Kun tapahtuma on ohi, tapahtumajärjestäjän on aika huolehtia tapahtuman purkamisesta, palautteen käsittelystä, jälkimarkkinoinnista ja loppuraportista sekä miettiä, missä onnistuttiin, mikä meni pieleen ja miten tästä eteenpäin.

Purkaminen

Tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia tapahtumapaikan siivouksesta sekä mahdollisen esiintymislavan ja muiden rakenteiden purkamisesta sekä esimerkiksi vuokra- ja lainavälineiden palauttamisesta.

On hyvä sopia jo ennen tapahtumaa, ketkä vastaavat purkamisesta ja millaisella aikataululla.

Ennen kun henkilökunta lähtee pois, tulee huolehtia vielä, ettei ketään ihmisiä, tavaroita tai muutakaan jää tapahtumapaikalle.

Siivous

Tapahtumapaikka on siivottava tapahtuman päätyttyä. Siivoaminen on järjestäjän vastuulla. Roskien keruun ja siivouksen voi toteuttaa käsin, mutta jos se ei onnistu, on järjestettävä koneellinen siivous. Lupa koneelliseen siivoukseen tulee selvittää tapahtumapaikan vuokraajan kanssa.

Palaute

Tapahtumasta kannattaa kerätä palautetta kävijöiltä, yhteistyökumppaneilta ja henkilöstöltä etenkin tapahtuman jälkeen. Myös tapahtuman aikana ja sitä ennen tulleet palautteet kannattaa ehdottomasti huomioida.

Järjestä tapahtuman jälkeen palautekysely kaikille ennen mainituille tahoille. Yleisöltä voi kysyä kokemuksista vaikka Facebookissa tai simppelillä monivalintakyselyllä, yhteistyökumppaneilta ja henkilöstöltä voi saada syvällisempää tietoa siitä, miten tapahtuma sujui.

Palaute auttaa sinua kehittämään tulevia tapahtumia. Palautteen avulla voit kertoa ja tarkastella, missä asioissa onnistuitte ja missä oli kehittämisen varaa.

Lappeenrannan kaupunki kokoaa vuosittain tapahtumatoimijoilta palautteen erikseen sähköpostilla lähetettävällä vastauslinkillä. Kaupunki käyttää saamaansa palautetta tapahtuma-alueiden, tapahtumapalvelujen sekä tapahtumatoimijoiden kanssa tehtävän yhteistyön kehittämiseen.

Jälkimarkkinointi

Kiitä tapahtuman jälkeen osallistujia, yhteistyökumppaneita ja henkilökuntaa eri kanavissa ja henkilökohtaisesti.

Voit myös julkaista kuvia tapahtumasta jälkikäteen, kertoa yleisön kokemuksista ja tapahtuman onnistumisista sekä avata kenties tulevaisuuden kuvioita. Voit myös yhdistää jälkimarkkinointiin palautteen keruuta ja kertoa palautekyselyn tuloksista.

Jätä siis positiivinen ja aktiivinen mielikuva tapahtumasta! Laakereille ei kannata jäädä lepäilemään, vaikka tapahtuma onkin ohi.

Loppuraportti

Mikäli olet saanut tapahtumaasi apurahaa, avustuksia tai muuta tukea, sinulla on velvollisuus raportoida tapahtuman kulusta ja sen taloudesta jälkikäteen.

Kaupungin tapahtumakumppaneilla on velvollisuus vastata palautekyselyyn. Harkinnan mukaan pyydämme tapahtumakumppaneilta myös taloudellista loppuraporttia.

Arviointi ja Kehittäminen

Tapahtuman jälkeen on syytä käydä läpi sisäisen ja ulkoisen palautteen avulla, missä asioissa onnistuttiin ja missä on parantamisen varaa. Arviointi kannattaa kohdentaa toimintaan ja toimenpiteisiin. Huolellinen, analyyttinen ja kriittinen tarkastelu auttaa suuresti seuraavaa tapahtumaa järjestettäessä.

Voit järjestää erikseen arviointitilaisuuden, jossa mukana ovat kaikki järjestämiseen osallistuneet henkilöt ja tahot.