Sähkö

Tapahtumassa tarvitaan usein sähköä. Jo tapahtumapaikkaa varatessa kannattaa varmistaa paikan vuokraavalta taholta sähkön saatavuus ja riittävyys. Sähköt ovat usein helpommin saatavilla sisätiloihin kuin ulkoalueille.

Kiinnitä huomiota sähköturvallisuuteen. Vain ammattilainen saa tehdä asennukset. Suojaa sähkölaitteet ulkotiloissa sateelta ja ilkivallalta. Pidä sähköjohdot pois myös kulkuväyliltä.

Ulkotiloissa tulee käyttää vain ulkokäyttöön tarkoitettuja johtoja.

Vakituisesti tapahtumakäytössä olevilla alueilla on omat tapahtumakäyttöön suunnitellut sähkökeskukset ja liittymät. Aluevarauksen yhteydessä voi ilmoittaa sähkön tarpeesta, jolloin varaajalle annetaan oikeus sähkön käyttöön. Suurista sähkön tarpeista veloitetaan käytön mukaan.

Sisätiloissa sähkön käyttö määritellään vuokrasopimuksessa. Yleensä sähkö sisältyy tilan vuokraan.

Erityisen suurissa sähkön tarpeissa ja alueilla, joissa ei ole valmista sähköliittymää, voit tehdä tarjouspyynnön liittymän toimittamisesta Lappeenrannan Energiaverkoille osoitteessa MinunLiittyma.fi.

Lisätiedoissa ja kysymyksissä otathan yhteyttä Lappeenrannan Energian tekniseen asiakaspalveluun arkisin kello 8-16, puh. 020 690 505 valinta 3, sähköposti tekninen.aspa@lreoy.fi, käyntiosoite Simolantie 18, 53600 Lappeenranta.

Joissain tapauksissa tapahtuman vaatima sähkö voi olla järkevintä toteuttaa aggregaateilla.

Suomessa on tapahtumien sähköistykseen erikoistuneita yrityksiä, jotka vuokraavat tarvittavat laitteet ja rakentavat sähköverkon tapahtuma-alueelle.

 

Vesi

Tapahtumapaikkaasi on saatava vettä, mikäli tapahtumassasi myydään elintarvikkeita tai järjestetään anniskelua.

Veden saatavuus neuvotellaan ja tarkistetaan tapahtumapaikkaa vuokraavan tahon kanssa.

Jos tapahtumapaikassa ei ole vesipistettä, vettä on tuotava paikalle muiden keinojen, kuten vesisäiliöiden avulla. Talousvetenä käytettävän veden tulee täyttää talousvedelle asetetut laatuvaatimukset.

Suurissa veden tarpeissa ja alueilla, joissa ei ole valmista vesiliittymää, voit tehdä tarjouspyynnön liittymän toimittamisesta Lappeenrannan Energiaverkoille osoitteessa MinunLiittyma.fi.

Lisätiedoissa ja kysymyksissä otathan yhteyttä Lappeenrannan Energian tekniseen asiakaspalveluun arkisin kello 8-16, puh. 020 690 505 valinta 3, sähköposti tekninen.aspa@lreoy.fi, käyntiosoite Simolantie 18, 53600 Lappeenranta.

 

Sähkön ja vedenjakelun häiriötilanteet

Häiriötilanteissa katso ensin tiedotteet Lappeenrannan alueen sähkön ja veden häiriöistä Lappeenrannan Energian verkkopalvelusta. Sähköhäiriöt näkyvät reaaliaikaisena sivun häiriökartalla ja vesikatkosta julkaistaan häiriötiedote tekstitiedotteena. Häiriötilanteessa voit tarvittaessa myös soittaa sivulla ilmoitettuihin sähkön ja veden vikailmoitusnumeroihin. Numeroissa palvellaan 24/7.

 

Rakenteet

Tapahtumaan voidaan tarvita tapahtumatyypistä ja sisällöstä riippuen erilaisia rakennelmia ja rakenteita, kuten telttoja, katoksia, lavoja, aitoja, penkkejä ja pöytiä. Tarvittavat rakennelmat kannattaa miettiä ajoissa ja varmistaa niiden saatavuus. Rakennelmat kannattaa suunnitella kartalle mittakaavassa, jotta voidaan etukäten varmistua niiden sovituksesta ja sijainnista.

Rakennelmien ja rakenteiden kohdalla tulee kiinnittää erityistä huomiota turvallisuuteen.

Tapahtumanjärjestäjän vastuulla on varmistaa rakenteiden kestävyys, vaikka esimerkiksi esiintymislavojen pystyttämisestä vastaakin lavat vuokraava taho. Jos suurtapahtumassa on paljon erilaisia rakenteita, ne täytyy hyväksyttää rakennusvalvonnassa.

Rakenteet tulee pystyttää niin, että ne kestävät yllättäviäkin sääilmiöitä, kuten rajuilmoja ja kovat tuulenpuuskat. Telttojen kiinnitys tulee tehdä oikeaoppisesti ja turvallisesti.

Pelastuslaitoksen ohjeiden mukaisesti minimipainot / telttakoko:

• 2x2m vähintään 4 kpl 15 kg:n painoja
• 4x4m vähintään 4 kpl 62 kg:n painoja
• 5x5m vähintään 4 kpl 96 kg:n painoja
• 6x6m vähintään 4kpl 139kg:n painoja

Mikäli tuulen nopeus ylittää 15ms tulee kiinnitystä tehostaa tai telttojen käyttö keskeyttää.

Rakenteita ei saa sijoittaa pelastus- tai poistumisreiteille. Sisätiloissa niillä ei saa heikentää opasteiden havaittavuutta tai poistumisteiden käytettävyyttä.

Suurissa tapahtumissa käydään viranomaisten kanssa läpi alueen käyttösuunnitelma. Myös kokoontumistilan hyväksyminen tapahtuu viranomaisten kanssa yhteistyössä. Viranomaiset tekevät yleensä usein yhteistarkastuksen tapahtumapaikalla ennen tapahtuman alkua.

Rakenteet ja rakennelmat tulee purkaa tapahtuman jälkeen.

Lisätietoja rakennelmien turvallisuusasioihin saat Etelä-Karjalan pelastuslaitokselta.

Lue tarkemmin pop-up telttojen turvallisesta käytöstä TUKES:n toimintaohjeesta pop-up teltoille.

 

Saniteettitilat

Tapahtumapaikalla tulee olla riittävästi wc-tiloja käsienpesumahdollisuus.

Yli 500 hengen suurtapahtumissa tulee tehdä jätehuoltosuunnitelma, joka noudattaa Valviran sekä THL:n ohjeistusta. Alle 500 hengen tapahtumille on suuntaa antava ohjeistus.

Sisätiloissa wc-tilojen kapasiteetti on yleensä valmiiksi riittävä. Ulkotapahtumissa voi tiedustella lähi kiinteistöjen wc-tilojen käyttömahdollisuutta.

Ulkotapahtumiin parhaiten soveltuvat kenties parhaiten niin sanotut bajamajat, jotka toimivat säiliöiden avulla. Bajamajojen säiliöitä voi joutua tyhjentämään välillä, huomioi tämä suunnittelussa ja tarkista asia käymälöiden toimittajalta.

Ilmastopääkaupunki Lappeenranta suosittelee käyttämään mahdollisuuksien mukaan ekologisia kuivakäymälöitä.

Järjestäjän tulee selvittää tapahtumapaikan vuokraavalta taholta paikan viemäröinti- ja vesitilanne etukäteen. Hulevesiviemärit eivät sovellu wc-viemäreiksi.

Saniteettitilojen tulee sisältää myös käsienpesumahdollisuus. Jos sellaista ei voida järjestää, korvaavina keinoina voidaan tarjota yleisölle kosteuspyyhkeitä tai desinfioivia nesteitä.

Saniteettitilojen sijoittaminen

Käymälät tulee merkitä opastein ja sijoittaa eri puolille tapahtuma-aluetta.

Valviran mukaan kuivakäymälät on sijoitettava tiiviille alustalle niin, ettei käymälästä aiheudu terveyshaittaa esimerkiksi hajun, talousveden tai maaperän likaantumisen takia. Käymälöissä täytyy olla toimiva ilmanvaihto, jotta haju ei leviä muihin tiloihin.

Saniteettitilojen yhteyteen tulee sijoittaa myös roska-astioita!

Kapasiteetti

Yksi hyvin tuotetun tapahtuman merkeistä on riittävät ja hygieeniset wc-tilat sekä naisille että miehille. Myös liikuntaesteiset täytyy huomioida. Tarvittaessa käyttöön voi ottaa myös unisex-käymälöitä ja miesten saniteettitiloista osan voi korvata urinaaleilla.

Tapahtumatyypistä riippuen kannattaa miettiä tarvitaanko tiloihin lisävarusteiksi esimerkiksi pottaa, hoitopöytää tai muita lapsille tarkoitettuja saniteettivarusteita. 

Sosiaali- ja terveysministeriön asetus suurten yleisötilaisuuksien hygieenisistä järjestelyistä ja jätehuollosta:

Sosiaali- ja terveysministeriön asetus suurten… 405/2009 - Säädökset alkuperäisinä - FINLEX ®

 

Ensiapu

Tapahtumajärjestäjän on varauduttava tapahtuman ensiavun järjestämiseen. Järjestäjä vastaa myös ensiapuvalmiudesta ja lisäavun hälyttämisestä.

Ensiapuvalmiuden taso riippuu tapahtuman luonteesta ja kävijämäärästä. Pienissä ja vähäriskisissä tapahtumissa ei erillistä ensiapuryhmää tarvita, mutta tällöinkin tapahtuma-alueella on oltava välineet ensihoidon järjestämiseen.

Ensiapuryhmät on varattava tapahtumaan kuukautta ennen tapahtumaa. Suurissa tapahtumissa on oltava turvallisuuspäällikkö, joka toimii pelastus- ja ensihoitoviranomaisten yhteyshenkilönä ja laatii heidän kanssaan hälyttämisohjeet ja ensiapusuunnitelman.

Ohjeet jaetaan jokaiselle ensiapuun osallistuvalle ja tapahtuman järjestämiseen osallistuvalle.

Ensiapu tulee huomioida myös pelastussuunnitelmassa. Tapahtuma voi vaatia myös riskikartoituksen ja paikan päälle ensihoitopalveluita. Lisätietoa Etelä-Karjalan pelastuslaitokselta.

Lisätietoa ensiapuryhmästä ja päivystysvastaavasta Lappeenrannassa Punaisen Ristin verkkosivustolla.

 

Opasteet

Tapahtumaa järjestäessäsi tarvitset opasteita, joiden avulla parannetaan kävijöiden tapahtumakokemusta ja helpotetaan myös ulkopuolisten toimijoiden työskentelyä.

Opasteita ja kylttejä on hyvä hankkia tapahtumaan saapumista, kuljetuksia sekä esimerkiksi tapahtuma-alueella liikkumista varten.

Opastuksen tulee jatkua koko matkan ajan kohteeseen saakka. Opasteiden tulee olla selkeitä ja helppotajuisia. Huomioi opasteissa myös esteettömyys.

Hyviä vinkkejä toimiviin, myös erityisryhmät huomioiviin opasteisiin löydät esimerkiksi Näkövammaisten liiton verkkosivustolta.

Autoilijoille tarkoitettujen opasteiden sijoittamisesta tulee sopia erikseen katuisännöitsijän kanssa.

 

Löytötavarat

Tapahtumanjärjestäjän vastuulla on huolehtia löytötavaroista. Suunnittele etukäteen, missä ja miten löytötavaroiden vastaanottaminen tapahtuu. Entä keneltä asiakas voi kysellä kadonneita tavaroita?

Kaakkois-Suomen poliisin löytötavaratoimisto

• Puhelinnumero: 029 543 7030
• Sähköpostiosoite: loytotavara.lappeenranta@poliisi.fi 
• Osoite: Villimiehenkatu 2 C, 53100 Lappeenranta

Löytötavarakäytännöistä on informoitava tapahtuman kävijöitä esimerkiksi tapahtuman verkkosivustolla tai Facebook-tapahtumasivulla.

 

Järjestyksenvalvonta

Tapahtuman turvallisuuden valvontaa varten tapahtuman järjestäjän tulee järjestää tapahtumaan riittävä määrä järjestyksenvalvojia.

Yleinen sääntö on, että sataa kävijää kohden täytyy olla vähintään yksi järjestyksenvalvoja. Poliisi kuitenkin määrittelee vähimmäisrajan tapauskohtaisesti ja voi vaatia lisäämään järjestyksenvalvojien määrää.

Laki järjestyksenvalvojista määrittelee järjestyksenvalvojien asettamista turvallisuuden yllä pitäjiksi yhdessä poliisin kanssa. Järjestyksenvalvojalain mukaan järjestyksenvalvojan tehtävänä on turvallisuuden ylläpitämisen lisäksi myös rikosten ja onnettomuuksien estäminen toiminta-alueellaan. Lisäksi heidän tehtävänään on tarkkailla kävijämäärää, jotta sallittu määrä ei ylity.

Järjestyksenvalvojien täytyy aina asettaa yleisön turvallisuus etusijalle ja toimittava tasapuolisesti sekä asiallisesti. Kaikki toimenpiteet on suoritettava välttäen suurempien vahinkojen ja haittojen aiheuttamista.

Lain mukaan järjestyksenvalvojalla on lupa estää henkilön pääsyn tilaisuuteen, mikäli henkilö voi vaarantaa tilaisuuden päihtymyksensä, varustautumisensa tai käyttäytymisensä vuoksi. Myös metallinpaljastimien tai muiden teknisten laitteiden käyttö on oikeutettua.

Järjestyksenvalvojiksi hyväksytään vain sellaiset henkilöt, jotka ovat suorittaneet järjestyksenvalvontakoulutuksen.

Järjestyksenvalvojan on käytettävä tunnuksena joko tunnistelaattaa tai tunnisteliiviä.

Lisätietoa Poliisin verkkosivustolla.

 

Liputus

Tapahtumassa saattaa tulla tarve liputuksen järjestämiselle, esimerkiksi jos vieraiksi odotetaan kansainvälisiä tahoja.

Usealla lipulla liputettaessa Suomen lippu tulee aina arvokkaimmalle paikalle. Arvokkain paikka on aina yleisöstä katsoen laitimmainen paikka vasemmalla. Poikkeuksena kolmella lipulla liputtaminen, jolloin arvokkain paikka on keskellä.

Liputettaessa tulee nuodattaa liputusaikoja.

Lisätietoa liputuksesta ja käytännöistä saa Tästä.