Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Tämä pätee myös tapahtuman järjestämiseen. Tapahtuman suunnitteluun liittyy tapahtumatyypistä riippumatta paljon huomioitavia asioita.

Tuote kuntoon!

Tapahtumaa suunniteltaessa tulee lähteä siitä että se on tuotteena hyvä. Tapahtuman tulee perustua vahvaan sisällön osaamiseen ja tarjottavan tulee olla riittävissä määrin omaperäistä ja laadukasta. Tapahtuman tulee myös erottua edukseen muista vastaavanlaisista tapahtumista.

Tapahtuman kohderyhmän pitää olla selvillä ja ajankohta pitää olla yleisön, yhteistyökumppanien ja sisällöntuottajien näkökulmasta oikea. Tapahtuman tulee synnyttää hyvää yhteishenkeä ja yhteenkuuluvuutta. Yleisölle tarjottavien oheispalvelujen tulee olla myös kunnossa. Kun nämä asiat ovat kunnossa, niin voi jo ryhtyä organisoimaan toimintaa.

Apua ja neuvoa tapahtumapalveluilta

Lappeenrannan kaupungin tapahtumapalvelut tarjoaa neuvoa ja tukea tapahtumien järjestämiseen. Olemme koonneet tälle sivustolle tapahtumajärjestäjiä varten myös kattavan tietopaketin tapahtumaprosessin etenemisestä ja siihen kuuluvista asioista.

Ota yhteyttä, yhteystiedot näet klikkaamalla tästä!

 

Talous

Talouden suunnittelu on hyvä aloittaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta sitä pystyy seuraamaan reaaliaikaisesti ja erilaisiin tilanteisiin on mahdollista reagoida. Tarkkaan suunniteltu budjetti on tapahtuman peruskivi.

Jos tapahtumaan myydään lippuja, budjetti tarjoaa suuntaa sille, kuinka paljon lippuja täytyy myydä, jotta tapahtuma kannattaa. Budjetti on loistava työkalu omien tavoitteiden seuraamiseen.

Talkootyöllä ja omin voimin järjestettävä tapahtuma on edullisin toteuttaa, suuret yleisötapahtumat taas vaativat luonnollisesti enemmän rahaa. Budjettia tehdessä on syytä ensin kartoittaa käytettävissä olevat rahat ja sitten listata suunnitellut kulut (kulubudjetti) ja tulot (tulobudjetti), jotka kannattaa listata mahdollisimman tarkasti eri osa-alueisiin:

• Kuluja voivat olla esimerkiksi tilavuokrat, palkat, rakentaminen, tarjoilut ja ohjelma.
• Tuloja voivat olla lipputulot ja erilaiset tarjoilu- ja myyntituotot.

Budjettiin kannattaa jättää pelivaraa yllättäviä ja muuttuvia kuluja varten ja sitä on seurattava aktiivisesti ja muokattava tarpeen mukaan koko tapahtumaprosessin ajan. Tapahtuman budjetti voi sisältää oman rahallisen panostuksen tai esimerkiksi organisaation omaa rahoitusta. Järjestäjä voi etsiä myös ulkopuolisia rahoittajia, sponsoreita ja yhteistyökumppaneita rahoittamaan tapahtumaa. Rahoitusta voi hakea myös erilaisilta avustustoimintaa toteuttavilta rahastoilta ja säätiöiltä.

 

Yhteistyökumppanit ja sponsorointi

Yhteistyökumppanit ja sponsorit ovat nykyään varsinkin suurissa tapahtumissa tärkeässä roolissa budjetin kannalta.

Yhteistyökuvion kautta voi rahallisen tuen lisäksi saada tapahtumaan esimerkiksi välineitä, materiaaleja, talkooväkeä tai osallistujia/yleisöä. Tapahtuma taas voi tarjota vastapalveluksena näkyvyyttä itse tapahtumapaikalla, tapahtuman verkkosivustolla ja sosiaalisen median kanavissa. Ideaalitilanteessa yhteistyötahot ovat toiminnaltaan ja imagoltaan sopivia tapahtuman henkeen.

Hyvinä ulkopuolisina rahoituslähteinä voidaan pitää myös erilaisia avustustoimintaa harjoittavia rahastoja, säätiöitä ja muita tahoja. Avustuksien hakuajat tulee joten avustukset tulee huomioida tapahtuman suunnittelussa ja niitä kannattaa hakea ajoissa.

 

Organisaatio ja vastuut

Tapahtumaa suunnitellessa on tärkeää hyvissä ajoin miettiä millaisella organisaatiolla tai tiimillä tapahtuma aiotaan toteuttaa. Tapahtumalla tulee olla vetäjä tai projektipäällikkö, joka vastaa yleensä kokonaisuudesta ja taloudesta. Pienen tapahtuman voi toteuttaa myös tarvittaessa yksinkin, mutta on suositeltavaa koota jonkinlainen tiimi, sillä yhdellä ihmisellä ei välttämättä ole kaikkea tarvittavaa osaamista. Tilaisuuden järjestäminen myös usein vaatii muita ihmisiä järjestelyavuksi. Myös vastuun jakaminen on tärkeää, sillä järjestämiseen liittyy paljon työtä.

Etenkin suuremmilla tapahtumilla pitää olla toimiva ja asialleen omistautunut tekijäporukka. Tuottajien pitää tuntea ja olla asiantuntijoita järjestämänsä tapahtuman sisällöistä. Tuotantotiimissä pitää olla riittävästi monipuolisia kykyjä toteuttamaan ja vastaamaan kaikista tapahtuman tuotantoon liittyvistä tehtävistä. Tiimin vastuut voidaan jakaa esimerkiksi tehtävittäin. Yhdelle kuuluu markkinointi ja myynti, toiselle ohjelma ja sisältö ja kolmannelle rakentaminen. Tehtävät kannattaa jakaa tarkasti ja ymmärrettävästi, sillä vastuunjaon tavoitteena on sujuvoittaa organisointia ja sitouttaa tekijät tapahtuman järjestämiseen.

Vapaaehtoistyövoiman rekrytointi ja ohjaus ovat tärkeä osa-alue tapahtuman tuottamisessa. Tapahtuman johtaminen edellyttää ajantasaista strategiaa ja visiota tapahtuman tulevaisuudesta sekä yksityiskohtainen toimintasuunnitelma.

Tapahtuman järjestäjä vastaa työsopimuksista ja vakuutuksista. Tapahtuman järjestäjä on aina vastuussa koko tapahtuman turvallisuudesta niin yleisön kuin esiintyjienkin osalta.

 

Aikataulutus

Tapahtuman järjestämisessä aikataulutus on tärkeää ja järjestäminen vie aikaa. Tapahtuman voi toteuttaa muutamassa tunnissakin, mutta siihen voi kulua tapahtuman luonteesta ja taustoista riippuen myös vuosia. Kaikki lähtee tapahtuman järjestämisajankohdasta.

Ajankohtaa miettiessä kannattaa huomioida muun muassa seuraavat asiat:

• Lupiin ja erilaisiin rahoitusratkaisuihin (esim. avustukset) liittyvät aikataulut
• Mitä muuta samoihin aikoihin tapahtuu? Onko samaan aikaan esimerkiksi samaa kohderyhmää houkuttelevia tapahtumia tai isoja yleisötapahtumia?
• Onko sopiva tapahtumatila tai -alue varattavissa toivotulle ajankohdalle?

Kun ajankohta on lyöty lukkoon, on hyvä aikatauluttaa tapahtuman järjestämisen eri vaiheet. Tehtävät jaetaan eri vaiheisiin ja niille voidaan samalla ilmoittaa omat deadlinet ja vastuuhenkilöt: mitä tehdään missäkin järjestyksessä ja kuka vastaa mistäkin.

Tapahtuman järjestämisen osalta on ensisijaisen tärkeää aikatauluttaa varsinainen tapahtuma-aika. Järjestelyihin liittyy usein ajallisesti peräkkäisiä, toisiinsa kytköksissä olevia vaiheita, joiden toteutus onnistuu tietyssä järjestyksessä. Järjestämisen ohella tapahtumiin liittyviä suunniteltavia aikatauluja ovat työvuorot sekä esimerkiksi esiintymis-/ohjelma-aikataulut.

Aikataulun seuraamisessa voi hyödyntää perinteisiä menetelmiä, kuten kalenteria tai aikajanaa, tai sitten hyödyntää erilaisia sähköisiä seuranta- ja projektinhallintavälineitä.

 

Tapahtumatilan tai paikan valinta

Tapahtumapaikka vaikuttaa merkittävästi tapahtuman onnistumiseen. Tapahtuman sisältö vaikuttaa sopivan paikan valintaan, mutta toisaalta paikallakin on vaikutus itse tapahtumaan ja sen järjestelyihin.

Ensin tulee kuitenkin pohtia, järjestetäänkö tapahtuma täysin sisätiloissa vai ulkona vai tarvitaanko niin sisä- ja ulkotiloja. Entä kuinka suuri tila tarvitaan ja miten tilaa voidaan muuntaa tarvittaessa suuremmaksi tai pienemmäksi? Paikan valintaa miettiessä kannattaa huomioida myös muut tapahtuman ajankohta, paikan sijainti ja tavoitettavuus, sekä sen tunnettuus ja luonne. Pidä mielessä myös kulkuyhteydet paikalle, paikoitus- ja pysäköintialueet sekä lähistöllä tarjolla olevat oheis- ja majoituspalvelut.

Yksi olennaisimmista tilaan liittyvistä seikoista on vuokrakustannus, sillä tilan tai alueen vuokra voi lopulta olla yksi merkittävimmistä menoeristä tapahtuman budjetissa. Samoin erilaiset vuokrausehdot voivat vaikuttaa paikan valintaan.

Sopivaa tilaa selvittäessä tulee huomioida myös miten tilaan on saatavissa sähköä, vettä tai rakennelmia ja huonekaluja. Ota huomioon myös millainen tilan muu varustus on ja  tarvitaanko esim. internetyhteyttä? Tapahtuman luonteesta ja kohderyhmästä riippuen tilaa miettiessä on hyvä ottaa tarkasteluun esteettömyysasiat. Pääseekö tilaan inva-liuskaa pitkin, onko tilassa inva-wc, mahtuuko ovesta pyörätuolilla jne.

Kun olet löytänyt sopivan tapahtumapaikan, käy sopimusasiat tarkasti läpi tilaa tai aluetta vuokraavan tahon kanssa.

 

Sisältö

Tapahtuman sisältöä suunniteltaessa on tärkeintä ymmärtää ketä ja mitä varten tapahtuma järjestetään. Ketkä ovat tapahtuman avainasiakkaita, mikä on tapahtuman viesti ja miten tapahtuman sisältö poikkeaa muista tapahtumista?

Kävijän näkökulmasta juuri sisältö on tärkein asia ja sen takia kävijät kiinnostuvat ja saapuvat tapahtumaan.

Tapahtuman tuotannossa avainasiakkaita saattavat varsinaisen yleisön ja esiintyjien lisäksi olla myös tapahtuman teemasta nouseva toimijaverkosto ja kumppanit, tapahtuman rahoittajat ja sponsorit, majoitus- ja ruokailu palvelujen tuottajat, tapahtuman tarvitsemien esitys- ja ympäristötekniikan tuottajat, mediapalveluja tarjoavat toimijat sekä tiedotusvälineet.

 

Kalusto ja välineet

Tapahtumaa järjestävän tulee miettiä jo suunnitteluvaiheessa, millaisia kalusteita, välineitä ja rakenteita tapahtumassa tarvitaan. Mieti myös miten tapahtumapaikan visuaalinen ilme, eli miten tapahtumapaikka koristellaan tai somistetaan. Jos kalustoa vuokrataan tapahtumaan, kannattaa huomioida vuokra-aika, kaluston vakuutus ja peruutusehdot sekä miten kalusto kuljetetaan tapahtumapaikalle ja pois.

Rakennus- somistus- ja kalustoratkaisuissa tulee huomioida paloturvallisuuden ja kestävyyden näkökulmat. Tilapäisten rakennelmien, esiintymislavojen ja telttojen turvallisuudesta vastaa aina tapahtuman järjestäjä. Lue lisää rakenteisiin liittyvistä lupa-asioista.

Lappeenrannan kaupungin tapahtumapalvelut tarjoaa yhteistyökumppaneilleen seuraavia rakennelmia tapahtumajärjestäjien käyttöön:

• katteet / teltat
• Taittopenkkejä-, tuoleja ja pöytiä
• Joulukadun myyntikojut
• siirrettävä esiintymislava ja sen kattorakenne
• pienten tilaisuuksien äänentoistokalustoa
• erilaista valokalustoa

 

Esitystekniikka

Useissa tapahtumissa tarvitaan yleensä erilaisia teknisiä välineitä, kuten videotykkejä, tietokoneita, mikkejä ja äänentoistolaitteita sekä valaistusta. Pohdi oman tapahtumasi kannalta, millaista esitystekniikkaa tapahtumasi tarvitsee.

Välineiden ja ohjelmien yhteensopivuus kannattaa testata etukäteen ja miettiä, mitä tehdään, jos tekniikkaa pettää tapahtuman aikana. Tekniikka kannattaa hankkia hyvissä ajoin valmiiksi paikan päälle. Tekniikkaa ja välineitä varten on huolehdittava riittävästä sähköstä sekä mahdollisesti verkkoyhteyksistä ja varmistuttava sopivista liittimistä (esim. tietokoneiden ja tykkien välillä voi olla useita erilaisia liitinvaihtoehtoja).

Jos äänilaitteiden käytöstä aiheutuu kovaa melua lähialueen asukkaille tai niitä käytetään klo 22.00 jälkeen tulee tapahtumasta tehdä meluilmoitus. Lue lisää äänentoistoon liittyvistä lupa-asioista!

Jo tapahtumapaikan valinnassa tulee huomioida miten tarvittava tekniikka saadaan käyttöön kyseisessä tilassa tai alueella.

Kaupungilla on lavarakenteita, telttoja sekä ääni- ja valolaitteita, joita se voi myöntää tapahtuma- ja sopimuskumppaniensa käyttöön veloituksetta.

 

Toimintojen sijoittelu tapahtumapaikalle

Kun tapahtumalle on varattu sopiva tapahtumapaikka, on hyvä suunnitella, miten tapahtumaan liittyvät eri toiminnot sijoitetaan paikkaan. Hahmottelussa toimintoja voi merkitä kannattaa merkitä kartalle.

Huomaa, että viranomaiset edellyttävät yleisötapahtumilta lupavaiheessa yksityiskohtaista karttaa, jossa havainnollistetaan tarkasti, miten toiminnot sijoitetaan tapahtuma-alueelle. Aluekartta on tarkoitettu viranomaisten lisäksi projektiryhmälle, henkilöstölle ja mahdollisille yhteistyökumppaneille ja alihankkijoille.

Aluekarttaan tulee ilmoittaa

• Tapahtuman käytössä olevan alueen raja
• Kulkureitit, poistumistiet, lastausreitit
• Mahdollinen paikoitus ja mahdollisesti suljettavat kadut
• Lavat ja katsomot
• Infopiste ja/tai lipunmyyntipiste
• Erilaiset oheistoiminnot (näytteilleasettajat, myyntikojut jne)
• Ensiapupiste ja alkusammutusvälineet
• Löytötavarapiste
• Jäteastiat
• WC-tilat

 

Turvallisuus

Tapahtuman turvallisuus on ehdottomasti varmistettava ja toimet suunniteltava etukäteen, oli kyseessä iso tai pieni tapahtuma. Järjestäjä on vastuussa tapahtuman, sen osallistujien ja mahdollisten esiintyjien ja muun henkilökunnan turvallisuudesta. Järjestäjä vastaa myös tapahtumaan hankittujen esiintyjien ohjelmiston ja tekniikan turvallisuudesta. 

Erityisesti suuria tapahtumia varten on pakko laatia pelastus- ja turvallisuussuunnitelmat, jotka tulee hyväksyttää poliisilla. Tapahtuman turvallisuutta kannattaa suunnitella yhdessä poliisin ja muiden pelastusviranomaisten kanssa.

Tapahtuman järjestäjille pelastusviranomainen suosittelee ladattavaksi puhelimiin 112-sovelluksen
mahdollisen hätätilanteen varalle, jolloin hätäkeskus saa tarkan paikkatiedon soittajan sijainnista.

Turvallisuusasioita suunnitellessasi huomioi ainakin seuraavat asiat:

• Ihmiset ja heidän turvallisuutensa
• Koko tapahtuman osallistujamäärä (myös henkilökunta)
• Tilojen ja ympäristön turvallisuus (myös rakenteet, välineet)
• Järjestyksenvalvonta ja vartijat
• Pelastustiet ja aluerajat
• Sammutuspeitteet
• Ensiapu
• Poikkeustilanteet ja riskikartoitus

Lainsäädäntö määrittelee turvallisuuskysymyksiä:

• Kokoontumis- ja järjestyksenvalvonnanlaki sanelee tapahtuman turvallisuutta
• Pelastuslain mukaan pitää olla valmis ehkäisemään ja varautumaan vaaratilanteisiin
• Terveydensuojelulaki edellyttää toimimaan turvallisesti elintarvikkeiden kanssa
• Kuluttajapalveluiden laki määrää kuluttajan oikeuksia koskevista asioista.

Mahdollisia tapahtuman turvallisuusriskejä voivat olla esimerkiksi

• Paniikki ja ihmisten pakkautuminen
• Rajuilmat
• Rakennelmien sortuminen tai välineisiin liittyvät ongelmat (sähkö)
• Pyrotekniikka ja ilotulitukset
• Tapaturmat (myös erilaiset oheistoiminnot, kuten benjihypyt jne)
• Väkivaltainen isku
• Rajumyrskyt, kova tuuli ja/tai sade

 

Esteettömyys

Tapahtuma-alue tai -tila on esteetön silloin, kun se on turvallinen, miellyttävä ja toimiva.

Esteettömän tapahtumapaikan kaikkiin tiloihin ja kerroksiin on helppo päästä. Myös tilat ja niissä olevat mahdolliset toiminnot ovat mahdollisimman loogisia ja helppokäyttöisiä. Lisäksi esimerkiksi kulkureitit on pidettävä tapahtuman aikana kulkukelpoisina ja ne tulee osoittaa selkeästi ja ymmärrettävästi.

Esteettömyys tulee muistaa jo rakenteiden sijoittamista suunnitellessa. Esimerkiksi luiskat, hissit, inva-wc ja automaattisesti avautuvat ovet edistävät esteettömyyttä. Huolehdi myös, että opasteet ovat sopivissa paikoissa ja ne ovat selkeän näköiset ja ymmärrettävät.

Esteettömyys palvelee paitsi yleisöä myös tapahtuman järjestämistä, sillä fyysisten esteiden poistaminen helpottaa logistiikkaa, siivousta ja tapahtumaan liittyviä muita huoltotoimenpiteitä. Esteettömyys kannattaa huomioida myös muistakin näkökulmista. Ihmisten erityistarpeet tulee ottaa huomioon. Lisäksi esimerkiksi viestinnän osalta tärkeää on tiedon ymmärrettävyys, selkeys ja riittävyys ennen tapahtumaa ja sen aikana.

 

Ympäristö ja sen siisteys

Selvitä hyvissä ajoin, millaiset mahdollisuudet tapahtumapaikka tarjoaa roskien keräämiselle ja tarjoaako tapahtumapaikka esimerkiksi jäteastiat vuokraajan käyttöön.

Tapahtumaan voi joutua erikseen tilaamaan roska-astioita. Ne on hyvä sijoittaa ympäri tapahtumapaikkaa, erityisesti uloskäyntien, kulkureittien ja oheispalvelujen läheisyyteen. Niitä ei kuitenkaan saa sijoittaa poistumis- ja pelastusreittien tielle. Järjestäjä vastaa roskisten ja jäteasioiden tyhjentämisestä. Suurempia yleisötilaisuuksia varten tulee laatia erillinen jätehuoltosuunnitelma.

Ilmastopääkaupunki Lappeenranta kannustaa myös tapahtumanjärjestäjiä suunnittelemaan tapahtumiaan ekologisiksi. Ympäristöasioiden huomiointi ja ympäristöystävällisyys lisäävät viihtyisyyttä ja osoittavat vastuullisuutta. Lajitteluastiat tulee merkitä ymmärrettävästi. Tapahtumaa kannattaa suunnitella niin, että jätteen määrää pystytään jo etukäteen karsimaan ja hallitsemaan erilaisten ratkaisujen avulla. Esimerkiksi jaettavien mainosten ja turhien pakkausten välttämisestä on apua.

Ympäristöystävällisyys voi olla myös markkinointivaltti. Ympäristöystävällisistä teoista ja ekologisuuteen liittyvistä toiveista kannattaa rummuttaa tapahtumasta viestiessä. Tutustu vinkkeihin ympäristövastuullisen tapahtuman järjestämiseksi.

Etelä-Karjalan_jätehuoltomääräykset_1.1.2023_alkaen.pdf

 

Viestintä ja markkinointi

Tapahtuman viestinnän ja markkinoinnin ytimessä on tapahtuman kohderyhmä(t), mutta sitä on hyvä kohdentaa myös yhteistyökumppaneille. On tärkeää viestiä omasta tapahtumasta myös tietysti viranomaisille ja erityisesti medialle, jotta tapahtumaa olisi mahdollista tuoda esille eri kanavissa ja eri tahojen kautta.

Tapahtuman viestintää ja markkinointia täytyy toteuttaa suunnitellusti. Aloitus tapahtuu hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja toimet jatkuvat aina jälkimarkkinointiin asti. Suunnittelussa kannattaa huomioida ainakin kohderyhmät, tarvittavat toimenpiteet ja niiden aikataulu, viestintä- ja markkinointikanavat sekä vastuut. Viestintä- ja markkinointitoimet kannattaa muistaa ottaa huomioon myös tapahtuman koko budjetissa.

Sosiaalinen media on hyvä ja perustoiminnoiltaan maksuton väylä viestiä ja markkinoida omasta tapahtumasta ja saada sille näkyvyyttä. Muita kanavia ja keinoja ovat esimerkiksi tapahtumasta kertovat tiedotteet, mainokset mediassa, ulkomainonta sekä erilaiset tempaukset.

Näkyvyyden lisäksi tärkeää on tapahtumaan liittyvän tiedon jakaminen ja tuottaminen. Tapahtumalle on hyvä luoda oma verkkosivusto tai esimerkiksi Facebook-tapahtuma, jossa kerrotaan kävijöiden näkökulmasta kaikki tarpeellinen osallistumiseen liittyvä tieto. Näin voidaan edistää tapahtumakokemusta jo etukäteen sekä madaltaa kynnystä osallistua.

Muista lisätä tapahtumasi Lappeenrannan tapahtumakalenteriin, ja menoinfo.fi-kalenteriin ja ilmoittaa siitä myös tapahtumapalveluihin!

Näkyvyyttä kaupungin kanavissa

Kaupunki auttaa tarvittaessa näkyvyyden saavuttamisessa omien kanaviensa, kuten matkailuneuvonnan infonäyttöjen ja kaupungin sosiaalisen median kanavien, avulla. Ota oman tapahtumasi näkyvyyden osalta yhteyttä tapahtumapalveluihin.

Tapahtumakumppanuuden kautta on mahdollisuus saada lisää viestintä- ja markkinointiapua.

 

Riskien kartoitus

Aivan kaikkeen ei voi varautua, mutta riittävä varautuminen kannattaa, sillä tapahtumiin liittyy erilaisia riskejä. Riskianalyysi ja siitä johdetut toimenpiteet tulee liittää osaksi tapahtuman pelastus- ja turvallisuussuunnitelmaa.

Järjestäjän kannattaa

• kartoittaa kaikki mahdolliset riskit (turvallisuus, tekniikka, peruutukset, rakennelmat, sähköt jne)
• arvioida riskien todennäköisyydet
• pohtia, miten niihin voi varautua ja miten ne voidaan ratkaista/miten niitä voi hallita
• mikä on ns. plan b, jos jotain menee mönkään.

Riskit ja niihin varautuminen on syytä keskustella läpi myös henkilökunnan kanssa, jotta jokainen osaa toimia erilaisten skenaarioiden toteutuessa.

 

Lipunmyynti ja muu myynti tapahtumassa

Jos myyt tapahtumaasi pääsylippuja, suunnittele lipunmyynti huolella. Yleensä lippuja voi ostaa ennakkoon lippupisteistä ja myyntipaikoista. Järjestäjän tulee suunnitella, missä lippuja myydään, niiden hinnat  ja onko erilaisia lipputyyppejä (esim. alennukset ja edut). 

Lappeenrannassa  valtakunnallisena lipunmyyntipisteenä toimii Lippupiste, jonka paikalliset myyntipisteet toimivat K-Citymarketissa (Toikansuontie 4, 53500 Lappeenranta) ja Kulttuuri- ja tapahtumakeskus Kehruuhuoneella (Kristiinankatu 20 53900 Lappeenranta).

Lippuja myydään usein myös itse tapahtumapaikalla tai sen yhteydessä. Mieti myyntipaikan sijaintia, opasteita ja henkilöstötarvetta. Joskus lipunmyyntipiste toimii myös rannekkeenvaihtopisteenä tai lippujen tarkastuspaikkana.

Muu myynti

Lipunmyynnin ohella tapahtumassa voidaan myydä myös erilaisia palveluja. Myyntipisteistä voi ostaa erilaisia tuotteita tai näytteilleasettajat voivat muilla tavoin markkinoida palvelujaan. Mahdolliset myyntipaikat tulee suunnitella ja hinnoitella etukäteen. Järjestäjä vastaa paikkojen vuokraamisesta ja sopimisesta yritysten kanssa.

 

Esiintyjäsopimukset

Esiintyjien kanssa kannattaa sopia asiat mahdollisimman tarkasti etukäteen, jotta ikäviltä yllätyksiltä ja väärinymmärryksiltä vältytään. Usein esiintyjäsopimukset tulevat esiintyjää edustavan tahon puolelta valmiina. Tällöin on hyvä huomata, että esiintyjäsopimuksiin liittyy usein liitteitä - ridereita, jotka ovat osa sopimusta ja saattavat muodostaa varsin merkittävän kuluerän itse esiintymispalkkion lisäksi. Ridereissa määritellään esiintyjien tekniset tarpeet, majoituksiin ruokailuihin ja muihin takahuone tarjoiluihin liittyvät tarpeet.

Aikataulujen ennakkosopimiseen on myös hyvä kiinnittää huomiota. Useimmat esiintyjät tarvitsevat valmistautumisaikaa esitykseensä esiintymispaikalla ja myös tästä ajasta on syytä sopia etukäteen. Musiikkiesityksissä on huomioitava, että soundcheck aiheuttaa ääntä ja voi häiritä käynnissä olevaa tapahtumaa.

Esiintyjäsopimuksiin kannattaa kirjata ainakin seuraavat tiedot:

• Esiintyjän tiedot
• Esiintymispaikka ja aika
• Esiintymisen kesto
• Esiintymiskorvaus
• Tapahtuman ikäräja
• Majoitus ja mahdolliset tarjoilut esiintyjälle tai niiden puuttuminen

Lisäksi tapahtuman tarkempi aikataulu esiintyjän kannalta

• Milloin esiintyjä voi tuoda laitteensa tapahtumapaikalle?
• Milloin tila / lava on esiintyjän käytettävissä?
• Mikä aika on varattu soundcheckiin tai muuhun valmisteluun?
  Milloin yleisö pääsee tilaan?
• Esiintymisen aloitusaika
• Esiintymisen päättymisaika
• Koko tilaisuuden päättymisaika
• Milloin esiintyjä voi viedä laitteensa pois tapahtumapaikalta?

 

Hankinnat

Kaikki tapahtumaasi tarvittavat välineet, kalusteet, koristeet, tarjoilut ja muut asiat kannattaa kilpailuttaa. Kilpailutuksella voi säästää paljonkin rahaa muihin asioihin. Tee kilpailutukset ajoissa ja ole valmis tarvittaessa neuvottelemaan. On suositeltavaa kysyä tarjouksia vähintään kolmelta eri toimijalta.

 

Majoitus

Majoituksen selvittämiseen tulee kiinnittää huomiota, varsinkin, jos odotat kävijöitä kaupungin ulkopuolelta tai jos esimerkiksi tapahtuma on pitkäkestoinen. Tarpeen mukaan majoitus tulee suunnitella myös kävijöiden lisäkis esiintyjille ja henkilöstölle. Mahdollisista majoituspaikoista tulee informoida potentiaalisia sitä tarvitsevia etukäteen, jotta osallistuminen ei kaadu yösijan puutteeseen.

Suuret tapahtumat ja kulttuuripalvelujen ohjelmistot houkuttelevat kävijöitä ja matkailijoita Etelä-Karjalaan. Muista siis tehdä omat ennakkovarauksesi ajoissa, että saat sovittua haluamasi majoituspaikan. Muista informoida myös tapahtumasi yleisöä ajoissa majoitusvaihtoehdoista.

Majoitusvaihtoehtoja löydät VisitLappeenrannan ja GoSaimaan sivuilta.

 

Vakuutukset

Tapahtumaa järjestettäessä on aina huomioitava mahdolliset tapaturmat ja muut vahingot, joista järjestäjä on vastuussa viranomaisille toimitettavista luvista ja ilmoituksista huolimatta. Korvausvastuu tapaturmissa ja onnettomuuksissa on aina tapahtuman järjestäjällä.

Järjestäjän velvollisuus on ottaa huomioon vakuutuksissa niin kävijät, henkilöstö kuin omaisuuskin. Jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa on hyvä selvittää, millaisia vakuutuksia järjestäjän tulee ottaa tapahtumaansa varten ja millainen on riittävä vakuutusturva.

Apua ja vakuutuksia voi tiedustella yksityisiltä vakuutuksentarjoajilta.

Alla on yleistietoa tapahtumien kannalta tärkeistä vakuutuksista.

Vastuuvakuutus

Tapahtuman järjestäjän kannattaa ottaa vastuuvakuutus, joka korvaa tapahtumakävijöille mahdollisesti tapahtuvia henkilö- ja esinevahinkoja ja suojaa mahdollisten vahingonkorvausvelvollisuuksien varalta. Se voi suojata järjestäjää myös esimerkiksi järjestyksenpidon tai valvonnan riittämättömyyden ja toimipaikan puutteellisen kunnon varalta.

Poliisi voi kokoontumislakiin perustaen määrätä tapahtuman järjestämisen edellytykseksi, että järjestäjällä on korvausvelvollisuutensa varalta riittävä vastuuvakuutus, jos tapahtuman järjestämisestä voi aiheutua vahinkoa omaisuudelle tai henkilöille. Lisäksi poliisi edellyttää yleisötilaisuusilmoituksen hyväksymiseksi järjestäjältä vastuuvakuutusta.

Vastuuvakuutus ei korvaa itse järjestäjälle, henkilöstölle, talkooväelle ja muille vapaaehtoisille sattuneita vahinkoja.

Tapaturmavakuutus

Tapaturmavakuutuksella katetaan niin järjestäjälle, henkilöstölle kuin mahdolliselle talkoo- ja vapaaehtoisväellekin mahdollisesti tapahtuvat tapaturmat.

Järjestäjän on työsuojelulain mukaan hankittava jokaiselle palkalliselle työntekijälle tapaturmavakuutus onnettomuuksien ja tapaturmien varalta. Järjestäjä on vastuussa myös vapaaehtoisten turvallisuudesta tapahtumassa.

Tapaturmavakuutuksen yhteydessä maksetaan myös työnantajan vakuutusmaksut (esim. työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksu). Kannattaa etukäteen selvittää, millainen vakuutusturva tarvitaan järjestämääsi tapahtumaa varten.

Vakuutus esineille ja irtaimistolle

Mikäli tapahtumassa on arvokasta irtaimistoa tai arvokkaita esineitä, ne kannattaa vakuuttaa. Tarkista ja sovi kuitenkin, kenen vastuulla minkäkin esineen vakuuttaminen on.

Irtaimisto ja esineet kannattaa vakuuttaa erityisesti isoissa yleisötilaisuuksissa sekä myös pop up- ja kauppatyylisissä tapahtumissa. Varsinkin instrumentit ja esitystekniikkaan kuuluva kalusto voivat olla arvokkaita. Näyttelytilaisuuksia varten voi ottaa näyttelyvakuutuksen, joka suojaa varkauksien, särkymisten ja muiden vahinkojen varalta.

 

Liikkuminen ja pysäköinti

Tapahtuman suunnitteluun on tärkeää pohtia, miten tapahtuman kävijät pääsevät tapahtumapaikalle. Samalla on hyvä miettiä, odotetaanko kävijöitä vain paikkakunnalta, lähialueilta, muualta Suomesta vai myös esimerkiksi ulkomailta. Entä millä eri tavoin vieraat voivat saapua perille ja miten heidät ohjataan tapahtumapaikalle? Pääseekö tapahtumaan saapumaan sujuvasti julkisilla kulkuvälineillä tai kävellen vai järjestetäänkö yhteiskuljetus? Entä voiko paikalle saapua omilla kyydeillä? Jos voi, niin silloin pitää miettiä myös pysäköintiä lähialueille. Järjestäjän täytyy suunnitella tarkasti kulkureitit ja selvittää ja varmistaa paikoitusalueet.

Kaupungin pysäköintialueista vastaa WIlliparkki Oy, jonka sivustolla on tietoa pysäköintiasioista.

Muistathan pysäköintiä suunnitellessa huomioida esteettömyyden: mahdollisimman lähelle tapahtuma-aluetta tulee sijoittaa sopiva määrä hieman suurempia esteettömiä pysäköintipaikkoja tasaiseen maastoon.

Opasteet ja tarvittaessa myös liikenteenohjaus tulee huomioida ja suunnitella valmiiksi hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Tapahtumaan saapumista, kuljetuksia ja tapahtuma-alueella liikkumista varten kannattaakin hankkia tarvittavat opasteet ja kyltit.

Saapumisesta ja liikennejärjestelyistä kannattaa informoida etukäteen, jotta saapuminen tapahtumaan sujuisi hyvin. Kävijöille tulee luonnollisesti ilmoittaa tapahtumapaikan osoite ja kertoa, jos paikalle pääsyyn liittyy jotain erityistä.

Tapahtuma-alueen läheisyydessä olevista pysäköintipaikoista kannattaa tehdä kartta.

Joissakin tapauksissa tapahtumapaikoille voidaan järjestää järjestäjän toimesta yleisökuljetuksia. Järjestelyt tehdään yleensä paikallisten liikennöitsijöiden kanssa.

Ilmastopääkaupunki Lappeenranta suosittelee ympäristöystävällisiä liikkumisvaihtoehtoja. Järjestäjä voi myös kannustaa kävijöitä saapumaan paikalle julkisin liikennevälinein, pyörin, kävellen tai kimppakyydein, jos yksityisautoilu on tarpeen. Jos tapahtumaan voi saapua pyörillä, kannattaa huomioida, että alueen yhteydessä on esimerkiksi pyöräparkkeja.

 

Henkilöstö ja vapaaehtoiset

Apukädet ovat usein tarpeen tapahtumia järjestettäessä. Varsinkin isoihin tapahtumiin voi olla tarvetta rekrytoida työntekijöitä ja vapaaehtoisia tai talkooväkeä. Työtarpeen määrä tulee selvittää ja ja henkilöt rekrytoida ajoissa.

Muista niin palkatun henkilöstön kuin vapaaehtoistenkin osalta pitää huolta vakuutusasioista.

Työntekijöiden ja vapaaehtoisten kattava perehdytys on tarpeen, jotta kaikki ovat samalla sivulla paiskimassa hommia yhteisen tavoitteen tavoitteen eteen. Henkilöstön tulee tietää, mitä heiltä odotetaan, mitkä heidän tarkat tehtäväkuvansa ja vastuunsa ovat. Työntekijöiden tulee pysyä kärryillä kaikista muutoksistakin. Heillä pitää olla myös mahdollisuus kysyä epäselviä asioita. Viestinnän tulee olla riittävää ja vuorovaikutteista.

Arvostava ilmapiiri on tärkeää, joten huolehdi apukäsistäsi ja heidän hyvinvoinnistaan.

 

Tietosuoja

Noudata henkilötietojen käsittelyssä tietosuojalainsäädäntöä. Henkilötietoja ovat muun muassa henkilöiden nimet, osoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet jne. Henkilötietojen käsittely edellyttää aina laista löytyvää käsittelyperustetta. Peruste on määritettävä ennen käsittelyn aloittamista. Asia tulee pohdittavaksi esimerkiksi, jos aioit kerätä henkilötietoja arvontojen tai ilmoittautumisten yhteydessä tai vaikkapa tapahtuman jälkimarkkinointia varten.

Tutustu tietosuojavaltuutetun ohjeisiin: www.tietosuoja.fi

 

Tapahtuma kävijän kokemana

Tapahtuma tehdään kävijöitä varten, joten suunnittelussa on erityisen tärkeää toimia asiakaslähtöisesti. Suunnitteluvaiheessa kannattaa hypätä kävijän pään sisälle ja hahmotella kävijäpolku. Polku kuvaa kävijän matkaa alkaen siitä, kun hän ensimmäistä kertaa kuulee tapahtumastasi ja päättyen tapahtuman jälkimarkkinointiin.

Huomioi polun hahmottelussa, että kyse on kokonaisuudesta. Mieti tapahtuman jokaista vaihetta kävijän aistien näkökulmasta: mitä hän näkee, kuulee, tuntee, haistaa tai maistaa.Oleellisinta on tarkastella koko tapahtumaa, siihen osallistumista ja sen jälkimaininkeja kävijän näkökulmasta.

Polun rakentamisen voi aloittaa siitä, mistä potentiaalinen kävijä ensi kertaa kuulee tapahtumastasi. Entä mitä kaikkea tapahtuu sen jälkeen ennen tapahtumaan osallistumista? Tarvitseeko hänen ilmoittautua ja miten? Miten kävijä pääsee saapumaan paikalle? Miten hän voi ostaa lipun tapahtumaasi? Miten hän voi perua osallistumisensa? Entä mitä kaikkea kävijä kokee itse tapahtumassa? Miten hän voi antaa palautetta tapahtumasta?

Oheiset kysymykset ovat vain esimerkkejä. Voit pohtia lisää vastaavanlaisia kysymyksiä ripotellen niitä pitkin tapahtuman eri vaiheita ja osa-alueita ja vastaten niihin.