniottamat henkilöt noudetaan), liikenteenohjaajaluettelo (henkilötunnukset) ja järjestyksenvalvojaluettelo (henkilötunnukset/jv-kortin numero)
Suunnitelma on hyvä rakentaa, vaikka sitä ei tarvitsisi toimittaakaan viranomaisille.