Valitse taso

YHDISTETTY REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

1. Heili-yhteisjärjestelmä, kirjastojen asiakas- ja aineistorekisteri


Laatimispäivä 4.4.2018

1 Rekisterinpitäjä (Lautakunta tai vastaava) Lappeenrannan kaupungin kulttuuri- ja liikuntalautakunta
Osoite PL 11, 53101 Lappeenranta
2 Rekisteriasioista vastaava henkilö Päivi-Linnea Pötry, kirjastotoimenjohtaja
Osoite Valtakatu 47, 53100 Lappeenranta
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) paivi.linnea-potry@lappeenranta.fi, 040 594 9856
3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa (jos muu kuin edellä) Kirsi Puuppo, palvelupäällikkö
Osoite Valtakatu 47, 53100 Lappeenranta
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) kirsi.puuppo@lappeenranta.fi, 040 130 9167
4 Rekisterin nimi: Heili-yhteisjärjestelmä, kirjastojen asiakas- ja aineistorekisteri
5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kirjasto- ja tietopalvelujen järjestäminen. Laki yleisistä kirjastoista 1492/2016
Tietojärjestelmä on yhteinen:
Imatran kaupunginkirjasto
Lappeenrannan kaupunginkirjasto
Lemin kunnankirjasto
Luumäen kunnankirjasto (6.6.2018 alkaen)
Parikkalan kunnankirjasto
Rautjärven kunnankirjasto
Ruokolahden kunnankirjasto
Savitaipaleen kunnankirjasto
Taipalsaaren kunnankirjasto
6 Rekisterin tietosisältö
Asiakkaan tiedot:
- henkilötunnus
- sukunimi, etunimet
- katuosoite, postitoimipaikka, postinumero
- sähköpostiosoite, puhelinnumero(t)
- verkkokirjaston tunnusluku (pin-koodi) salattuna
- kirjastokortin tunnus
- syntymäaika ja ikä
- äidinkieli, sukupuoli
- asiakaspostin lähetystapa (eräpäivämuistutukset, myöhästymisilmoitukset ja varausten noutoilmoitukset)
Lainauksenvalvonnan tapahtumatiedot
- tiedot voimassaolevista:
o lainoista
o varauksista
o maksuista
o avoimista laskuista
o lainauskielloista
o viesteistä
Asiakastietue:
- tietueen luotipäivä ja kellonaika
- tietueen muutospäivämäärä
- muutoksen tallentajan tunnus
- kortin viimeisimmän tapahtuman päivämäärä
Kotipalveluasiakkaat: Yllä olevien tietojen lisäksi asiakkaan suostumuksella voidaan tallentaa
lainahistoria. Lainahistorian katseluoikeus on vain kotipalvelun virkailijoilla.
Alle 15-vuotiaan lapsen huoltajan sekä yhteisöasiakkaan vastuuhenkilön tiedot rekisteröidään vastaavasti.
Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:
Asiakkaan tiedot salassa pidettäviä (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24 § kohta 32.
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaiden henkilötiedot saadaan asiakkailta itseltään. Teostietojen tietosisältö ostetaan
pääosin Kirjavälityksen luettelointipalvelusta tai Btj:n Arvo-palvelusta. Kausijulkaisuartikkeleiden
viitetiedot (Carelica-aineisto) kerätään lehdistä.
8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Laskutettavasta aineistosta luovutetaan laskutusta hoitavalle yksikölle tai laskutusta hoitavalle yritykselle: asiakkaan nimi ja osoitetiedot, henkilötunnus ja tiedot laskutettavasta aineistosta. Jos palauttamattomasta tai vahingoittuneesta aineistosta laskuttaminen johtaa perintään, tiedot laskusta sekä asiakkaan henkilö- ja yhteystiedot voidaan välittää perintätoimistolle.
Tieto asiakkaan salasanasta voidaan välittää kirjastojen asiakaskoneiden ajanvarausohjelmistoille, lainausautomaattien ohjelmistoille sekä omatoimikirjastojen järjestelmiin asiakkuuden tarkistamista varten.
Kirjastot.fi –raportointipalvelu.
9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:
Ei luovuteta
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Manuaalinen aineisto
B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Järjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa määritelty vaitiolovelvollisuus. Tietoliikenteessä käytetään suojattua yhteyttä. Tietojen teknisestä suojauksesta vastaa Ab Axiell Kirjastot Oy ja Saimaan Talous ja Tieto Oy. Heilikirjastot.fi -verkkokirjastot kautta asiakkaat pääsevät sisäänkirjauduttuaan
• näkemään velkasaldotietojaan ja maksamaan maksuja verkon kautta
• käsittelemään kirjastolle antamiaan yhteystietojaan (puhelinnumero, sähköposti)
• käsittelemään lainaustietojaan ja varauksiaan sekä huoltamiensa alle 15-vuotiaiden lainaustietoja ja varauksia
Muutokset tallentuvat Heili-kirjastojen Aurora-kirjastojärjestelmän asiakasrekisteriin.
Sisäänkirjautuminen edellyttää, että asiakkaalla on voimassaoleva kirjastokortti ja PIN-koodi
kirjastoon. Sisäänkirjautumisessa asiakas tarvitsee kirjastokortin numeron ja siihen kytketyn PINkoodin
Kirjastokortin numero ja siihen kytketty PIN-koodi on tallennettu Heili-kirjastojen kirjastojärjestelmän asiakasrekisteriin.
11 Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään
tai että niitä ei käsitellä. Jos näitä tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada itseään koskevat tiedot
nähdäkseen. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä itseään koskevat tiedot koneellisesti luettavassa
muodossa jotta ne voidaan siirtää järjestelmästä toiseen.
12 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä
koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia omien henkilötietojensa
poistoa, jos tietojen käsittely ei ole enää tarpeellista tai käsittelylle ei enää ole laillisia perusteita "Oikeus tulla
unohdetuksi".
13 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterinpitäjän on ilmoitettava henkilötietoihin kohdistuvista tietoturvaloukkauksista valvontaviranomaiselle
72 tunnin kuluessa. Jos loukkauksesta on todennäköisiä haittavaikutuksia rekisteröidylle, on rekisterinpitäjän
ilmoitettava tapahtuneesta myös rekisteröidylle.