Etusivu KaupunkimmeKaupungintaloTilannetajun mestari Maritta Siltamies taituroi muutosten pyörteissä
Valitse taso

 

Tilannetajun mestari Maritta Siltamies taituroi muutosten pyörteissä

Maritta Siltamiehen haastattelu 2018

Kun elää juuri tässä hetkessä, hallitsee niin tehtävärypästä kuin mieltäänkin

Maritta Siltamies3_ kuva Mervi Palonen_358x422.jpgKaupunginjohtajan sihteeri Maritta Siltamies aloitti työnsä Lappeenrannan kaupungin palveluksessa vuoden 1981 elokuun lopulla, puolitoista vuotta ennen kaupungintaloon muuttoa.

− Raastuvankadulta tultiin. Ensimmäinen työhuoneeni oli juuri tässä samassa käytävässä kuin nytkin, muutama huone vesitornille päin. Kaupungintalo koettiin tyylikkääksi ja näyttäväksi kaupungin uudeksi maamerkiksi. Mielestäni rakennus on kestänyt hyvin aikaa, joustanut ja toiminut, Siltamies tiivistää.

Maritta Siltamies työskenteli uransa alkupuolella muun muassa elinkeinopuolen ja lainopillisen osaston toimistotehtävissä ja vuodesta 1996 alkaen kaupunginjohtajan sihteerinä; ensin Markku Anderssonin, sitten Seppo Miettisen ja nyt Kimmo Jarvan.

Työelämä kaikkinensa − niin työskentelytavat, työyhteisö kuin johtamistyylikin − on Maritta Siltamiehen työuran aikana muuttunut paljon. Sananmukaisesti hän on työskennellyt muutoksen pyörteissä.

Sähkökirjoituskoneet vaihtuivat tekstinkäsittelylaitteisiin ja tekstinkäsittelylaitteet tietokoneisiin, sähköposti syrjäytti kirjepostia ja vähensi puheluita. Tyyntä ei ole vieläkään, mutta nyt muutos on siirtynyt enemmän laitteista ohjelmistoihin. Sähköiseen asianhallintaan siirtyminen on suurin meneillään oleva muutos, ja se edellyttää entistä monitahoisempien yhteyksien oivaltamista.

Sähköinen tiedonvälitys muuttaa ajantajua

Maritta Siltamies tietää, että kynnys lähestyä kaupunginjohtajaa on madaltunut.

− Viesti lähtee nopeasti ja peruuttamattomasti, kun napsauttaa sähköpostin lähetä-painiketta. Sen sijaan kirjeen kirjoittamiseen ja lähettämiseen piti nähdä vaivaa ihan toisella tavalla, ja samalla tuli tarkemmin harkittua, miten asiansa esittää. Sitä paitsi suoraan kaupunginjohtajalle lähetetty sähköposti päätyy vain harvoin sihteerin käsiteltäväksi toisin kuin kirjeet, Siltamies kuvailee.

Sähköinen tiedonvälitys on muuttanut myös ihmisten ajantajua. Kun kirje matkasi postissa päivän pari, sähköposti tavoittaa saman tien. Toisaalta viesti voi myös hautautua sähköpostitulvaan ja lähettäjä jää odottamaan vastausta turhaan.

− Tavallaan sähköiset välineet ovat helpottaneet työskentelyä, mutta muuttaneet työelämän hektisemmäksi. Myös nykyinen työyhteisö on hektinen. Jokainen työskentelee tietokoneellaan ja on enemmän läsnä tietokoneelle luoduissa verkostoissa kuin varsinaisessa fyysisessä työyhteisössään.

Toisenlainen yhteisö

Siltamies kiittelee työilmapiiriä. – Koen, että yhteistyö on sujunut ja sujuu niin johtajien kuin työkavereidenkin kanssa hyvin.

Silti yhteisö on nykyisin täysin toisenlainen kuin kaupungintalon avajaispäivänä.

− Kun muutimme Raastuvankadulta kaupungintalolle, meidän kerroksessamme oli pelkästään kaupunginkanslian, henkilöstöhallinnon ja lakiosaston väkeä. Omat pienet työyhteisönsä muodostuivat myös talon muihin kerroksiin.

Kaupungintalon laajennustakin on suunniteltu vuosien varrella, mutta lopulta laajennus korvattiin organisaatiomuutoksilla: vuonna 2014 aloitettiin hallinnon mukauttaminen ja vuonna 2017 toteutettiin toimialakohtainen organisaatiouudistus. Suunnitellun kaupungintalon laajennusosan paikalle nousi liikekeskus Centre.

Organisaatiomuutosten yhteydessä huoneita puolitettiin ja neljännen kerroksen toinen siipi muutettiin clean desk -periaatteelle eli henkilökohtaisista työhuoneista luovuttiin.

Kun työpisteet näin lisääntyivät, kaupungintalon ulkopuolisia vuokratiloja pystyttiin vähentämään ja myös neljänteen kerrokseen tuli melkoisesti uutta väkeä.

− Yhteisö on ollut muutosten jälkeen ihan toisenlainen. Nykyistä työyhteisöä rakennetaankin tiimeittäin eli asiakokonaisuuksien ympärille eikä aiempaan tyyliin kaupungintalon kerrosten mukaisesti, assistenttitiimiin kuuluva Siltamies kertoo.

Itse hän kokee, että alkuvuosien pienempi, samassa kerroksessa oleva yhteisö oli kotoisampi, koska kaikki tunsivat toisensa.

Nythän saman tiimin jäsenet eivät välttämättä työskentele edes samassa talossa. Esimerkiksi assistenttitiimiin kuuluvat koulusihteerit työskentelevät kouluilla. Yhteisörakennetta vahvistetaan tiimikohtaisilla työhyvinvointipäivillä, jotka korvaavat entiset työyhteisöretket.

− Joistakin tiimeistä tuli kerralla hyviä yhteisöjä, joissakin yhteisöllisyyttä vasta opetellaan, Siltamies arvelee ja huomauttaa, että kaupungintalon tilojen käyttö on nyt varsin tehokasta entiseen verrattuna. Jopa aulatiloja on valjastettu lasiseinillä tai sermeillä kokous- ja työtiloiksi.

Täysillä tässä hetkessä

Vanhat työkaverit tietävät ja uudet aistivat, että Maritta Siltamiehellä on kykyä ja valppautta elää täysillä tässä hetkessä ja tunneälyä oivaltaa toisten mielenliikkeitä. Näitä synnyinlahjaksi saatuja taitojaan kirkassilmäinen nainen on hionut kolmen luonteeltaan hyvin erilaisen kaupunginjohtajan sihteerinä.

Tilanteet vaihtuvat ja muuntuvat. Suurten kokonaisuuksien rinnalla selvitettäväksi tulee sekalaisia pieniä asioita laidasta laitaan.

− Kun elää juuri tässä hetkessä, hallitsee niin tehtävärypästä kuin mieltäänkin. En osaa surra tulevaa, näkeehän sen sitten aikanaan, Siltamies tuumaa.

Tiukassakaan paikassa hän ei suutu tai kiukuttele. Sen sijaan tarkkasilmäinen sihteeri on usein noukkinut kiireen jalkoihin jääneitä asioita esille.

− Mikäli kyseessä on sähköpostiviesti, joka on tullut tiedoksi myös sihteerille, sellaisesta on helppo muistuttaa kaupunginjohtajaa.

Koska kukin kaupunginjohtaja valitsee sihteerinsä, jatkopesti ei ole ollut itsestään selvä. Siltamies tietää kuitenkin hallitsevansa sen, mitä sihteerin pitääkin hallita. − Toki maailma on täynnä asioita, joita voisi vielä näiden taitojen lisäksi osata, mutta rajansa kaikella, hän tuumaa.

Arvovierailujen valmistelut kirkkaimpia helmiä

Sihteerin työn tyypillinen piirre on osallistuminen pitkäjänteisesti asioiden valmisteluun. Lisäksi rinnalla juoksevat vinhaa vauhtia myös päiväkohtaiset asiat. Kaupunginjohtajan kalenterin hallinta on työn punaisena lankana.

− Joskus tuntuu, että kalenterissa pitäisi olla tuplasti enemmän tunteja, jotta asiat saisi jouhevaan järjestykseen, Maritta Siltamies nauraa.

Vielä vuosienkin jälkeen harmin ryppyjä otsalle nostattaa valtavasti työtä nielleen Saimaankaupungin kariutuminen.

− Valmisteluun upposi monen ihmisen lukemattomia työtunteja ja sitten se jäi kuitenkin toteuttamatta. Toki valmistelusta saatiin konkreettista hyötyäkin, vaikka itse Saimaankaupunkia ei tullut.

Uraan on sisältynyt aika ajoin vaiheita, jolloin työpäivät venyivät eikä henkilökohtaisia menoja uskaltanut sopia kello kuudeksitoista. Myös perheen on pitänyt joustaa.

− Kun menin lapsiani päivähoidosta hakemaan, usein muut lapset olivat jo lähteneet ja minua enää odotettiin, Siltamies muistelee.

Työuransa kirkkaimmiksi helmiksi hän nostaa arvovierailujen ja juhlien valmistelut.

− Esimerkiksi kaupungin 350-vuotisjuhla oli upea tilaisuus. Myös Ruotsin kuninkaallisten vierailu ja Putinin käynti EU-Venäjä-innovaatiofoorumissa muuttivat työpäivät ikimuistoisiksi ja erityislaatuisiksi. Olen todella iloinen, että olen saanut olla mukana.

Haastattelun lopuksi kysäisen, onko kaupunginjohtaja nyt paikalla.

− Näetkös, Kimmon ovi on kiinni. Se merkitsee sitä, ettei hän ole huoneessaan. Paikalla ollessaan Kimmo pitää oveaan auki. Johtajuus ja johtajat ovat muuttuneet niin täällä kaupunginhallinnossa kuin muillakin aloilla. Himmeliauktoriteetti on karissut katosta, Maritta Siltamies hymyilee.

Teksti ja kuva Mervi Palonen